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Unidad De Aprendizaje: 1 Manejo De Sistemas De Archivo. Propósito De La Unidad: Archivará Documentación Que Se Genere O Se Reciba En La Empresa De Acuerdo Al Sistema De Archivo Alfabético Y A Las Necesidades Del área De Trabajo Para Su rápida Locali


Enviado por   •  28 de Noviembre de 2013  •  523 Palabras (3 Páginas)  •  1.396 Visitas

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El archivo numérico es aquel en el que se utilizan números para crear el código de cada uno de los expedientes, en estos, cada número tiene un significado y de acuerdo al área y características del expediente son los números que se le colocan. Un ejemplo es: 5.2.1

En los que el cinco representa al área de frutas, el dos a manzanas y el uno a las manzanas rojas.

Generalmente este tipo de archivo es muy útil ya que posee un grado muy alto de confidencialidad y fácil expansión, y habitualmente se utiliza para correspondencia. Es muy útil ya que se en este sistemas también se organizan de acuerdo a áreas o asuntos.

El sistema de archivo numérico debe seguir una serie de pasos para realizarse; primeramente se deben inspeccionar cada uno de los documentos que posee el archivo, más tarde se lee y codifican los documentos de acuerdo a áreas y cada una de ellas se organiza en expedientes individuales. Posteriormente se colocan en carpeta y se les da un código, se realiza en índice numérico y el tarjetero.

Generalmente existen diversos tipos de archivo numérico, los cuales consisten en archivarse por turno de recepción, es decir de acuerdo a la fecha en la que llegan, se organizan ya sea por meses, días u otros pero siempre procurando que estén en orden que llegan, otro parecido es el cronológico, la diferencia es que en este último se organizan de acuerdo a la fecha histórica en la que se realizó. Además puede organizarse por el turno y el año en que ingreso, otra variante es el turno y el mes en que ingreso el expediente. Además puede organizarse por materia y aunado a esto ya sea el año o mes.

Otra forma de codificar es colocando dos dígitos o tres de acuerdo a las áreas y sub-áreas en las que se divide nuestra gaveta.

El sistema de archivo numérico debe organizarse forzosamente en orden numérico, y además deberá contener un índice en el que se deberán acomodar cada uno de los códigos y la persona a la que corresponde dicho expediente, todo en orden consecutivo.

Además deberá contar con un tarjetero, que estará formado, como su nombre lo dice, de tarjetas que deberán contener una serie de datos, como nombre del expediente, código al que le corresponde y además una lista de los archivos que contiene. Este tarjetero deberá estar en orden alfabético, de acuerdo al nombre del expediente tomando en cuenta las reglas del sistema alfabético. Este tarjetero servirá para la consulta del archivo ya que para ello se deberá, primeramente invertir el nombre del expediente, este deberá buscarse en el tarjetero; más tarde deberá verificarse el código del expediente y finalmente se busca el código en la gaveta.

Otra cosa que deberá realizarse es de acuerdo a las áreas, departamentos o asunto se coloca un color para determinar los expedientes que corresponden a cada una de ellas, y para

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