Bases Conceptuales Para El Estudio De Las Organizaciones con Sistemas Abiertos Y Su Administración.

Unidad 6: Bases conceptuales para el estudio de las Organizaciones con Sistemas Abiertos y su Administración.

Introducción 3

Enfoque de la Teoría de sistemas. Aplicación a las organizaciones

y su administración. 4

Enfoque de sistemas y la visión de contingencia de las

organizaciones y su administración. 8

El medio ambiente, las estrategias y las estructuras organizacionales. 14

Paradigmas de la administración en la sociedad del conocimiento

y la información. 16

La administración, La organización, la economía y la sociedad. 21

Introducción

Es innegable el uso de la administración en todo grupo social, ya que a través de ella es posible el mejor aprovechamiento y coordinación de los recursos humanos, técnicos y materiales. Sin embargo, su correcto ejercicio requiere el uso y aplicación de conocimientos específicos que se tratan en la presente investigación.

Todo profesional de la administración requiere conocer los distintos enfoques que nos sirven como guía para resolver problemas particulares de las organizaciones, con la finalidad de comprender y aplicar la que consideremos más conveniente en la práctica diaria como administrador.

De igual forma seremos capaces de analizar las distintas áreas en que la administración es aplicada dentro de las organizaciones y las bases conceptuales para el estudio.

En la medida que estás técnicas y teorías sean aplicadas de forma eficiente en las organizaciones de nuestro país, será posible el alcance de resultados de calidad, así como la posibilidad de generar mejoras económicas y sociales tan necesarias en México hoy en día.

Enfoque de la Teoría de sistemas. Aplicación a las organizaciones y su administración.

Escuela de Sistemas.

El enfoque de sistemas permite abordar tanto el funcionamiento de una empresa, como de un país o de un ser vivo; y en el campo de la Administración, ha permitido analizar a las organizaciones como sistemas abiertos, cuyo funcionamiento depende de factores internos y externos.

Ludwing Von Bertalanffy

La teoría general de sistemas se fundamenta en tres premisas básicas:

Los sistemas existen dentro de sistemas. Las moléculas habitan dentro de las moléculas, éstas en tejidos, éstos en los órganos y éstos en los organismos.

Los sistemas son abiertos. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas.

Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Por ejemplo, los tejidos musculares se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones.

Katz y Kahan

Su trabajo nos lleva a entender a las organizaciones en función de cuatro elementos:

Naturaleza de los sistemas sociales: Consideraron que debido a que los seres humanos trae consigo actitudes, percepciones, hábitos o expectativas propias, las organizaciones son sistemas sociales muy complejos.

Componentes del sistema social: Comportamiento, normas y valores.

Descripción de los subsistemas: Productivos, de apoyo, mantenimiento, adaptación y administrativos.

Relación con el entorno: Toda organización es un subsistema de un sistema mayor, que al interactuar y vincularse entre sí modifica y afecta su funcionamiento operativo.

James E. Rosenzweig

Considera a la organización como un sistema organizado, compuesto por partes interdependientes (subsistemas), y perfectamente delimitado de un entorno externo (suprasistema ambiental). En este modelo hay cinco subsistemas:

De metas y valores

Así como la organización toma los valores del medio sociocultural, también determina y ejerce influencia para la adquisición de determinados valores.

Técnico

Se encarga de transformar los insumos en productos, a través de la tecnología.

Estructural

Permite identificar la organización y coordinación de actividades mediante herramientas administrativas, como los organigramas, descripción de puestos y procedimientos, dirección en que fluye la comunicación y autoridad.

Psicosocial

Implica el comportamiento, la motivación y todas las relaciones generadas en la dinámica grupal.

Administrativo

Su importancia radica en la integración de las funciones y prácticas administrativas, y la relación entre la organización y el medio ambiente. Asimismo, permite que todos los subsistemas funcionen adecuadamente.

C. West Churchman

Considera que la utilidad del enfoque de sistemas es su aplicación universal y real. Además, señala que los componentes de la organización vista como un sistema son:

Objetivos del sistema total: Fines que persigue la organización como sistema.

Entorno del sistema: Todo lo que ésta fuera de éste.

Recursos del sistema: Medios con los que cuenta para llevar a cabo el logro de sus objetivos.

Componentes del sistema: Actividades que hacen posible el alcance de sus objetivos.

Administración del sistema: Consiste en verificar que los planes han sido ejecutados de la manera correcta, con base en la planeación y control.

Stafford Beer

Analiza los sistemas desde el punto de vista de la cibernética, y los define como un conjunto de elementos relacionados entre sí que desarrollan una actividad para alcanzar un objetivo, operando insumos o entradas, para proveer salidas o productos.

Para la mejor comprensión de los sistemas, Beer los clasifica de acuerdo con dos criterios:

Complejidad: Complejos simples, descriptivos y excesivamente complejo.

Diferencia de sistema: Determinístico, Probabilístico.

Finalmente, según Beer, los sistemas en la cibernética son excesivamente complejos, probabilísticos y autorregulados.

Conclusión Escuela de Sistemas

Al analizar a las empresas desde el enfoque de sistemas, nos damos cuenta de la importancia de hacerlo a partir de una visión integral de sus elementos, y no de manera fragmentada. Esto permitirá resolver sus problemas globalmente, ya que los resultados en uno de sus componentes afectan y modifican a los otros.

Enfoque de sistemas y la visión de contingencia de las organizaciones y su administración.

El enfoque de sistemas para administrar, en lugar de abordar los diversos segmentos de una organización por separado, piensa que la organización es un sistema único, que tiene un propósito y que está compuesto por partes que se interrelacionan. Esta posición permite el gerente contemplar la organización como un todo y como parte del ambiente externo más amplio. El enfoque de sistemas dice que la actividad de un segmento de la organización afecta, en diferentes grados, la actividad de todos sus otros segmentos.

Los gerentes de mercadotecnia que quieren ofrecer a sus clientes la entrega rápida de una amplia gama de productos, preferirán un calendario de producción flexible, capaz de surtir pedidos especiales a corto plazo. Los gerentes de producción partidarios de los sistemas deciden la programación cuando han detectado las consecuencias de sus decisiones para otros departamentos y para la organización entera. La médula del enfoque de sistemas es que los gerentes no pueden funcionar plenamente dentro de los límites del organigrama tradicional, sino que deben entremezclar su departamento con toda la empresa. Para ello, no sólo tienen que comunicarse con otros empleados y departamentos, sino también, con frecuencia, con representantes de otras organizaciones.

Sobra decir que los gerentes partidarios de los sistemas entienden la importancia que los hilos de las relaciones de negocio tienen para sus actividades.

Algunos conceptos clave: Muchos de los conceptos de la teoría general de los sistemas están formando parte del lenguaje de los gerentes, quienes deben estar familiarizados con este vocabulario para estar al tanto de los avances actuales.

Subsistemas. Las partes que constituyen un sistema entero se llaman subsistemas. Además, cada sistema puede ser, a su vez, un subsistema de un todo mayor. Por ejemplo, un departamento es un subsistema de una planta, que puede ser un subsistema de una empresa, que puede ser un subsistema de un conglomerado o una industria, que es un subsistema de la economía nacional, que es un subsistema del sistema mundial.

Sinergia. Sinergia significa que el todo es mayor que la suma de sus partes. En términos organizacionales, sinergia significa que conforme los departamentos independientes de una organización cooperan e interactúan, resultarán más productivos que si cada uno de ellos actuara en forma aislada. Por ejemplo, en una pequeña empresa, habrá más eficiencia si cada departamento se relaciona con un departamento de finanzas, que si cada departamento tiene su propio departamento de finanzas independiente. Los departamentos que interactúan de forma cooperativa son más productivos que si trabajaran independientes.

Sistemas abiertos y cerrados. Se dice que un sistema es un sistema abierto si interactúa con su ambiente; se dice que es un sistema cerrado si no lo hace. Todas las organizaciones interactúan 34

Principios de Administración Evolución de la teoría administrativa con su ambiente, pero lo hacen en diferente medida. Por ejemplo, una fábrica de automóviles es un Sistema mucho más abierto que un monasterio o una cárcel.

Límite del sistema. Cada sistema tiene un límite que lo separa de su ambiente En un sistema cerrado, el límite del sistema es rígido; en un sistema abierto, el límite es más flexible, En años recientes, los límites de los sistemas de muchas organizaciones han ido adquiriendo flexibilidad.

Por ejemplo, los gerentes de compañías petroleras que quieren realizar perforaciones marítimas deben tomar en cuenta el interés del público por el ambiente.

Flujo. Un sistema tiene flujos de información, materiales y energía (incluso energía humana).

Estos flujos del ambiente entran en el sistema en forma de insumos (por ejemplo, materias primas), pasan por procesos de transformación en el sistema (operaciones que los modifican) y salen del sistema en forma productos (bienes y servicios).

Retroalimentación. La retroalimentación es la clave para el control del sistema. Conforme avanzan las operaciones del sistema, se le va entregando información a las personas indicadas, quizás a una computadora, con objeto de evaluar el trabajo y, en su caso, corregirlo.

Figura 2.2. Los flujos y la retroalimentación en un sistema abierto.

La teoría de los sistemas destaca la esencia dinámica y las interrelaciones de las organizaciones y el quehacer administrativo. Por tanto, ofrece un marco que nos permite planificar actos y adelantarnos a las consecuencias inmediatas y mediatas, al tiempo que nos permite entender las consecuencias inesperadas cuando se presentan. Con la perspectiva de los sistemas, los gerentes generales pueden conservar, con más facilidad, el equilibrio entre las necesidades de las distintas partes de la empresa y las necesidades y las metas la compañía entera.

Enfoque de contingencias

El enfoque de contingencias (en ocasiones llamado enfoque situacional) fue concebido por gerentes, asesores e investigadores que trataron de aplicar los conceptos de las escuelas más importantes a las situaciones reales que vivían, Cuando métodos que eran muy eficaces para una situación no funcionaban en otras, buscaban una explicación. Por ejemplo, ¿por qué funcionaba magníficamente un programa de desarrollo organizacional en una situación y fracasaba rotundamente en otra? Los partidarios del enfoque de contingencias tenían una respuesta lógica para este tipo de preguntas: los resultados difieren porque las situaciones difieren, la técnica que funciona en un caso no funcionará necesariamente en todos los casos.

Conforme al enfoque de contingencias, la tarea del gerente consiste en identificar la técnica que servirá mejor para alcanzar las metas de la gerencia, en una situación concreta, en circunstancias concretas y en un momento concreto. Por ejemplo, cuando se requiere alentar a los trabajadores para incrementar la productividad, el teórico clásico podría recomendar un nuevo plan para simplificar el trabajo. El científico de la conducta, en cambio, podría tratar de crear un ambiente psicológicamente motívate y recomendar una técnica como el enriquecimiento del trabajo; es decir, la combinación de tareas con diferente alcance y responsabilidad, y que conceden al trabajador mayor autonomía para tomar decisiones. Empero, el administrador partidario del enfoque de contingencias preguntaría: "¿Qué método funcionará mejor en este caso?" Si los trabajadores no cuentan con la capacidad necesaria, y los recursos y la posibilidad de capacitarlos son limitados, la simplificación del trabajo sería la mejor solución. No obstante, con trabajadores capacitados y orgullosos de sus capacidades, un programa de enriquecimiento del trabajo podría ser más eficaz. El enfoque de contingencias significa un giro importante de la teoría moderna de la administración, porque representa cada serie de relaciones de la organización sujeta a sus circunstancias singulares.

Un plan de contingencia para el estudio de la administración es intuitivamente lógico. Debido a que las organizaciones son diversas, en tamaño, objetivos, actividades por desempeñar, y cosas por el estilo, sería sorprendente darnos cuenta de que habría principios de aplicación universal que funcionarían en toda situación. A continuación se describen cuatro variables de contingencia comunes. Por lo menos existen 100 variables que han sido identificadas aunque representa las que se usan más y nos da una idea de lo que queremos decir con el término variable de contingencia.

Variables comunes de contingencia:

• Tamaño de la organización. El número de personas en una organización influye de manera importante en lo que hacen los administradores. A medida que aumenta el tamaño, aumentan los problemas de coordinación. Por ejemplo el tipo de estructura para una organización de 50,000 empleados sería inapropiada para una organización de 50 empleados.

• Tecnología de actividades de rutina. Para que una organización logre su propósito, se vale de la tecnología, es decir, se compromete en el proceso de transformar los insumos en utilidades. Las tecnologías de rutinas requieren de estructuras organizacionales, estilos de liderazgo y sistemas de control que diferirán de aquellos requeridos por tecnologías por encargo o tecnologías no rutinarias.

• Incertidumbre ambiental. El grado de incertidumbre causado por cambios políticos, tecnológicos, socioculturales y económicos influye en el proceso administrativo. Lo que mejor funciona en un ambiente estable y previsible puede resultar inapropiados en un ambiente que cambia rápidamente y que es impredecible.

• Diferencias individuales. Las personas difieren en términos de su deseo de crecimiento, autonomía, tolerancia a lo ambiguo y expectativas. Estas y otras diferencias individuales son particularmente importantes cuando los administradores seleccionan técnicas de motivación, estilos de liderazgo y diseño de los puestos de trabajo.

El medio ambiente, las estrategias y las estructuras organizacionales.

En el que se desarrolla y opera una organización es un elemento central para la comprensión, el diseño y la gestión de su funcionamiento.

Las organizaciones son sistemas de carácter social en constante transacción con el ambiente en el que se desenvuelven. Así, podemos ese ambiente como el conjunto de elementos externos de la organización con la que se mantiene relación y que en medida son relevantes; se caracteriza por su grado de complejidad, nivel de estabilidad, dinamismo y predictibilidad, grado de certidumbre y grado de hostilidad hacia la organización.

Las estrategias.

Es otro componente relevante de la organización y hace referencia a los objetivos y metas a largo plazo, la adopción de cursos y reparto de recursos necesarios para llevar a cabo esas metas. Se trata de la orientación competitiva de la organización y de las decisiones de para conseguir esas ventajas competitivas. La estrategia puede verse como una fuerza de intervención entre la organización y el entorno.

La decisión estratégica implica una serie de decisiones que pretenden identificar y sacar provecho de las oportunidades de la organización provenientes de la relación con su entorno, de una perspectiva temporal de futuro a mediano plazo (¿Dónde piensa la organización que vale apostar?) ¿Hacia dónde hay que dirigir los recursos para sacar mayor ventaja competitiva de las oportunidades y minimizar o neutralizar las amenazas críticas para la organización?

Se han desarrollado diversas formas de estrategias organizacionales en la cual se ejemplifican cuatro.

• Defensora: se basa en la identificación de un nicho de mercado en el que la organización pueda defender su posición de forma competitiva mediante la eficiencia.

• Prospectora: se basa en la exploración de nuevos productos y oportunidades de mercado y en lograr las innovaciones necesarias para ser pioneros en ellos.

• Analizadora: combina ventajas de la defensora y Prospectora minimizando los riesgos y maximizando las oportunidades para el rendimiento.

• Reactora: se caracteriza por la ausencia de las tres anteriores.

La estructura.

Es considerada como el soporte de las normas de trabajo y los mecanismos administrativos que permiten a las organizaciones conducir, controlar y coordinar sus actividades de trabajo.

La estructura se ha caracterizado como el esquema formal de relaciones, comunicaciones, procesos de decisión, procedimientos y sistemas dentro de un conjunto de personas, unidades, factores materiales y vistas a la consecución de objetivos mediante la diferenciación y división del trabajo y la coordinación.

Paradigmas de la administración en la sociedad del conocimiento

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