Recibo Y Despacho De Documentos Sopigrama

1- PUNTO UNO

REQUISITOS QUE DEBE REUNIR EL ACONDISIONAMIENTO DE DOCUMENTOS

1. Investigue sobre las normas establecidas para correo y mensajería

ACUERDO 27 DE 2006

Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

PLAN DE GESTION DOCUMENTAL

DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (GRGA)

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

Decreto 2150 de 1995

Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.

Acuerdo 060 de 2001.

Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.

ACTIVIDADES

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:

1. Distribución de documentos externos

Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.

Clasificación de las comunicaciones.

Organización de documentos en buzones o casilleros.

Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

Reasignación de documentos mal direccionados.

Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribución de documentos internos

Identificación de dependencias.

Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribución de documentos enviados

Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página Web, otros.

Control del cumplimiento de requisitos del documento.

Métodos de empaque y embalaje.

Peso y porteo de documentos.

Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.

Control y firma de guías y planillas de entrega.

Control de devoluciones.

Organización mensajería externa.

Registro de control de envío de documentos.

DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (GRGA)

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

Decreto 2150 de 1995

Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.

Acuerdo 060 de 2001.

Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.

En que consiste el embalaje.

El embalaje debe de cumplir con algunos requisitos para que se lleve a cabo en perfectas condiciones desde momento de producción hasta el momento de consumo

Embalaje

El Embalaje es el recipiente o envoltura que sirve para agrupar y transportar productos. Otras funciones propias del embalaje son las de proteger el contenido, informar sobre sus condiciones de manejo, requisitos legales, composición, ingredientes, etc. y promocionar el producto por medio de grafismos. En la tienda, el embalaje puede ayudar a vender la mercancía mediante su diseño gráfico y estructural.

Por el tipo de producto que transportan, pueden ser:

• Embalaje primario. Es el empaque que está en contacto directo con el producto.

• Embalaje secundario. Se utiliza para transportar embalajes primarios o productos dentro de sus envases.

• Embalaje terciario o reembalaje. Transporta varios embalajes secundarios.

• Los modelos más habituales son los siguientes:

Caja de madera

Caja de plástico

Film plástico

Saco de papel

Caja de solapas

Caja envolvente o Wrap Around

Caja expositora

Caja con tapa

Caja de tapa y fondo

Caja de fondo automático

Caja de fondo semiautomático

Caja con rejilla incorporada

Caja dispensadora de líquidos

Estuche

Cesta

Bandeja

Plató agrícola

Contenedor

Box palet

Jaula de madera

Otros elementos de embalaje

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