Descripción de un mecanismo para la verificación de los huéspedes en la auditoría interna del hotel Lagunamar

INTRODUCCIÓN

La disciplina contable ha sufrido grandes cambios por la evolución de las técnicas y procedimientos usados para el registro y control de las operaciones comerciales.

A medida que el proceso productivo aumentó en complejidad los bienes de capital tomaron cada vez mayor importancia y el proceso contable se fue enriqueciendo con mayores procedimientos y reglas para el manejo de las transacciones, es por lo antes citado, que una de las áreas donde debe tener mayor celo la contabilidad es en el tratamiento de la auditoria.

La base de toda empresa es la auditoria. Este manejo contable permitirá a la organización mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la compañía.

Con la creación de las organizaciones hoteleras, los gerentes encargados de las mismas crean sus propios objetivos aplicados a las áreas operativas y administrativas de los establecimientos y necesarios para alcanzar el éxito de los mismos. Para cumplir los objetivos pautados, todas las empresas hoteleras necesitan poseer su propio sistema de control, ya que de esta manera pueden reducir cualquier riesgo que se presente en algún momento.

En este sentido Cepeda (2000) considera que “el propósito final del control es, en esencia, preservar la existencia de cualquier organización y apoyar su desarrollo; su objetivo es contribuir con los resultados esperados.”

Las consecuencias de no tener control en la auditoria, que la ausencia del mismo podría afectar el registro de los ingresos, alterando así la veracidad del resultado de la empresa. Siguiendo este orden de ideas, cabe mencionar, que el Hotel Lagunamar posee el área de auditoria de ingresos, que se encarga de establecer controles, analizar y supervisar todos los ingresos percibidos en cada uno de los puntos de venta que posee el mismo.

Entre los ingresos más considerables que la organización percibe, se encuentra el del área de alojamiento, motivo por el cual existe un sistema de identificación de huéspedes (bandas), que se encarga de llevar un control de los mismos alojados en el hotel y todo lo referente a su hospedaje:

• El régimen de alojamiento

• La cantidad de noches reservadas

• Si el huésped es mayor o menor de edad.

Razón por la cual amerita un estudio exhaustivo que establezca un control asertivo con el fin de contar con una información lo más transparente posible.

Como en la empresa se maneja el todo incluido, se necesita llevar un buen control con la auditoria de identificación de huéspedes y el proceso que se le realiza, desde el momento que se entregan las bandas al departamento de recepción, luego la misma es entregada al huésped y este a su vez se le retira del mencionado huésped al final de la estadía, luego pasa a ser procesada en el sistema como retirada y finalmente llega al área de auditoria de ingresos. Durante el cambio de departamento entre recepción y auditoria tiende a ocurrir diferentes discrepancias, como por ejemplo que la banda no se encuentre en físico pero en el sistema se refleja como retirada o se encuentra en físico pero pertenece a otra salida que ya fue procesada.

Dado que al no procesar bien una banda, esto con lleva a generar posibles pérdidas al hotel, principalmente al departamento de Alimentos y Bebidas, razón por el cual la posibilidad de consumir en los diferentes restaurantes que se encuentran en el hotel, es necesario presentar la banda sin necesidad de verificar si el código que posee la misma se encuentra disponible en el sistema, debido a que dicho código no se verifica, esto con lleva a que puede ser utilizado repetidas veces en las áreas del hotel, dando como consecuencia la posible pérdida ya mencionada.

Por tal motivo surge la siguiente interrogante ¿se está realizando un debido control de las bandas por parte de los diferentes departamentos que posee la empresa?

Todas las empresas grandes, medianas y pequeñas deben contar con un área administrativa que le va a permitir al empresario, planear, dirigir y controlar de manera eficaz las actividades comerciales diarias así como realizar inversiones necesarias para obtener el logro de sus metas. Todas las actividades antes referidas son realizas con la finalidad de proporcionar una información veraz y para ello deben ser ejecutadas y examinadas, por personas que habitualmente se desempeñan en la administrativa de las organizaciones, estas son generalmente capacitadas en el área, como son los administradores, contadores, auxiliares administrativos y contables.

El Hotel Resort Spa Lagunamar, tiene un personal calificado y capacitado para realizar las labores administrativas y contables, razón por la cual se decidió la elaboración de las pasantías en este sitio, en el cual se desarrollaron una serie de actividades.

Finalmente se presentan las conclusiones y las recomendaciones, que no son más que los aportes del pasante, conformados por las alternativas que se sugieren a la entidad para que desarrollen las actividades de manera más eficaz, obteniendo con ello el mejor rendimiento del personal que las realiza. Por último, se incluyen el glosario, las referencias bibliográficas y los anexos que complementan este trabajo.

La pasantía realizadas en el Hotel Lagunamar, fue el mejor escenario para poner en aplicación las enseñanzas obtenidas de manera teórica en la casa de estudios, que sumados a la habilidades laborales, puede lograr la unificación entre el estudio y el trabajo, trayendo consigo el desenvolvimiento en otras áreas y el adiestramiento laboral necesario para alcanzar el cumplimiento de la meta principal desde inicios de la carrera.

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