Derecho Notarial

Derecho Notarial y Conservatorio.

“Los Libros de los Notarios”

El título XI del Código Orgánico de Tribunales (COT) regula los llamados “Auxiliares de la administración de justicia” artículos 350 y siguientes, los NOTARIOS se encuentran definidos en el artículo 399 COT. Los notarios son ministros de fe pública encargados de autorizar y guardar en su archivo los instrumentos que ante ellos se otorgaren, de dar a las partes interesadas los testimonios que pidieren, y de practicar las demás diligencias que la ley les encomiende , de cuyo concepto se destacan los siguientes aspectos:

1. Ministro de fe por excelencia,

2. Autorizan los instrumentos que ante ellos se otorgaren.

Las funciones de los notarios las enumera el Art. 401 COT, de la cual destaca especialmente la Nº1 y 6 que destaca su rol de ministro de fe. Sin perjuicio de eso, otras funciones como la del Nº2 (inventario solemne definido en el Código de Procedimiento Civil a propósito de las gestiones voluntarias) y la Nº3, destacan por ser de práctica común para el Notario.

1.- Los libros que deben llevar los notarios, Artículos 429 a 431 COT.

De acuerdo a dichas normas existen básicamente:

• Libro de Índice Público:

 Se deben otorgar las escrituras públicas por orden alfabético de los otorgantes

 Se debe exhibir a quien lo solicite

 Debe llevar el nombre de lo otorgantes o persona jurídica.

• Libro de Índice Privado:

 Anotación de la Escritura Pública por orden alfabético de los otorgantes.

 Exhibición sólo por decreto judicial.

 Nombre de los otorgantes o persona jurídica.

• Libro Protocolo: Art.429 COT:

 Se insertan: Escrituras según orden numérico repertorio.

 Documentos protocolizados por orden numérico repertorio.

 Índice de escrituras públicas y documentos protocolizados.

 Cada dos meses deben empastarse, pudiendo pedir por medio del juez extenderse solo hasta un año.

 No más de 500 fojas, incluidas documentos protocolizados.

 Después de dos meses de cerrado el Protocolo, el notario debe certificar de las escrituras no otorgadas y esto va al final del Protocolo, indicando: número escritura, documento que contiene, enunciación de los que quedaron sin efecto.

• Libro de Repertorio: Art. 430 COT.

Él se forma dando a cada uno de estos instrumentos un número “por riguroso orden de presentación” Art. 430 COT. Acá la ley es muy estricta en las menciones y constancias que debe tener el repertorio, relacionado con el Art. 426 Nº6 en efecto, no es pública aquella escritura “que no se firme dentro de los 60 días siguientes a la fecha de anotación en el repertorio”, ya que sabemos que en repertorio se identifica la escritura de acuerdo al número que se le da, ello siguiendo el “riguroso orden de presentación”

Lo dicho significa que el notario lo primero que verifica es asignar a la escritura un número en el repertorio, y ello lo deberá cumplir “el día en que sea firmada (la escritura) por el primero de los otorgantes”, Artículo 405 inciso 2º COT.

Todo Notario debe llevar un libro repertorio de escrituras públicas y de documentos protocolizados, donde se le da un número a cada uno de estos instrumentos por orden de presentación.

Respecto a las escrituras, se deja constancia en el libro de la fecha en que se efectúa la anotación, las partes que la otorgan, si son más de dos se indicarán los nombres de los dos primeros comparecientes, junto con la expresión “y otros”, más el nombre del abogado si la hubieren redactado y la denominación del acto o contrato.

Respecto a los documentos protocolizados se dejará constancia de la fecha en que se presenten, las indicaciones para individualizarlos, el número de páginas y la identidad de la persona que pida su protocolización.

Este libro se cerrará diariamente indicándose en número de la última anotación, la fecha y firma del notario, si no hay anotaciones, se expresa esta circunstancia.

Si faltan anotaciones señaladas en el inciso segundo, no afecta la validez de una escritura pública otorgada, aunque es responsabilidad del notario.

• El notario también lleva otros libros como: Libro de instrucciones, en el cual las partes instruyen al notario, en relación a una escritura pública. Libro Vehículos Motorizados y Libro Protesto Letras.

2.- Referencia al Protocolo, concepto y características.

Libro Protocolo Art. 429 COT.

• Todo notario deberá llevar un protocolo, el que se forma insertando las escrituras según el orden numérico que les haya correspondido en el repertorio, también se agregarán los documentos protocolizados por orden numérico de repertorio, deberán empastarse cada dos meses, pudiendo pedir por medio del juez extenderse solo hasta un año, no se puede formar cada libro con más de quinientas fojas, incluido los documentos protocolizados, agregados al final en el mismo orden de repertorio. Cada foja se numerará en la parte superior con letras y números. Deberá llevar además un índice de escrituras públicas y documentos protocolizados, se inicia con un certificado del notario, donde se indique la fecha, la enunciación del contrato o escritura y nombre de los otorgantes de la escritura. Luego de dos meses de la fecha de cierre del protocolo el notario deberá certificar de las escrituras no otorgadas, esto va al final del protocolo, indicando el número de escritura, documento que contiene y enunciación de las que quedaron sin efecto.

3.- Referencia al libro llamado "índice",

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