Informe mensual (10 primeros días de cada mes)

Informe mensual (10 primeros días de cada mes)

• Entregados por ingenieros residentes (Yesid y Orlando).

• Guardar en carpetas de contratos en Escritorio: CXXX/9./9.2/Informe No. xxx, mes xxx.

• Corregir informes.

• Revisión del Ing. Raúl.

• Se hace carta para entregarlo a Lila en Radicación. El formato está en CXXX/2./Enviada.

• Se archiva el radicado en carpeta AZ: Correspondencia administrativa con Contecar.

• Antes de cada capítulo (contratos y resumen de interventoría) se pone un separador amarillo y se enumeran con números en C981/Documentos varios/Números separadores.

• Los anexos van después de cada capítulo con una hoja verde describiendo el anexo correspondiente (cuadros, figuras y anexos en general). Estas descripciones se encuentran en C981/9./9.2/Informes mes/Separadores.

• Se imprime portada con nueva fecha y se mete en el folder. Ejemplos de la portada se encuentran en CXXX/9/9.2/Informe No.xxx, Mes xxx.

• Se usan folders de 1.5” o 1” según número de hojas.

• Se entrega y radica carta dirigida a Contecar. Esta carta lleva un consecutivo que se solicita a Bogotá.

• Se archiva radicado en carpeta AZ: Correspondencia administrativa con Contecar.

Caja menor

• Se busca archivo en carpeta del Escritorio: C981/4./4.2/Rembolsos/Caja No.xxx.

• Realizar columna de IVA a las facturas que corresponda.

• Se pegan las facturas en hojas reciclables, se les pone sello y Vo. Bo. del Ing. Raúl.

• Se escanea y se manda por correo electrónico a la Sra. Nubia con copia Ruby.

• Se manda el físico a Bogotá con el cuadro general en la primera hoja.

• Una vez se consigne el valor, se hace cheque para retirar nueva caja menor y se firma por el Ing. Raúl.

Materiales Zona Franca

• El acta por contrato se lleva en carpeta del Escritorio C981/Control Zona Franca.

• Se lleva reporte en un archivo de la carpeta: CXXX/7./7.3/Materiales Ingresados.

• Se escribe en el archivo de Excel, ordenándolo según el material.

• Se archiva en AZ Ingreso de Materiales CXXX.

Briquetas y Muestras para laboratorio –Resultados-

• Cxxx/7./7.6/Remisión de muestras/Briquetas

• Se elabora remisión para enviar a laboratorio en Cxxx/7./7.6/Remisión de muestras/Briquetas/Orden de servicios (se imprimen 2)

• para la salida se anexa memorando CXXX/7./7.6/Remisión de muestras/Memorando salida de materiales/Memorando xxx y Constancia de Ingreso/egreso de elementos. Lo firma Ing. Orlando o Raúl C981/Ingreso-Egreso elementos. Este también se utiliza para sacar o ingresar cualquier cosa

• Se hace con la fecha del doc, se toma el cuadro de Excel y se cambia fecha, lo firma el Ing Residente

• Para las muestras de Palmarito se piden menos datos, son menos ensayos

• Se imprimen 2 orden de servicios 1 lab y 1 recibido

• Se archiva recibido en AZ Remisión de muestras para laboratorio (X Contrato)

• Los que paga Contecar (que son la mayoría) se archivan en AZ Remisión de muestras Ensayos de laboratorios

• Cuando llegan los resultados se escanean y se guardan en Cxxx/7./7.6/Resultados de ensayos/xxxx/mes 2012

Ordenes de servicio

• Se busca carpeta de Órdenes de Servicio de cada contratista: C981/3./Orden de servicio xxxx.

• SYSO: Se realiza Orden de Servicios firmada por el Ing. Raúl, se escanea y se envía por correo electrónico a la empresa. En el campo de Observaciones de la Orden se debe poner el nombre y C.C. del paciente. Se envía con 1 o 2 días de anticipación.

• Topografía: Al recibir las facturas, se escanean y se envian por correo electrónico a la Sra. Nubia con el Vo.Bo. del Ing. Raúl, centro de costo y sello de radicación. También se envían en físico a Bogotá con la fecha en que se enviaron por correo electrónico.

• AyA: Se debe firmar la Orden de Servicio por el Ing. Raúl, luego se escanea y se envía por correo electrónico a la empresa. Esta Orden se guarda en la carpeta C981/3./Orden de Servicio AyA. Esto se paga directamente en Bogotá.

• C.H. Pereira: Se mandan en físico dos Órdenes firmadas. Sin embargo se puede enviar por correo electrónico.

Cuentas

• Después el 1 de cada mes, hay que enviar los Reportes de Tiempo a Juan Carrasco

• De Bta. envían un paquete con las cuentas

• Aquí cada quien firma su reporte de tiempo y el Ing. Raúl firma todas luego se escanean

• Se lleva a los Ing. de Contecar según corresponda y ellos aprueban firmándolo

• Se escanea el acta y se envía a los Ing. de Contecar y ellos generan la orden de servicio y la mandan x email y guarda en CXXX/2./2.1/Acta No. xxx

• Se fotocopia y se radica el acta, la original de la factura y la orden de servicio

• Se archivan las copias de factura, orden de servicio, acta y reportes de tiempo

• Se escanea radicado y guarda en CXXX/2./2.1/Acta No. xxx

• Se envía a Bta. En físico orden de servicio, facturas, acta y reportes de tiempo (todo ya firmado)

Reportes de tiempo

• C981/4./Reportes de tiempo

• Se imprime en borrador para que el Ing. Raúl los revise.

Luego de que esté bien, se envía por correo electrónico a la Sra. Nubia.

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