El Sistema De Seguimiento Y Control En Las Diferentes áreas Que Caracterizan La Organización Administrativa

San Carlos, Abril del 2013

DOSSIER

San Carlos, Abril del 2013

El objetivo principal de este análisis va dirigido a: El Sistema de Seguimiento y control en las diferentes áreas que caracterizan La Organización Administrativa, lo estaríamos definiendo desde un punto asertivo como el conjunto ordenado de normas, criterios y metodologías, que a partir del marco jurídico administrativo de cualquier empresa, del Plan Estratégico Institucional. Y del Programa de Operaciones Anual, regulan el proceso de estructuración organizacional de las instituciones contribuyendo al logro de los objetivos empresariales.

En otras palabras, hay que hacer énfasis en, La importancia del sistema administrativo y del control interno dentro de cualquier empresa radica en que servirá de soporte para el cumplimiento de los objetivos porque las actividades serán planeadas, ejecutadas, dirigidas y controladas de forma en que con esto se propenda a un mejoramiento del sistema administrativo total de la organización y así lo queremos mostrar en esta indagación.

Al mismo tiempo, El contar con un sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años; es decir que las instituciones se han sensibilizado ante la conciencia de contar con una organización mejor; debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado.

Es importante señalar que, nuestros aportes estarán sustentados y asentados bajo la estructura contextual de un dossier simplificado en cada uno de los artículos donde daremos diferente seguimiento y documentación de modelos internos de control administrativos. No trata de ser un manual sino recoger la información relevante que permita una revisión y una búsqueda razonable por un tercero, por lo que puede tener vínculos a otros ficheros, documentos, manuales, entre otro.

Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.

Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia.

De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una empresa son importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de la organización.

Al mismo tiempo “CHIAVENATO” describe: El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

Dentro de este orden de ideas el autor deduce que: La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la función o del área en que se aplique; puede ser entendida: Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeación, organización y dirección, y lo que la precede.

Según al autor “SANTILLANA JUAN”; Establecimiento y un seguimiento en sistemas de control interno; establece que el control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada son adoptados por una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera y la complementaria administrativa y operacional.

Resulta claro que; Promover eficiencia operativa y estimular la adhesión a las políticas prescritas por la administración, sin obviar los espacios El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales.

En relación con; El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a través de dos modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales. Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades normales y recurrentes que, ejecutándose en tiempo real y arraigadas a la gestión, generan respuestas dinámicas a las circunstancias sobrevinientes.

En cuanto a; las evaluaciones puntuales, corresponden las siguientes consideraciones: a) Su alcance y frecuencia están determinados por la naturaleza e importancia de los cambios y riesgos que éstos conllevan, la competencia y experiencia de quienes aplican los controles, y los resultados de la supervisión continuada. b) Son ejecutados por los propios responsables de las áreas de gestión (autoevaluación), la auditoría interna (incluida en el planeamiento o solicitada especialmente por la dirección), y los auditores externos.

Ahora bien; adaptando un sistema de seguimientos Constituyen en sí todo un proceso dentro del cual, aunque los enfoques y técnicas varíen, priman una disciplina apropiada y principios insoslayables. La tarea del evaluador es averiguar el funcionamiento real del sistema: que los controles existan y estén formalizados, que se apliquen cotidianamente como una rutina incorporada a los hábitos, y que resulten aptos para los fines perseguidos.

Esto Responden a; una determinada metodología, con técnicas y herramientas para medir la eficacia directamente o a través de la comparación con otros sistemas de control probadamente buenos. e) El nivel de documentación de los controles varía según la dimensión y complejidad de la entidad.

En cuanto a que; Existen controles informales que, aunque no estén documentados, se aplican correctamente y son eficaces, si bien un nivel adecuado de documentación suele aumentar la eficiencia de la evaluación, y resulta más útil al favorecer la comprensión del sistema por parte de los empleados. La naturaleza y el nivel de la documentación requieren mayor rigor cuando se necesite demostrar la fortaleza del sistema ante terceros.

Seguimiento para que; se adopten las correcciones pertinentes.

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