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Contenido Y Estructura De Los Presupuesto En Las Administracion


Enviado por   •  10 de Octubre de 2014  •  3.384 Palabras (14 Páginas)  •  1.485 Visitas

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Principios:

Se conoce como principios de contabilidad a una serie de normativas generales que deben respetarse para que un sujeto o una entidad puedan rendir cuentas ante un organismo. Estos principios aportan parámetros uniformes para el desarrollo de un estado financiero que revele el patrimonio en cuestión.

Es importante tener en cuenta que los datos registrados en los estados financieros tienen que ser claros. Esto hace que la información volcada en los estados financieros deba ser exacta, concisa y precisa.

Características de los principios:

Las características de los principios más importantes son:

• Carácter específico

• Carácter dinámico

• Carácter humano

• El ascenso en la organización

• Orientación hacia los objetivos organizacionales

• Asignación de responsabilidades

• Unidad de mando

• El alcance del control y la segmentación de la estructura organizacional

• Vinculación de los procesos de planeamiento y control con la estructura organizacional

• Complejidad de la organización

• Las estructuras para lineales

• La estructura organizacional y la organización informal

Carácter especifico:

Toda estructura debe ser concebida y diseñada a la medida de la organización de la que se trate, en función de sus características especificas.

Carácter dinámico:

Toda buena organización es un cuerpo vivo que desarrolla sus órganos permanentemente para poder así enfrentar las nuevas circunstancia que la marcha de su gestión le impone.

Carácter humano:

Al definir una estructura organizacional habrán de tenerse en cuenta las personas que la integran y las que, potencialmente, podrían integrarla.

Durante el proceso de diseño de la estructura, debe existir una constante interacción entre la conceptualización inherente a la organización ejecutiva y la personalidad y aptitudes de cada uno de los integrantes de la organización.

El ascenso de organización:

Los caracteres dinámico y humano llevan a un típico problema organizacional: el del ascenso de las personas de un nivel jerárquico a otro. Un hombre puede estar preparado para desempeñar su cargo actual más no el inmediato superior.

Orientación hacia los objetivos organizacionales:

La organización tiene ciertos objetivos, cada subsistema que la forma habrá de tener de igual manera, objetivos propios.

Asignación de responsabilidades:

La responsabilidad requerida para una función es coextensiva con la autoridad necesaria para desempeñarla; para que haya responsabilidad debe existir la correspondiente autoridad.

Este es el criterio bajo el cual su superior debe asignar responsabilidad a un subordinado.

Unidad de mando:

Este principio establece que ningún empleado o funcionario, en el cumplimiento de sus funciones, responderá a más de un superior; en consecuencia, recibirá todas las instrucciones sólo o por intermedio de dicho superior.

El alcance del control y la estructura organizacional:

Toda persona tiene una capacidad limitada para realizar sus tareas. Un directivo necesita tiempo suficiente para poder atender a sus subalternos adecuadamente y además desarrollar otras funciones inherentes a su cargo.

Vinculación de los procesos de planeamiento y control con la estructura organizacional:

Al ocuparnos del planeamiento y el control, ambos se hacen por responsable. Ello impone una vinculación de estos procesos con la estructura organizacional.

Complejidad de la organización:

Uno de los principios clásicos de la organización señala que “no se debe permitir que la organización se torne tan complicada que obstaculice la realización del trabajo”.

Las estructuras para lineales:

Las organizaciones suelen presentar diversas estructuras, permanentes o transitorias, que escapan a la Línea, pero que tienen asignado algún papel dentro de su funcionamiento.

La estructura organizacional y la organización informal:

Hemos definido a la organización como un sistema social y señalado que la organización formal no existe salvo en los papeles. Es algo así como un conjunto de prescripciones normativas de cómo deben ser las cosas.

Clasificación de los principios:

La contabilidad se clasifica en doce principios básicos:

1. Ente económico: El ente económico es la empresa, hace referencia a la actividad económica organizada como unidad.

2. Continuidad: Los hechos deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente económico continuará o no funcionando.

3. Unidad de medida: Los diferentes recursos y hechos económicos deben reconocerse en una misma moneda funciona.

1. Período: El ente económico debe preparar y difundir estados financieros durante espacios de tiempo.

5. Valuación o medición: Los recursos y hechos económicos que afecten al ente económico deben ser apropiadamente cuantificados en términos de unidad de medida.

6. Esencia sobre forma: Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente sobre su forma legal

7. Realización: Solo pueden reconocerse hecho económico como consecuencia de eventos pasados. Se entiende que un hecho económico es ha realizado cuando quiera que puede comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.

8. Asociación: Responde a la relación que debe existir entre los ingresos, costos y gastos del periodo contable

9. Mantenimiento del patrimonio: Este principio hace referencia a la generación de utilidades o excedentes previa recuperación del patrimonio.

10. Revelación plena: El ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera. La norma de revelación plena se satisface a través de los estados financieros de propósito general.

11. Importancia relativa o materialidad: Se cumple este principio cuando el hecho económico altera significativamente las decisiones de los usuarios de la información. Al preparar los estados financieros, la materialidad debe determinar con relación al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, según corresponda.

12. Prudencia: Debe considerarse la probabilidad de que los ingresos y ganancias de la entidad no se deben anticipar, sobrestimar ni subestimar. Los hechos económicos deben medirse de manera confiable y verificable.

Partida:

Cantidad que se anota o se asienta por separado en una cuenta, factura o presupuesto.

Subpartidas:

En la mayoría de las partidas se ha considerado necesario destacar determinadas mercancías en ella comprendidas por precisar de un trato arancelario especial. Este hecho ha dado lugar a la división de partidas en dos o más epígrafes denominadas Subpartidas.

Subpartidas principales y Subpartidas derivadas:

En este procedimiento de subdivisión de las partidas, claramente se comprueba que las Subpartidas “los demás”, a otra similar, es la que verdaderamente refleja el contenido de la y sus trato arancelario, por lo que son Subpartidas denominadas “principales”. Las otras Subpartidas denominadas derivada de esta principal.

Todas estas Subpartidas principales y partidas derivadas, siguiendo algunos de los dos procedimientos de división anteriormente expuestos, pueden, a su vez, ser objeto de nuevas divisiones, por lo que se podrá hablar, así mismo, de nuevas, Subpartidas principales y nuevas Subpartidas derivadas.

Cuentas:

Una cuenta es el elemento básico y fundamental de cualquier contabilidad, ya sea la de una empresa, negocio, o la personal de cada individuo, constituyéndose además en el principal registro en el cual se anotan los aumentos y disminuciones que puede sufrir algún valor, concepto activo, pasivo o capital contable como resultado de las operaciones que va realizando la empresa, negocio o persona, según corresponda.

Subcuentas:

Forma parte del cuadro de cuentas del Plan General de Contabilidad y constituye el mayor detalle de las cuentas de cada grupo, de forma que cada grupo se divide en subgrupos y éstos en cuentas principales, las cuales se desagregan en las subcuentas, que se identifican con códigos de cuatro cifras.

Delimitación del sector público:

Alternativas que permita diferenciar el SP de la economía:

• Desde un planteamiento objetivo, consideraríamos al SP como todos aquellos agentes económicos que realizan su actividad utilizando el principio de coerción y no el de intercambio voluntario.

• Con un enfoque subjetivo, podemos enumerar al conjunto de entidades que componen el SP con independencia de que en sus acciones utilicen o no el poder de imperio. Parece más aceptable el segundo planteamiento.

El sector público se manifestará unas veces como una dependencia de la Administración, otras como un organismo autónomo y otras como una sociedad anónima.

¿Cuáles integrarían el SP?

• Las Administraciones Públicas que incluyen a la Administración Central del Estado, las Administraciones autonómicas, las Administraciones locales, la Seguridad Social y los Organismos autónomos.

• Las empresas públicas no financieras. En este caso, podemos incluir a todas aquellas unidades de producción cuya propiedad o control sean públicas y vendan sus productos en el mercado.

• Las entidades financieras públicas plantean problemas similares a los señalados en el apartado anterior. En algunos casos, no hay dificultad alguna (piénsese en el Banco de España), pero en otros puede ser mucho más discutible (así sucedería por ejemplo con Argentaría).

Las dificultades de atribuir una entidad al sector público se complica aún más cuando, en el contexto de un proceso de privatización, el sector público se reserva un poder de decisión extraordinario en el caso de que la empresa privatizada adopte estrategias consideradas de interés general.

Aspectos contables:

La denominación se formará libremente, pero será distinta de la de cualquiera otra sociedad y al emplearse irá siempre seguida de las palabras “Sociedad Anónima” o de su abreviatura “S.A.”.

Corresponde al grupo de las sociedades capitalistas. (Interesa fundamentalmente la aportación que se hace para la formación de capital social)

Ha llegado a divulgarse universalmente en la actualidad es sinónimo de empresa organizada para acometer importantes aspectos de la banca, del comercio en general y de la industria.

Aumentos de capital social

Causas económicas

Por aumento de los medios de acción (Recursos externos que ingresan a la sociedad).

a. Ingreso de nuevos socios o accionistas

b. Los socios o accionistas existentes, efectúan nuevas aportaciones de capital

Por capitalización de utilidades

c. Caso mixto

a. Capitalización de utilidades por aplicar

Requisitos legales

Para las constituidas como capital fijo:

b. Capitalización de reservas.

a. Celebrar asamblea extraordinaria de accionistas, según el caso

b. Protocolizar el acta

Para las constituidas como de capital variable, si el aumento no sobrepasa el capital autorizado:

c. Inscripción del acta en el Registro Público de Comercio

a. Celebrar asamblea ordinaria de accionistas, según el caso

7 Disminución de Capital

Entidades sin fines de lucro:

Las entidades que pueden obtener este reconocimiento de la SET como de "bien público" son aquellas definidas en el artículo 1º del Decreto 2567/09: Deben prestar un servicio o ayuda manifiesto y notorio, con personería jurídica reconocida, no persigan fines lucrativos y cuyas actividades no se hallen restringidas o reservadas a beneficiar solo a sus socios, miembros o asociados y cuyas tareas vayan dirigidas a un sector carente o vulnerable de la población.

Regulación sin fines de lucro:

La regulación del sector público, entendida como el proceso de emisión de normas o estándares de contabilidad para las entidades que lo conforman, es diferente en cada país. Cada jurisdicción es autónoma en establecer el cuerpo normativo que rige las entidades que hacen parte del sector público, y es lleva a plantear algunas semejanzas y diferencias entre países.

Por ejemplo, un buen numero de jurisdicciones decidió diferenciar entre la contabilidad para las empresas, con independencia de si son o no propiedades del estado, y la contabilidad para las entidades gubernamentales; sin embargo, otros propenden por un modelo único tanto para empresas como para unidades de gobierno.

Características:

• Rendición de informes a terceras personas sobre el movimiento financiero de la empresa.

• Cubrir la totalidad de las operaciones del negocio en forma sistemática, histórica y cronológica.

• Debe implantarse necesariamente en la compañía para informar oportunamente de los hechos desarrollados.

• Se utiliza el lenguaje de los negocios

• Se basa en reglas, principios y procedimientos contables para el registro de las operaciones financieras de un negocio.

• Describe las operaciones en el engranaje analítico de la teneduría de la partida doble.

La contabilidad pública en el marco de la ciencia contable:

Permite desarrollar los diversos procesos de medición, información y control en la actividad económica de la administración pública. Es con base en la contabilidad pública que los hechos económicos en los cuales intervienen los entes públicos quedan registrados en cuentas, de tal forma que en todo momento puede conocerse el estado de los derechos y obligaciones, así como el grado de recaudo de los distintos ingresos tributarios, las inversiones, costos y gastos inherentes al proceso económico, financiero, social, ambiental y presupuestal, efectuados en desarrollo de la función administrativa o cometido estatal.

Podemos dividir a la contabilidad pública en subramas que la conforman y que son inseparables entre las mismas, pero que a los fines del análisis servirán de mucho.

. La Contabilidad Preventiva, que se plasma en el presupuesto es el comienzo de la actividad, con todos los aspectos que se agregan día a día en su desarrollo.

.La Contabilidad Ejecutiva Financiera, que se ocupa de la gestión financiera propiamente dicha, se basa en la preventiva y se relaciona directamente con el manejo de fondos.

.La Contabilidad Ejecutiva Patrimonial, que se encarga del manejo de los bienes que son del patrimonio estatal, considerando en éstos a los bienes públicos de dominio privado.

.La Contabilidad Crítica, correspondiendo a la misma la aplicación de la teoría del control, haciendo efectiva la asignación de los responsables de la gestión pública.

Es un instrumento de la planificación expresado en términos financieros, en el cual se reflejan los gastos y aplicaciones así como los ingresos y fuentes de recursos, que un organismo, sector, municipio, estado o nación, tendrá durante un período.

División de la contabilidad pública:

La contabilidad de la empresa suele dividirse:

-Contabilidad financiera

-Contabilidad subjetiva o por razón de sujeto

-Contabilidad objetiva o por razón de objeto

-Organización de contabilidades

-Análisis de estados financieros

-Consolidación de las cuentas anuales

-Auditoría de cuentas

La división de la contabilidad pública tiene como finalidad facilitar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, lo que se consigue mediante la aplicación de los principios contables.

La contabilidad mide la situación inicial del patrimonio así como las variaciones, procediendo al final del periodo a determinar el resultado del ejercicio. Esta información se refleja en las cuentas anuales o estados contables:

-Balance de situación o balance-inventario: Da a conocer el valor del patrimonio.

-Cuenta de pérdidas y ganancias: Informa del resultado de la empresa.

-Anexo o memoria: Complementa y aclara las dos cuentas anteriores.

.

La elaboración de un presupuesto:

Una forma común de elaborar un presupuesto es presentar los distintos tipos de gasto (categorías de costo) y los ingresos (fondos disponibles o que deben recaudarse) en una hoja de cálculo simple (por ejemplo en Microsoft Excel). Podría ser necesario el uso de presentaciones más complejas, como varias hojas de cálculo vinculadas entre sí, debido a la magnitud de la campaña o a los requisitos específicos de los donantes.

1. Gastos previstos

• Personal: Todas las personas que cobran un salario por trabajar en la campaña. Pueden indicarse por separado los costos directos (salarios) e indirectos (impuestos y seguros del personal).

• Inversiones: Es el equipo adquirido para el uso a largo plazo en la campaña, por ejemplo dispositivos electrónicos, como cámaras y teléfonos celulares. Para una rendición de cuentas eficaz, debería tomarse un inventario y actualizárselo periódicamente, es decir una lista de todo el equipo, dónde se almacena y para qué puede usarse. Deberían celebrarse acuerdos por escrito respecto de qué organizaciones recibirán el equipo después de la finalización de la campaña.

• Costos operacionales: Son los costos relacionados directamente con la ejecución de la campaña que no son costos de personal ni inversiones. Los costos de impresión de los materiales de la campaña, el alquiler de vallas publicitarias, el tiempo de emisión en la radio y el transporte de un grupo de teatro itinerante son ejemplos de este tipo de costos.

• Administración: Son los gastos cotidianos de gestión de la campaña (por ejemplo alquiler de espacio de oficina, electricidad, papelería, teléfonos).

• Además, podría requerirse una partida por separado para los subcontratos, por ejemplo si se contrata una empresa para diseñar los carteles de la campaña o a un consultor para que redacte un informe de investigación.

Recuerde: Cada categoría de costo debería ser suficientemente detallada para poder hacer un seguimiento adecuado de los gastos. Por ejemplo, en la partida de “personal”, debería llevarse por separado cada puesto; en la de “inversiones” todo artículo o tipo de equipo debe tener su propio renglón presupuestario (por ejemplo “dos impresoras”).

2. Ingresos proyectados

• Subvenciones de donantes institucionales (por donante)

• Donaciones de empresas, entidades de beneficencia locales, grupos confesionales, redes profesionales y otras organizaciones que no son donantes institucionales

• Donaciones de particulares

• Suscripciones o cuotas de los miembros

• Ganancias provenientes de la venta de artículos de la campaña e ingresos de otras actividades

• Otros ingresos

Si parte de los ingresos se recauda para fines específicos (por ejemplo un donante sufraga los gastos relativos a la participación en una conferencia internacional), debería hacerse la distinción entre las donaciones restringidas o “para fines especiales” que se usarán exclusivamente para esos fines, y los ingresos no restringidos, que pueden usarse para otros aspectos de la campaña (como gastos generales de administración o personal).

3. Ingresos y gastos reales

Muchas veces los gastos previstos pueden ser mayores o menores que los previstos o los ingresos proyectados pueden ser inferiores a los necesarios para ejecutar la estrategia de la campaña. Es útil que un presupuesto también haga el seguimiento de las cantidades reales que se recaudan y gastan, y que se usen para compararlas con las cantidades proyectadas. El presupuesto también es un medio para determinar si se necesitan ajustes en la movilización y asignación de recursos a medida que la campaña progresa.

Recuerde: En general no es conveniente cambiar un presupuesto muchas veces a lo largo de una campaña, pues lleva a cuestionar si la planificación de la campaña tuvo en cuenta adecuadamente los recursos necesarios para ejecutarla. No obstante, determinados factores (tanto internos como externos) podrían obligar a ajustar el presupuesto, en particular si la campaña es muy prolongada, por ejemplo si un donante que ha prometido una contribución se retira, se han subestimado los gastos reales de comunicación o se han producido cambios administrativos, como la renuncia de personal o un aumento no previsto del alquiler de la oficina. Debería examinarse el presupuesto cada seis meses y luego ajustarse de conformidad con los datos reales si fuera necesario, para que siga siendo una proyección realista de los ingresos y gastos futuros.

Puntos importantes que deben tenerse en cuenta al elaborar un presupuesto:

• En campañas grandes y complejas, es aconsejable preparar una hoja del presupuesto por cada conjunto de actividades, entre otras cosas para i) investigación formativa, ) costos de producción de anuncios de interés público por televisión, ) costos de transmisión de esos anuncios, iv) producción de material impreso, v) diseño y mantenimiento del sitio web de la campaña, y vi) actividades de recaudación de fondos. Cada hoja debe incluir las distintas categorías de costo y todos los ingresos específicos de la actividad. Una hoja resumen debería agrupar todos estos presupuestos de actividades en una hoja, para mostrar los ingresos y gastos generales de la campaña.

• Para el seguimiento financiero eficaz, el presupuesto debería desglosarse en fases. Por ejemplo en una campaña de dos años, cada seis meses podrían agregarse los gastos del semestre en una columna complementaria de la hoja de cálculo. Para una gestión financiera eficaz, los presupuestos deben examinarse periódicamente y ajustarse rápidamente si se producen cambios importantes, por ejemplo un cambio de las actividades de la campaña o una disminución imprevista de los ingresos proyectados.

• El equipo de la campaña debería aprobar formalmente todas las revisiones del presupuesto, que debería distribuirse a todos los interesados pertinentes. Para evitar confusiones y la mala gestión financiera, es esencial incluir la fecha de aprobación en la hoja del presupuesto y marcar los proyectos de presupuesto como PROYECTOS que aún no han sido aprobada.

Modelo de Plantilla de presupuesto

Presupuesto para la campaña XYZ

Versión del presupuesto X, aprobada el [fecha]

GASTOS

Partida Costo unitario Número de unidades Costo total Año 1 Año 2

1. A. Personal

A.1 Administrador de la campaña …/mes

A.2 Coordinador de comunicaciones

A.3 Consultor para la evaluación Suma fija

B. Inversiones

B.1 Cámara digital de vídeo

C. Costos operacionales

C.1 Gastos de impresión de carteles

C.2 Gastos de viaje

C.3 Alquiler de sitios para actividades

C.4 Tiempo de emisión en radio

D. Costos de administración

D.1 Alquiler de espacio de oficina …/mes

D.2 Teléfonos e Internet …/mes

D.3 …

INGRESOS

Fuente del ingreso Total Año 1 Año 2

Contribución propia (cuotas de los miembros …)

Subvención del donante A

Subvención del donante B

Contribuciones de la comunidad

Donaciones de particulares

...

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