Objetivos de la Administración documental.

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 Objetivos de la Administración documental.

1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.

2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.

3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

4. Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados

5. Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos

6. Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan

• Ensayo:

El papel del administrador documental

La finalidad de administrar documentos es tan importante y útil hoy en día en una empresa, y es a la vez indispensable para el buen funcionamiento de la misma, ya que estos documentos ordenados, actualizados y bien administrados son imprescindibles para la toma de decisiones, para reportes, y en si para obtener información en general.

Una organización con personal capacitado en el manejo de la información, en la importancia de la comunicación y a la vez porque no, en la importancia de administrar los documentos se volverá algo práctico para que todo el personal tenga conocimiento de las políticas de la información en cuanto a la accesibilidad, en cuanto a un orden permitiendo así llegar a los documentos fácilmente y a la vez con rapidez.

La persona que se encargue de la administración documental primero que todo estar debe estar entrenada o capacitada en el uso de los sistemas de información, a la vez esta persona deberá administrarla en forma confidencial, algo muy importante en una empresa, el termino confidencialidad, tiene como finalidad garantizar que la información sea accesible sólo para aquellos autorizados a tener acceso a esa información, y resguardar que su contenido este protegido de posibles ingresos no aptos o no seguros.

El papel que desempeña un administrador documental debe ser:

• Rápido

• Responsable

• Honesto

• Conocedor del tema

• Especializado

• Y a la vez neutro

Debe tener en cuenta cuando se ingresa, cuando se registra datos, y también cuando se debe elaborar reportes de gestión de documentos.

Las funciones que desempeña esta persona encargada de la administración documental son las siguientes:

1. Numerar y registrar los documentos recibidos o emitidos.

2. Distribuir internamente los documentos recibidos o emitidos

3. Registrar el movimiento de los documentos.

4. Suministrar información sobre la ubicación de los documentos.

5. Expedir a su destino externo los documentos cuando ello corresponda.

6. Archivar los documentos de los cuales se haya dispuesto su archivo.

7. Efectuar recomendaciones referentes a criterios para la conservación y distribución de los documentos.

8. Eliminación de archivos.

9. Transferencia de documentos.

10. Implantación de sistemas de computación para los archivos.

La información debe abarcar todas las áreas de la empresa y así de esta manera el encargado de la administración documental recibe, clasifica, organiza, guarda, elimina archivos dobles o no necesarios, salvaguarda y sistematiza los documentos.

Hoy en día se está utilizando la información sistematizada ya que la tecnología esta abarcando a cada país, a cada ciudad, y por ende a cada organización cada vez más, al sistematizarla el encargado de administrar documentos debe manejar base de datos o diferentes software ya que estos ejecutan las funciones de crear

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