Pasantías

Experiencias de pasantías

1. Descripción del área departamento de trabajo.

Torre A, Piso 6, Departamento de Contraloría y Finanzas.

2. Actividades desarrolladas.

 Control en la emisión y distribución de las facturas emitidas a los clientes, revisión con cumplimiento de la providencia 0257.

Este proceso era ejecutado con facturas emitidas por los proveedores de las asegurados Mercantil Seguros C.A y Aseguradoras de Primas, la cual eran impresa para su clasificación primordialmente. Dichas facturas cuentan con Numero de control, fecha, descripción del Receptor y Emisor, Rif de la empresa y numero de Proveedor.

Primeramente se clasificaban por Sucursales entre las cuales se encuentran Maracay. Valencia, Barquisimeto Oficina Principal (Caracas) etc., para luego ser enviados en sobres a sus respectivos lugares con un registro de que se enviaba a casa sucursal para así llevar un control de que se hacia, luego iríamos con las oficinas principal que nos pertenece como institución de ubicación, estas facturas eran clasificadas por numero de proveedor y ensobradas con ese mismo numero de proveedor la cual en ese sobre debía de haber todas las facturas que se produjeron en el mes que se este trabajando, habían numero en particular de proveedores que se enviaban aparte como lo seria 35.000 por ser grandes cantidades, estas no se ensobraban si no eran puestas en cajas armables y enviadas así, el proveedor 130 pertenecen a los cobros electrónicos más que todos, estos si son ensobrados pero enviados apartes. Estos sobres ya clasificados serian enviados al departamento de R2 ubicado en SS (Semi Sótano) y ellos serian encargados de guardarlas en debido lugar.

Después de haber terminado con el proceso de clasificación de las facturas Originales comenzaría a ordenar las copias de todas estas facturas, estas copias eran organizadas por día e introducidas en las cajas armables la cual llevarían un control de que habría en cada caja por ejemplo; en la caja 1 están las facturas del día 01/04/2011 de la 13258890 hasta la 13259413, estos numero mencionados es el numero de control de cada factura, es decir, que en esa caja estarán todas esas facturas. Y así seria con los demás días, las cajas llevan un escrito el cual identifica que son, estos escritos son Departamento; que seria el departamento de Impuesto la cual dichas facturas pertenecen, Numero de Caja; que seria el numero correspondiente a cada caja, es de notar que este control comienza del numero 1 y comienza a contarse desde enero de cada año hasta finales de diciembre para ser restaurado a 1 en año próximo, así esta cuenta seria secuencial anualmente, Año; se colocaría el año correspondiente a la fecha actual, Año de Destrucción; debe colocarse 10 años posterior a la fecha emitida, Encargado; en este caso seria El Gerente del departamento de Impuesto que es el Licenciado Carlos Colmenares. Con esta ultima terminaríamos con el proceso de análisis revisión y clasificación de las facturas amidas por los productores de cada mes para ser enviadas al lugar llamado archivo muerto.

 Verificación de las facturas emitidas por los productores. Cumplir con la providencia 0257 y actualización en el sistema de todas las facturas antes citadas

Este tipo de facturas son clasificadas en tres Libre, Manual y “””””” , todas estas tipos deben cumplir con la providencia 0257, y ser verificadas en el sistema de Mercantil Seguros que dichas características coincidan.

Las facturas tienen que poseer Número de Control, Numero Debito o Crédito, Descripción de Receptor y Emisor, Fecha de Emisión, descripción y montos, montos totales correctos, en la parte inferior debe estar expresado no sujeto al Valor Agregado, ya que estas facturas no pertenecen a la rama del IVA. Después de verificar que todas estas correctas se proceden a la verificación de montos, numero de control, numero de factura o crédito, y fecha de emisión en el sistema llamado RECTOR.

Rector es el programa que utiliza la Empresa Mercantil Seguro C.A para vaciar toda su información contable y financiera de lo hecho en cada departamento. En este caso iríamos a Ejecutar Rector, luego ingresaríamos el usuario y contraseña para que quede registrado quien estaría haciendo esos procesos en dicho momento, finalmente trabajaríamos con Consulta de Facturas y Movimientos de Facturas que estarían en la parte superior izquierda de la pantalla.

Luego de haber ingresado a este programa en un cuadro no seria solicitado cierta información que requiere el sistema para poder llegar específicamente a la factura que se desea, como lo son las fechas y numero de productor, con esta información buscaríamos exactamente la factura que se desea analizar verificar y procesar. Ya con la factura localizada verificaríamos que el número de control, número de facturas o nota de crédito y fechas coincidan, si esto fuese así sería procesadas con un una opción que estaría ubicado al lado de esta factura.

En muchos casos las facturas no vendrían correctas, y podrían ser corregidas si son errores de fecha, numero de control y numero de facturas o nota de créditos, por este mismo programa llamado rector en el icono que dice Movimientos de Facturas. Cuando el error estaría en falta de datos fiscales del receptor, que en este caso debería ser MERCANTIL SEGURO C.A, montos errados, el no estar expresado el no sujeto al IVA o falta de fecha de emisión, estos serian rechazados en el portal del rector igual en una opción al lado de la factura y seria impreso una carta la cual explicaría el motivo por la que ha sido rechazada la Factura.

Por ultimo se clasificarían las procesadas y las rechazadas en sus respetivos lugares, las facturas que han sido analizadas verificadas y que poseen todos los requisitos y cumplen con las normas de la providencia 0257 y estén ya procesadas por el portal, se les colocaría un seño que contendría la fecha en la cual fue procesada la expresiva PROCESADA y el Mercantil Seguros.

 Organizar archivos, selección de los documentos propiamente de archivos para su conservación y documentos de apoyo informativo para su eliminación.

Diariamente llagarían reporte del todos los ingresos y egresos de las empresas trabajadas como las son Mercantil Seguros y Mercantil Aseguradora de Prima, estos reportes estarían por día en carpetas llamadas caja.

Este proceso constaría de una clasificación, esta clasificación seria por Ingreso y Egresos, luego serian clasificados por sucursales y colocados en el

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