ELABORACION Y COMPRENSION DE DOCUMENTOS

4.3.2 ELABORACION Y COMPRENSION DE DOCUMENTOS

Para la elaboración de documentos escritos es necesario tener en cuenta algunos parámetros básicos.

Tal vez a primera vista te parezca que es innecesario aprender a redactar, expresar por escrito tus pensamientos , ya que en general por desgracia, la mayor parte de los trabajos que se solicitan a los alumnos consisten en transcribir o copiar partes del libro de texto o enciclopedias, sin embargo, aprender a redactar es muy importante no solo para el beneficio de nuestra vida académica, profesional o escolar, sino también para nuestra vida diaria.

Redactar es “poner por escrito cosas sucedidas, acordadas o pensadas con anterioridad”. Es decir, mediante la redacción podemos manifestar nuestras ideas o puntos de vista por escrito acerca de cualquier aspecto de la vida. Ya sea escolar, profesional, persona, sentimental, etc.

Aquí vamos a dar una serie de consejos o criterios a tener en cuenta a la hora de elaborar un texto para un documento y hacerlo más fácil de leer.

Tenemos que tener siempre en cuenta el grupo de palabras y el lenguaje que entenderán con mayor probabilidad y encontrarán más interesante las personas que integran el grupo objetivo de dicho documento. Aunque esto puede depender de cada persona, para elaborar un documento que sea accesible al mayor número posible de personas existen algunas normas de tipo general que se deberían observar:

Use un lenguaje sencillo y directo

Emplee las palabras más sencillas expresadas de la forma más simple. Evite las estructuras complejas y los conceptos abstractos y refleje con claridad las ideas que desea transmitir.

Evite los conceptos abstractos

Si ha de mencionar conceptos abstractos, sírvase de ejemplos concretos o de comparaciones que faciliten la comprensión del tema.

Emplee vocablos cortos relativos al lenguaje cotidiano hablado

Evite las palabras largas difíciles de leer o pronunciar. Emplee únicamente palabras de uso habitual para las personas que integran el grupo objetivo. No obstante, emplee un lenguaje de adultos cuando escribe para personas adultas.

Personifique el texto tanto como sea posible

Diríjase a sus lectores de manera directa y personal. La expresión de "Usted tiene derecho a…" es siempre mejor que "Los usuarios del servicio tienen derecho a…"

Haga uso de ejemplos prácticos

Los ejemplos prácticos pueden ser útiles para que las personas entiendan los conceptos abstractos y para relacionar la información con las situaciones de su propia vida.

Diríjase a los lectores de manera respetuosa

Emplee un lenguaje de adultos al escribir para personas adultas. Considere el uso del pronombre "Tú" o "Usted". Si duda respecto al empleo de uno u otro, pregunte a las personas con retraso mental como les gustaría que se dirigieran a ellas.

Utilice oraciones cortas en su mayoría

Incluya una sola idea principal en cada oración

No intente expresar más de una idea o tema en cada oración.

Utilice un lenguaje positivo

Evite el lenguaje negativo y las negaciones, ya que se pueden prestar a confusión.

Emplee preferentemente la voz activa frente a la pasiva

Haga que su documento sea tan activo e interesante como sea posible. En general, el uso de la voz activa hace que el documento sea más vivo y menos complicado.

No dé por asumidos conocimiento previos sobre el tema en cuestión

Sea sistemático al utilizar las palabras

Utilice la misma palabra para nombrar una misma cosa, incluso aunque la repetición de palabras afecten al estilo de redacción.

Elija signos de puntuación sencillos

Evite el punto y coma, los guiones y las comas.

No emplee el subjuntivo

El "futuro incierto" (…podría…, … debería …) es impreciso y se presta a confusiones. Evítelo siempre que pueda.

Tenga cuidado con el lenguaje figurativo o metafórico si son vocablos de uso poco común

Las personas con retraso mental pueden desconocer este tipo de lenguaje, pero si fueran de uso generalizado en el lenguaje cotidiano pueden dar colorido al documento.

Cuidado con el uso de números

Las cifras largas o complicadas suelen ser incomprensibles. Use el vocablo muchos para referirse a una cifra muy alta como 3545, y algunos cuando se refiera a un porcentaje como el 14%. Si ha de remontarse a una fecha, por ejemplo 1867, refiérase a ella como hace mucho tiempo. Si se trata de cifras pequeñas, utilice siempre el número y no la palabra, p.ej.: 3 en lugar de tres.

No emplee palabras de otro idioma

Esto es también aplicable incluso cuando sean palabras de uso común pero de origen foráneo. Si no fuera posible evitarlas por ser de uso generalizado en el lenguaje cotidiano, explíquelas.

Evite el uso de referencias

Mencione una dirección de contacto para obtener mayor información, cuando sea posible

Todas las direcciones deberán escribirse utilizando el mismo formato que para un sobre. No escriba una dirección en una sola línea separándola con comas.

Evite el uso de jergas, abreviaturas e iniciales

Evite siempre el uso de jergas profesionales, ya que no tienen sentido y son irrelevantes para la mayoría de las personas que no pertenecen a un determinado gremio. Intente evitar las abreviaturas, salvo que sean conocidas por su grupo objetivo. Explique siempre su significado.

Use los paréntesis cuando sea importante explicar el significado de una palabra que será utilizada por otros. Repita los paréntesis para hacer una observación (p.ej.: "…constitución,

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