Documentos Tecnicos

LA REDACCIÓN DE DOCUMENTOS TÉCNICOS

Los hombres nos comunicamos de diversas formas, pero cualquiera que sea el medio, existirá un efecto sicológico ocasionado por el emisor sobre el receptor y viceversa. En la comunicación verbal, la presentación física del interlocutor, es decir su vestido bien cuidado, su rostro, sus gestos, las palabras que emplea, conforman “la primera impresión”, la cual es básica en el desarrollo del proceso comunicativo y en el logro de resultados positivos.

En la comunicación escrita sucede algo similar; de la presentación que se dé al texto, dependerá la efectividad del mensaje transmitido; de ahí la importancia de que éste cuente con algunas características, las cuales se clasifican en primarias y secundarias, para facilitar su estudio.

CARACTERÍSTICAS PRIMARIAS

CLARIDAD

Es fundamental en el texto escrito; con ella se busca que el destinatario capte inmediatamente el mensaje. Los elementos que hacen parte de este factor son:

ORDEN DE LAS IDEAS

Es clave contar con una guía de redacción, con el fin de organizar nuestras ideas en el papel (plan).

ORACIONES CORTAS

Este tipo de estructura permite expresar el pensamiento en forma breve y clara, facilitando la comprensión de las ideas que se desea transmitir. Una buena manera para lograrlo es evitar el exceso de palabras.

VOCABULARIO ADECUADO

Cuando redactas debes evitar el uso de palabras cuyo significado no es muy preciso: La cosa fue tan complicada que…

Evitar palabras técnicas propias de la organización y de difícil comprensión para el lector. Se debe utilizar un lenguaje común al lector.

La utilización de sinónimos es apropiado, pues nos permite enriquecer y variar la redacción. Sin caer en lo sofisticado.

Se deben evitar los vulgarismos y barbarismos en la expresión, es redacción formal y la imagen de la institución se ve deteriorada.

Los datos que se aportan deben ser exactos, evitar las ambigüedades y ser lo más descriptivo posible.

PRESENTACIÓN ESTÉTICA

La redacción debe ser clara, limpia, agradable, libre de errores ortográficos. Su agradable distribución, su clara redacción y su toque personal, serán la mejor muestra de la calidad profesional de los funcionarios de la organización.

CONSICIÓN

Brevedad y precisión son palabras que definen en forma más aproximada este término. Una misma idea puede expresarse de distintas formas; es necesario recordar que de la sencillez con que la escriba dependerá la rápida comprensión e inmediata atención del lector.

INTEGRIDAD

Consiste en expresar el mensaje completo sin que falte nada. Ello se logra con buena planeación, de tal forma que no se olvide incluir detalles importantes en el momento de escribir.

CORTESÍA

Escribir documentos es un arte que despierta las emociones del lector, pues éste es quien le concede el significado a su mensaje, lo cual exige un esmerado cuidado en el tratamiento que se le dé.

Si se quiere lograr un mensaje efectivo, la afabilidad, la sinceridad, el reconocimiento y la gratitud, deben ser las expresiones cotidianas de este tipo de escritos.

PLANEAR ANTES DE ESCRIBIR

Planear los textos antes de producirlos, permitirá que el proceso sea más efectivo. Las siguientes son algunas recomendaciones para lograrlo:

 Tener los antecedentes e información necesaria relacionada con el objeto de la comunicación.

 Precisar la razón principal del escrito: ¿solicita? ¿reclama? ¿agradece?

 Anticipar la posible reacción del lector y buscar cómo manejarla positivamente.

 Ordenar las ideas.

 Elaborar borradores hasta conseguir el orden deseado.

 Buscar el momento adecuado para redactar; por lo general las primeras horas de la mañana son las más apropiadas, ya que hay menos congestión en la oficina.

DESARROLLAR UNA IDEA POR PÁRRAFO

Un párrafo debe desarrollar sólo una idea, presentándola de manera coherente y organizada. Incluir más de una idea en su construcción atenta contra uno de los principios ya estudiados: la claridad.

La época exige que se esté acorde con el sabio principio: “lo más importante es aquello que resulte de interés para todos” y la realidad actual así lo confirma; tenemos que recordar la trascendencia presente, pero sobre todo futura, que tienen los textos que se redacten.

Este módulo es sumamente importante, pues aquí vamos a conocer los pasos que se deben seguir para la confección de los diferentes documentos de uso comercial y empresarial. Trabajaremos con las diferentes clases de informes, la carta, el memorando y el trabajo escrito.

• EL INFORME

Esta comunicación está destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de actividades pasadas o presentes partiendo de hechos ya comprobados. Aunque esencialmente se componga de datos, en algunos casos, el informe contiene la interpretación del emisor, así como sus conclusiones y recomendaciones en torno al problema que lo motiva. El informe no es subjetivo, pues su intención comunicativa no es la de ofrecer su punto de vista o forma de ver las cosas; éste es objetivo por cuanto que ofrece una respuesta a una pregunta planteada. La finalidad del informe es llegar a un conocimiento perfecto de la realidad de un problema, sin que interfieran visiones personales deformadoras.

La redacción del informe suele ser impersonal, directa y para que sea eficaz ha de exigirse en el informante un gran esfuerzo de atención, objetividad y probidad profesional. A continuación tendrá algunos consejos prácticos que debe tener en cuenta a la hora de redactar:

 Sea sobrio. La sobriedad es un requisito a la hora de redactar el informe, pues un documento que se usa para la toma de decisiones y la información debe estar en un estilo sencillo.

 Evite las frases largas y de gramática complicada.

 No abuse de los

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