El Príncipe (Nicolás Maquiavelo)

Resumen

Introducción

Diagnóstico de la situación actual

¿Por qué una nueva estructura organizativa para el eje Frontera de la Misión Sucre, en el Estado Táchira?

Estado actual de la Misión Sucre

Diagnóstico en relación al funcionamiento de la estructura organizacional actual y valoración de la Misión Sucre

Diseño de estructura organizacional para la gestión administrativa del eje frontera en la Misión Sucre del Estado Táchira

Conclusiones

Resumen

El desarrollo organizacional se ha constituido en el instrumento por excelencia para el cambio sobre todo en el educativo en busca del logro de una mayor eficiencia organizacional, condición indispensable en el mundo actual, caracterizado por la intensa competencia a nivel nacional e internacional. En estos tiempos cambiantes en que los valores evolucionan rápidamente y los recursos se vuelven escasos, cada vez es más necesario comprender aquello que influye sobre el rendimiento de los individuos en el trabajo. Varios investigadores, desde principios del siglo XIX, han puesto en evidencia el papel de los componentes físicos y sociales sobre el comportamiento humano.

Las investigaciones realizadas ponen de manifiesto la poca utilización del desarrollo organizacional, motivado entre otros aspectos, por la no existencia de procedimientos adecuados a las características de esta herramienta en la dirección de las aldeas universitarias. La investigación que sustenta la presente tesis de maestría que tiene como propósito fundamental mejorar y proponer una nueva estructura en la organización de los ejes directivos, a partir del estudio teórico – práctico de la situación existente, aportando como resultado principal el diseño, por primera vez, de una estructura organizacional que permite perfeccionar y a la vez en función de ello contribuir a dar respuesta a las necesidades de la dirección y el cumplimiento de los objetivos para el eje frontera de la Misión Sucre en el estado de Táchira.

Introducción

En las organizaciones, los actos e interacciones de los participantes adquieren cierta estabilidad mediante el establecimiento de roles, normas y valores. Dichos fenómeno subyace en la idea de formalización y estructura como medio de lograr predicción y racionalidad en el comportamiento organizativo. J.J. Gilli (1995).

Las estructuras pueden variar considerablemente dependiendo de las decisiones que la dirección tome con respecto a la división de actividades, tareas y departamentos y la delegación de autoridad. Las actividades y tareas pueden ser más o menos especializadas, la autoridad relativamente centralizada o descentralizada, los trabajos agrupados por departamentos con base en diferentes circunstancias y tamaños. La teoría moderna de la Administración está basada en el principio de que no hay una estructura que sea la mejor, sino que más bien ésta varía de acuerdo con la situación; por eso, el reto para la gerencia lo encontramos en el diseño de estructuras adecuadas. (Donnelly y otros, obra citada)

Una administración eficiente requiere que la estructura formal esté equilibrada y adaptada a los objetivos y operaciones primarias de la organización.

Toda estructura formal implica una estructura de objetivos y de decisiones, una estructura de actividades, una distribución de recursos y una red de comunicaciones y es resultante de la delegación de operaciones -departamentalización- y de decisiones -descentralización-.

En Venezuela, desde 2003, el gobierno nacional ha promovido políticas destinadas a fortalecer todo el sistema educativo y a hacer realidad el ejercicio de la educación como derecho humano para lo cual se ha considerado indispensable rescatar la iniciativa del Estado como garante de oportunidades educativas de calidad para todos. En este marco surge la Misión Sucre en el año 2003, la cual pretende representar un impulso a la educación gratuita, obligatoria y de calidad, considerando como población objetivo a quienes han sido excluidos por las políticas del sistema educativo venezolano a nivel universitario.

El elemento dinamizador de la Misión Sucre es el denominado proceso de municipalización, que orienta a la educación universitaria hacia lo regional y local, tomando como referencia la cultura específica de la población, sus necesidades y potencialidades (Ministerio de Educación Superior, 2003). Este proceso plantea la creación de nuevos espacios y modalidades de estudios, convencionales y no convencionales, de unión interinstitucional y de participación de las comunidades, con vistas a superar la visión sectorial y procurar eliminar la exclusión, cumpliendo así con el carácter del deber social que persigue la Constitución Nacional de la República Bolivariana para ofrecer una educación gratuita y obligatoria.

Esta misión educativa se encuentra a lo largo y ancho del territorio nacional, en los 24 Estados y en cada uno de sus municipios, y en espacios que se les denominan Aldeas Universitarias, la estructura organizacional que presenta la misión Sucre es la de coordinación regional y los coordinadores de aldeas y hoy en día se crea en el estado Táchira la nueva figura de coordinador de eje frontera lo que se constituye en una innovación, desde el punto de vista administrativo.

Lo anterior da paso a las siguientes interrogantes: ¿cuáles han sido las innovaciones en materia de gerencia de una estructura para la coordinación de un eje en la educación universitaria en el proceso de la municipalización en Venezuela?, ¿Cuáles son sus funciones?, ¿responde la estructura actual al cumplimiento de los objetivos?

Diagnóstico de la situación actual

El diagnóstico de la situación actual se desarrolla partiendo de la estructura organizacional que tiene la Misión Sucre en el Estado Táchira, como uno de los estados pilotos donde se ha incorporado una nueva estructura al proceso: la Coordinación de Eje Frontera, la experiencia del investigador como coordinador de eje y los resultados de la encuesta aplicada a coordinadores de las aldeas.

Esta coordinación se implementó desde el año 2010 teniendo como finalidad el proceso de gestión, control y fiscalización de las aldeas universitarias, gestiona y controla la información que se genera en y para cada una de las aldeas que se le subordinan y participar en la solución de los problemas o situaciones que se puedan presentar en el funcionamiento de las aldeas. Al no contar con una plantilla de personal de apoyo, todo el trabajo es desarrollado por el coordinador del eje lo que conlleva al no cumplimiento de forma oportuna y en el tiempo establecido de las funciones que esta coordinación, no se realiza el proceso de gestión y control de forma sistémica y se presentan incumplimientos en los sistemas de información que se requieres, incidiendo de forma directa en los procesos de control y supervisión que deben ser desarrollados.

¿Por qué una nueva estructura organizativa para el eje Frontera de la Misión Sucre, en el Estado Táchira?

En muchas ocasiones los resultados no efectivos de las organizaciones o entidades prestadoras de servicios permitiría afirmar que una buena parte de ello se debe a su inadecuada estructura organizacional. Esto no es sorprendente, ya que, en ocasiones las estructuras organizacionales son obsoleta, pues ha recibido pocas modificaciones, o son puntuales y restringidas, a pesar de los cambios vertiginosos que han ocurrido en el entorno económico, social y político, que junto con la creciente crisis generalizada demandan nuevos retos ante la sociedad, las organizaciones y los mismos responsables de la aplicación de los controles.

Lo antes citado permite plantear que el presente estudio tiene como aportes; los siguientes:

En el orden teórico: se brindan conceptualizaciones importantes sobre las estructuras organizacionales.

En el plano práctico: se ofrecen los resultados en la práctica del diseño estructural de la misión sucre en el eje frontera, expresado en la propia estructura del objeto de análisis, sus funciones y otros elementos.

Estos elementos que establece el investigador, determinan adecuadamente el diseño estructural de una organización cimentada bajo los parámetros del buen desempeño institucional, garantizando con ello la organización funcional y eficiente de la coordinación del eje frontera.

Se cuenta con los recursos económicos, naturales y personales que hacen viable la ejecución de la investigación referenciada.

Estado actual de la Misión Sucre

Por encargo del Comandante Presidente, Hugo Chávez Frías, la Misión Sucre pasa a ser conducida directamente por el Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria (MPPEU), mediante Resolución número 1.098, publicada en la Gaceta Oficial Nº 39.676 del 18 de mayo de 2011. La Ministra del MPPEU, Córdova manifestó durante la instalación del Comité para el Direccionamiento Estratégico de las misiones Sucre y Alma Mater que "Entramos en una nueva fase con la Misión Sucre, eso aspiraríamos, ese es el compromiso. La Misión Sucre pasa a formar parte del alma del Ministerio. Deja de estar metida dentro de un organismo adscrito (Fundación Misión Sucre)"[1].

En este sentido, explicó que las fundaciones tienen objetivos muy precisos. En el caso particular de este plan extraordinario de formación universitaria, se creó para administrar los recursos de la misión, pero no para conducirla. Identificadas esas debilidades, se determinó que la misión educativa pasa a ser dirigida directamente por el MPPEU y no por un organismo adscrito. Desde su creación la Misión Sucre ha venido reivindicando el carácter humanista de la educación universitaria en la Revolución Bolivariana y, además, se ha construido un nuevo modelo académico comprometido con la inclusión y la transformación social.

Entre las acciones de perfeccionamiento se encuentran: Ejercer dirección socio-académica de ambas misiones en función de la inclusión, la pertinencia y la calidad; planificar y coordinar el desarrollo geopolítico de las mismas, de acuerdo a los lineamientos del Proyecto Nacional Simón Bolívar; rediseñar y desarrollar un nuevo modelo organizativo; generar directrices para la gestión de la Fundación Misión Sucre, en función del efectivo cumplimiento de las políticas emanadas del MPPEU; coordinar la articulación y participación del par de misiones en el proceso de organización territorial de las instituciones de educación universitaria.

A partir de este contexto y de las condiciones actuales de la Misión Sucre y su estructura funcional se propone realizar una propuesta de diseño estructural del Coordinador de eje que garantice un proceso de gestión y control más eficiente.

Diagnóstico en relación al funcionamiento de la estructura organizacional actual y valoración de la Misión Sucre

La Misión Sucre ha transitado por varias etapas que dan cuenta de su desarrollo y consolidación en los diferentes contextos en los que se ha desarrollado:

La primera etapa atendió en todo el país a los bachilleres censados con un programa denominado Programa de Iniciación Universitaria (PIU), cuyo objetivo fue iniciarlos en el estudio de carácter independiente, repaso de conocimientos básicos y la orientación general de los Programas formativos ofertados de acuerdo al Plan Estratégico de Desarrollo Social del País 2001-2007 y al censo de necesidades de formación solicitado por los aspirantes.

La segunda se inicia con la apertura, en el año 2004, de programas de formación de grado (PFG) municipalizados con el objetivo de formar un ciudadano comprometido en la solución de situaciones problémicas en las comunidades donde desarrolle su ejercicio profesional en modalidades no convencionales de educación popular ya experimentados por algunas universidades venezolanas y la reciente innovación de la universidad cubana con la municipalización.

La nueva etapa de la Misión Sucre (tercera) ha tenido como objetivos de la municipalización de la educación superior garantizar la equidad, calidad y pertinencia social de los aprendizajes con una visión humanista y alejadas del enfoque instruccional conductista en función de atender los nuevos y complejos desafíos en los colectivos creados.

A partir del 2011 se ha producido una nueva etapa en la organización de la Misión Sucre, al pasar a subordinación del MPPEU, en correspondencia a las políticas y lineamientos con motivo de la transformación universitaria, en clara concordancia con las líneas estratégicas del Proyecto Nacional Simón Bolívar.

Este recorrido fue creando necesidades organizativas y funciones para poder asumir los retos y objetivos de cada etapa establecidos en los fundamentos y principios del proceso de municipalización de la educación superior. Sin embargo, el modelo o diseño organizacional de funcionamiento requerido para esta novísima propuesta se ha ido construyendo en los distintos contextos regionales de la República Bolivariana de Venezuela; y en el Estado Táchira se concreta con una dirección denominada Coordinación Regional y con otro colectivo que lo constituye la Aldea Universitaria (AU), con un coordinador o coordinadora para cada una y ubicadas en los 29 municipios del estado.

A partir del año 2010 se incorpora una nueva ordenación en la estructura organizacional de la Misión Sucre a nivel de estado, que es el coordinador de eje en la Zona Frontera del estado Táchira, el cual según consta en el documento oficial emitido por el Presidente de la Fundación desarrolla las siguientes actividades:

1. Implementar los lineamientos emanados de la Fundación Misión Sucre.

2. Establecer los vínculos necesarios para fortalecer las sinergias institucionales a nivel local, con entes públicos y privados.

3. Convocar y dirigir las reuniones con los responsables de las aéreas operativos y académicos de la Misión Sucre en el Eje Frontera.

4. Coordinar y supervisar las actividades desarrolladas por los coordinadores de las aldeas del eje, con apegos a las normas estatutarias de la fundación.

5. Preparación de los coordinadores municipales y de aldeas universitarias, a través de talleres, encuentros de intercambio de experiencias, entre otros; para la dirección de los procesos políticos, académicos y administrativos que se desarrollan en las aldeas universitarias.

6. Acompañamiento pedagógico a las aldeas universitarias para potenciar la preparación de sus coordinadores para la dirección de los procesos.

7. Ejercer la representación de la Fundación Misión Sucre en diversas comisiones para determinar las pertinencias de programas y proyectos, en función de planes comunitarios y locales.

8. Aplicación del sistema de trabajo de la Misión en el territorio que abarca el eje frontera, planificación, organización, seguimiento y control de los procesos que se suceden en los mismos.

9. Garantizar que toda solicitud de la comunidad que pudiera comprometer el ejercicio económico de la fundación sea elevado a la coordinación estadal, para su evaluación.

10. Adicionalmente, de ser aprobada la solicitud, mantendrá la supervisión y control de la ejecución de los recursos otorgados e informara al coordinador estadal, sobre el manejo de los mismos.

11. Postular, ante la coordinación estadal, los candidatos para desempeñar las responsabilidad de "coordinador (a) de aldea, a los fines de su evaluación y posterior notificación.

12. Supervisar y autorizar él envió de los datos exigidos por los sistemas automatizados administrativos y/o académicos de la Fundación Misión Sucre.

13. Coordinar la realización de los procesos de preinscripción, inscripción, prosecución y apoyo al control de estudiantes, de las instituciones de educación universitarias (IEU) que acreditan los respectivos programas de formación en el eje frontera.

14. Convocar y asistir a eventos en las aldeas universitarias.

15. Cualquier otra que sea encomendado por la coordinación estadal, en el marco de sus atribuciones estatutarias.

Para conocer el estado y el funcionamiento de la estructura organizacional actual, se propone un diagnóstico general del proceso con la finalidad de conocer como esta estructura responde al crecimiento y nuevos retos de la municipalización en el Estado.

Esta indagación determinó varias debilidades que limitan el desarrollo del proceso de municipalización en el estado, para el logro de los retos y objetivos de esta etapa. Estas debilidades son:

1) Dificultad de la Coordinación Regional para informar oportunamente a todas las aldeas universitarias, por el tamaño del territorio, y no contar con la tecnología apropiada para comunicarse.

2) Debilidad para atender el número de aldeas universitarias, de programas de formación y de institutos de educación superior que existen en el Estado.

3) Inexistencia de alguna instancia intermedia de dirección.

4) Inexistencia de Dirección Académica en el estado para atender la creciente exigencia de las aldeas universitarias.

5) Diferentes directrices para control académico, docente y de estudios por parte de los institutos de educación superior.

6) Escasa o ninguna participación estudiantil en las decisiones de la Comisión Regional y Coordinación de Aldeas.

7) Programas de Formación de Grado que no tienen correspondencia con la necesidad de desarrollo endógeno en los distintos municipios.

8) Incertidumbre estudiantil por falta de información correcta y oportuna del historial académico estudiantil.

9) Alta exigencia de respuestas en todas las aldeas universitarias con poca logística para atenderlas.

10) Sistema ineficaz para cancelar trabajo docente a los asesores de las distintas aldeas.

Siete de las causas establecidas apuntan hacia la estructura de funcionamiento organizacional de la coordinación regional para atender los desafíos de la municipalización planteados en el Estado Táchira y para cumplir efectivamente los fundamentos la Misión Sucre a través de estructuras sencillas, de carácter participativo, cercanas a la gente, contextualizadas, que proporcione a los estudiantes respuestas oportunas a sus demandas y genere soluciones con los recursos de su entorno, potencie la sinergia, el desarrollo de redes y la matricialidad en las estructuras organizativas con dimensiones especificas de trabajo para producir el impacto deseado en correspondencia con las exigencias de la sociedad venezolana.

Estas debilidades evidencian una contradicción entre los objetivos y tareas de la misión y la estructura organizacional (coordinación regional, coordinación de eje y coordinación de aldea universitaria) establecida para la prosecución y desarrollo de la municipalización en las aldeas universitarias.

Para la corroboración de los resultados obtenidos en la encuesta realizada se realizo una entrevista al coordinador regional y los coordinadores municipales.

La entrevista fue realizada al coordinador regional de la misión Sucre, a tres coordinadores de ejes y a 4 de los 6 coordinadores municipales del Eje Frontera. En el proceso de consolidación de la información los aspectos que consideraron que más afectan los resultados de la Misión Sucre son:

1. El volumen y diversidad de información que se procesa no permite que se tenga un sistema de información que permita obtener información oportuna y que la misma pueda estar a disposición de todos los coordinadores.

2. La diversidad de actividades que realizan los coordinadores para poder dar cumplimiento a los objetivos de la Misión, no permite llevar un proceso de gestión y control de sus funciones.

3. No existe la infraestructura tecnológica adecuada que permita garantizar una acertada toma de decisiones y el intercambio de información entre los coordinadores de las diversas áreas.

4. Todos los entrevistados consideraron que la estructura organizacional actual no permite el proceso adecuado de gestión y control de la misión y objetivos de la Misión Sucre, fundamentalmente por la cantidad de funciones que tienen que desarrollar los coordinadores de ejes y de aldea, sobre los cuales recae todo el funcionamiento y resultados de la misión.

Una vez concluido el diagnóstico se procede al análisis de puesto de coordinador de eje, para poder establecer cuáles son los aspectos que constituyen los puntos fuertes y débiles en el funcionamiento de la misma, y el nivel de impacto y así aprovechar las oportunidades y neutralizar las amenazas del entorno en que se desarrolla. La información se obtuvo a través de una DAFO realizada en abril del 2012 y corroborada a partir de una tormenta de idea realizada a los tres coordinadores, pudiéndose establecer cuáles son los principales puntos fuertes y débiles de esta coordinación:

Puntos fuertes:

1. Están constituidas todas las coordinaciones de ejes (5 en el estado Táchira).

2. El coordinador de eje constituye un eslabón intermedio entre el coordinador regional y el coordinador municipales o de aldea, por lo que la comunicación es más rápida y directa.

3. Tiene los recursos tecnológicos para poder desarrollar su trabajo y apoyar a las aldeas.

Puntos débiles

1. El conjunto de tareas y funciones asignadas no les permite una ejecución y control sistemática de las mismas.

2. La distancia entre los municipios y las aldeas que conforman cada eje.

3. Falta de presupuesto para las coordinaciones.

4. Retardo en el cumplimiento de la entrega de información a la coordinación regional y a los programas de formación.

5. Bajo incentivo económico para los colaboradores y coordinadores de la Misión.

6. El exceso de actividades y eventos en los cuales debe participar el coordinador de eje, muchos de los cuales no tienen incidencia en la responsabilidad para la cual fueron nombrados.

Flujo informativo y de subordinación del coordinador de eje

Para poder establecer el flujo informativo y los niveles de subordinación del coordinador de eje, fue necesario retomar la estructura organizacional de la coordinación regional a partir de la circular emitida por el Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria (MPPEU), con fecha 22 de marzo del 2012, en la cual se aprueba una nueva estructura de las coordinaciones estadales para el desarrollo de la Misión Sucre, la cual estará integrada por un equipo de tres coordinadores[2]

Un Coordinador General, encargado del ensamblaje entre la Misión Sucre y las instituciones de educación universitaria que acreditan programas dentro de la Misión Sucre y que hacen vida en el territorio de trabajo, como parte de constitución de la red de educación universitaria en los estados (Sub-comités territoriales).

Un Coordinador de Desarrollo Institucional, encargado de la supervisión y desarrollo de lo estratégico – académico.

Un Coordinador de Procesos de Gestión, encargado de los procesos administrativos y rendición de cuenta.

Es importante señalar que se acordó que este equipo trabajará de forma colegiada, por lo que no habrá rangos distintivos entre unos y otros, sólo una distribución de actividades por funciones específicas, sin quedar establecido en la circular cuales son las funciones específicas de cada uno.

A partir de esta nueva estructura organizacional fue necesario replantear la subordinación y el flujo informativo que se genera para y desde la coordinación regional y la coordinación de eje, toda vez que ahora estamos refiriéndonos a un coordinador de eje que se subordina a tres coordinadores en la coordinación regional. (Figura 2.1).

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Figura 2.1. Estructura organizacional actual de la Misión Sucre. Adaptada por el autor

El puesto de coordinador de eje esta directamente subordinado a la coordinación regional, y al mismo se subordinan los coordinadores municipales y los coordinadores de aquellas aldeas donde no exista coordinación municipal.

Para el análisis del flujo de información de la coordinación de eje se tomaron como referentes las funciones establecidas en el documento de nombramiento y las que se han derivado de las mesas de trabajo en la coordinación regional. El flujo de información se presenta en correspondencia con la actual estructura funcional, teniendo en cuanta las funciones que están establecidas para la coordinación de eje, no así para la coordinación regional a partir de la nueva estructura, por no contarse con ella. Del análisis de las mismas fue posible establecer las relaciones del coordinador de eje con las diversas áreas de subordinación y con la comunidad.

De igual forma no fue posible ubicar la función tres del documento de nombramiento: "Convocar y dirigir las reuniones con los responsables de las áreas operativa y académica de la Misión Sucre en el eje que le corresponde", al no existir una estructura organizacional o equipo de trabajo que atendiera esas áreas.

El flujo informativo de la coordinación de eje está estructurado de la siguiente manera:

Coordinador Regional Monografias.com Coordinador de eje

Lineamiento de la Fundación de la Misión Sucre.

Cualquier otra función que sea encomendada por la coordinación estadal, en el marco de sus atribuciones estatuitarias.

Coordinador de eje Monografias.com Coordinador regional

Tramitar las solicitudes de la comunidad que pudieran comprometer el ejercicio económico de la fundación.

Informar sobre el manejo y control de los recursos otorgados.

Postulación de los coordinadores de aldea.

Coordinador de eje Monografias.com Comunidad

Fortalecer las sinergias institucionales a nivel local con entes públicos y privados.

Representación de la Fundación Misión Sucre en diversas comisiones para determinar la pertinencia de programas y proyectos.

Coordinador de eje Monografias.com Coordinación Municipal / Aldea

Coordinación y supervisión de las actividades desarrolladas por los coordinadores de aldea del eje.

Preparación de las coordinaciones municipales y de las aldeas universitarias para la dirección de los procesos políticos, académicos y administrativos.

Acompañamiento pedagógico a las aldeas universitarias para la preparación de los coordinadores para la dirección de los procesos.

Convocar y asistir a eventos en las aldeas universitarias del eje.

Coordinar la realización de los procesos de preinscripción, inscripción, prosecución y apoyo al control de los estudiantes de las instituciones de educación universitaria que acreditan los respectivos programas de formación.

Diseño de estructura organizacional para la gestión administrativa del eje frontera en la Misión Sucre del Estado Táchira

La coordinación de eje ha sido vista directamente vinculada a la organización en su conjunto, sin embargo, cada una de las coordinaciones realiza una función específica de gestión y control, contenido asumido desde la función general educativa de la Misión Sucre.

El procedimiento que se propone se basa en un análisis constante del entorno y parte del proceso de dirección de la coordinación de la Misión Sucre, con el fin de proponer una nueva estructura basada en procesos y el manual de puestos para mejor el funcionamiento del coordinador de eje en Frontera. Se parte de comprender la situación actual de la coordinación de eje con relación a su funcionalidad,

La estructura propuesta se muestra en la figura 2.2.

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Figura 2.2. Estructura organizativa propuesta para el coordinador de eje Frontera. Fuente: Elaboración propia

Conclusiones

Dependiendo de las particularidades propias de la organización; será la estructura que más se acomode a esta. En general, las organizaciones basan su estructura en características propias como la tecnología y el tamaño, el ambiente que la rodea, su estrategia y los sujetos que allí participan.

En función de las características de la educación universitaria venezolana y en particular de la Misión Sucre fue posible el desarrollo del diseño de la estructura organizacional del coordinador de eje frontera del estado Táchira que brinda las herramientas necesarias para su implementación en otras coordinaciones y estados, según el entorno cultural, social y tecnológico específico.

Los resultados obtenidos con la aplicación del procedimiento permitieron definir; las áreas en que se dividirá la responsabilidad al interior de la organización (representado en su organigrama), la autoridad de estas áreas y las relaciones de coordinación y articulación entre estas, estableciéndose funciones, jerarquía para el aseguramiento de la autoridad y la coordinación.

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