Libros Contables

LIBROS OBLIGATORIOS

El Código de Comercio de Venezuela establece en su articulo 32 lo siguiente: "Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual emprenderá obligatoriamente el libro diario, libro mayor y el libro de inventario. Además podrá llevar todos los libros auxiliares que considere necesarios para obtener un mejor control de sus operaciones

Libro de Inventario: Es un libro principal, legalizado a foliación simple donde se registran todas las partidas (Cuentas) del Activo y Pasivo, y al final se realiza el Balance de Inventario.

Requisitos Legales: “Es un libro obligatorio que debe ser registrado y sellado en el tribunal o registro mercantil correspondiente, antes de ponerse en uso según. El articulo 33 del Código de Comercio de Venezuela”. “El artículo 52 del Código de Comercio estipula que al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio”.

Características del Libro de Inventario:

• Generalmente es un libro de tres columnas empastado y foliado.

• En su primera pagina deberá ir la nota del tribunal, en la cual queda claramente indicado el uso que se le dará al libro el nombre de la empresa y el de su dueño, el nombre de la ciudad donde fue registrado, el numero de folios o paginas que integran el libro y deberá quedar sellado y firmado por las personas competentes. En los demás folios o páginas deberá quedar estampado el sello del tribunal.

• El encabezamiento que consiste en señalar el número del inventario. De acuerdo con el articulo 35, el inventario de una empresa estará formado de la siguiente forma: a.- Una relación exacta del dinero en caja y del que se encuentra en bancos, realizando una relación del dinero que se tiene en los diferentes institutos bancarios. b.- Una relación de los efectos y cuentas por cobrar.

c.- Una relación de los bienes muebles e inmuebles. d.- Una relación de la mercancía en existencia. e.- Una relación de los otros activos que posea. f.- Una relación exacta de sus deudas y obligaciones. Estos inventarios deberán ser firmados por el contador y el dueño o persona autorizada de la empresa.

Libro Diario: Es aquel en el cual el comerciante asienta cronológicamente todas las operaciones, activas o pasivas, al contado o a crédito que diariamente realiza, vinculadas o no con su comercio.

Importancia y Finalidad del Libro Diario: Es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante, en el quedarán registradas todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronológico; se registrará indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse, así como los importes de los débitos y créditos.

Requisitos Legales: según lo señala el Código de Comercio en el Art. 32, además de ser sellado y presentado en el Registro Mercantil antes de ser utilizado (Art. 33 C.C.); deberá ser un libro empastado, foliado y deberá quedar completamente sellado en todas sus páginas.

El código de Comercio, en su artículo 34, establece: "En el libro diario se asentarán día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quien es el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permiten comprobar tales operaciones, día por día. No obstante, los comerciantes por menor, es decir los que habitualmente sólo venden al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo, con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que se hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas”.

Formas y Mecanismo de uso del Libro Diario

Es indispensable ocupar un número de columnas para asentar la información, entre las que podemos mencionar:

a) Número de asiento: Se anota el número que le corresponde a la operación en el momento de registrarla.

b) Folios de mayor: Se anota el número que le corresponde a cada una de las cuentas del asiento, según su folio en el mayor.

c) Espacio para redacción: Esta columna debe contener una información fehaciente como por ejemplo:

* Fecha: Es el día en que se efectúo la operación, en el primer asiento de cada hoja se debe anotar el mes, día y año; en los demás basta con el mes y día.

* Nombre de las cuentas de cargo: Se anota debajo de la fecha, junto a la columna para folios del mayor.

* Nombre de las cuentas de abono: Se anota debajo de las cuentas de cargo dejando una sangría de más o menos 3 centímetros después de la columna para folios.

* La redacción de los asientos: Esta debe ser clara, teniendo cuidado en anotar todos aquellos datos que puedan ser necesarios para cualquier aclaración.

d) Indicación de la operación: Se indica la clase de operación efectuada.

e) Forma de pago: Se indica si la operación se efectuó en efectivo, a crédito

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