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ANALISIS DE DESCRIPCION DE CARGOS


Enviado por   •  12 de Abril de 2014  •  3.933 Palabras (16 Páginas)  •  376 Visitas

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Introducción

Cada individuo se inserta en el campo laboral con mayores expectativas laborales día a día. La adaptación social, las exigencias de profesionales, y las paulatinas responsabilidades asociadas a cada uno de los cargos que se solicitan aumentan constantemente. Dentro de una misma empresa cada individuo se diferencia del otro, y esto se ve reflejado en cada uno de los perfiles de cargo que se solicitan a la hora de requerir personal en una entidad; si bien es cierto el perfil de cargo es solo un requerimiento que se exige a la hora de postular, lo que realmente es relevante es el análisis de cargo, que se fija en las cualidades que debe cumplir el postulante a la hora de desarrollar las tareas encomendadas y aceptar las responsabilidades futuras. Cada análisis y descripción de cargo se realizar rigurosamente bajo la representación cartográfica, la que entrega cada uno de los pasos a seguir al momento de requerir un postulante a cada empresa. Su fin es responder que métodos y sistemas se emplearan para que el postulante realice las funciones solicitadas. La estructura del análisis de cargo se refiere a cuatro áreas o requisitos que se aplicar en cualquier orden de tipo o nivel de cargo, las cuales corresponden a requisitos intelectuales, requisitos físicos, responsabilidades implícitas y condiciones de trabajo.

El informe que revisaran a continuación cuenta con 3 objetivos fundamentales, otorgar a cada lector una guía de diferenciación entre descripción de cargo y análisis de cargo, reconocer los objetivos propios e innatos de una postulación a un cargo requerido e informar cada uno de los métodos en los cuales se basa este sistema para definir que un postulante es óptimo o no para un cargo requerido.

Este informe se realizó previa pauta entregada por encargado de asignatura, basándose en la metodología solicitada, y en horas externas a las comprendidas a la jornada que corresponde por horario.

Marco Teórico

Descripción de Cargos: consiste en enumerar las tareas, deberes y responsabilidades de un cargo.

Análisis de Cargos: Consiste en la obtención, evaluación y organización de la información sobre los cargos.

Conocimiento: Conjunto de datos o noticias relacionados con algo, especialmente conjunto de saberes que se tienen de una materia o ciencia concreta.

Experiencia: Conocimiento de algo, o habilidad para ello, que se adquiere al haberlo realizado, vivido, sentido o sufrido una o más veces

Habilidades: hace referencia a la maña, el talento, la pericia o la aptitud para desarrollar alguna tarea. La persona hábil, por lo tanto, logra realizar algo con éxito gracias a su destreza.

Destrezas: Habilidad y experiencia en la realización de una actividad determinada, generalmente automática o inconsciente

Reclutamiento: puede definirse como un conjunto de procedimientos utilizados con el fin de atraer a un número suficiente de candidatos idóneos para un puesto específico en una determinada organización.

Personal: Se conoce como personal al conjunto de las personas que trabajan en un mismo organismo, empresa o entidad.

Tarea: Conjunto de actividades individuales que ejecuta el ocupante del cargo.

Atribuciones: actividades individuales que ejecuta el ocupante del cargo.

Función: es un conjunto de tareas o atribuciones que el ocupante del cargo ejerce de manera sistemática y reiterada.

Cargo: conjunto de funciones con posición definida dentro de la estructura organizacional.

ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS

Descripción de Cargos: Consiste en enumerar las tareas, deberes y responsabilidades de un cargo que lo van a diferenciar de otro, dentro de la misma empresa. Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos más relevantes de éste.

Se debe tener en cuenta que en una descripción de cargo el formato que se utilizará debe preservar la misma estructura dentro de la empresa para así lograr la comparabilidad de los datos.

Análisis de Cargos: Es un proceso el cual consiste en la obtención, evaluación y organización de la información sobre los Cargos de una organización. Determina cuales son los deberes, tareas, actividades, naturaleza de los Cargos y los tipos de personas que deben ser contratadas para ocuparlos. Este análisis es la base para la evaluación y la clasificación que se harán de los cargos para efectos de comparación.

Como diferencia podemos citar que la descripción de cargo se encarga de este mismo como tal, sin dar importancia a otros factores externos, mientras que el análisis de cargo se fija únicamente en las cualidades con las que debe cumplir el futuro ocupante para desarrollar las tareas y aceptar las responsabilidades antes descritas.

La especificación del cargo resulta en las características indispensables que el postulante a un cargo debe poseer para su eficaz desempeño y entre ellas se destacan: conocimientos, experiencias, habilidades y destrezas, entre otras habilidades que requieren para el cargo al cual postula.

La descripción de cargo incluye las especificaciones del contenido de cada cargo, los métodos de trabajo y las relaciones en los demás cargos; y puede ser definido como un proceso organizacional del trabajo a través de las tareas necesarias para desempeñar un cargo específico y para lo cual es importante definir cuatro condiciones básicas:

• El conjunto de tareas o atribuciones que el ocupante deberá desempeñar (contendido del cargo).

• Cómo deben desempeñarse las tareas o las atribuciones (métodos y procesos del trabajo).

• A quién deberá reportar el ocupante del cargo (responsabilidad); es decir, quién es su superior inmediato.

• A quién deberá supervisar y dirigir al ocupante del cargo; es decir, quiénes son sus subordinados.

Podemos decir que la descripción de los cargos consiste de manera fundamental en la proyección o visualización de las dimensiones del cargo considerando su contenido, los métodos y procedimientos, sus clientes y proveedores (internos o externos), las responsabilidades, la autoridad y los resultados esperados, en base a las cuales se realiza la visualización de los cargos de manera independientes y vinculados a las diversas dependencias o unidades dentro de la organización.

Utilidad y uso del análisis y descripción de cargos

Partiendo de que el análisis y descripción de cargos es la representación cartográfica de lo que se ejecuta en la organización, es importante enumerar, a título ilustrativo y no limitativo su utilidad y uso:

Ayuda al reclutamiento: Definiendo el mercado de Recursos Humanos, en el cual se debe reclutar, así como los datos necesarios para elaborar los avisos o emplear las técnicas de reclutamiento. Dónde buscar

Ayuda a la selección del personal: Perfil y características del ocupante al cargo, requisitos exigidos, definición de las pruebas y los test de selección. A quién captar

Brinda material para el entrenamiento: Contenidos de programas de entrenamiento, conocimientos y habilidades exigidos al ocupante y actitudes frente al cliente. En qué entrenar y desarrollar.

Sirve de base para evaluación y clasificación del cargo: Definición de franjas salariales, elección de cargos referenciales para integración de salarios. Cómo clasificar y valorar.

Evalúa el desempeño: Definición de criterios y estándares de desempeño para evaluar a los ocupantes, las metas y los resultados que se deben alcanzar. Especificación que se utilizan como factores de evaluación de cargos. Qué evaluar.

Sirve de base para programas de higiene y seguridad: Informa sobre condiciones de insalubridad y peligrosidad comunes a determinados cargos. Cómo prevenir.

Guía al gerente y a los trabajadores: Informa sobre el contenido de los Cargos y el desempeño que se espera de los ocupantes.

La descripción de cargo

La descripción de cargo no es más que enumerar detalladamente las tareas y responsabilidades que conforman al mismo y de esta manera diferenciar un cargo de los otros. Esta descripción debe incluir:

• Cuáles son las funciones del ocupante

• Cuando hace el ocupante estas funciones.

• Porque el ocupante hace dichas funciones (objetivo).

• Como hace el ocupante sus funciones.

Como antes fuera señalado, el concepto de cargo se basa en algunas nociones fundamentales:

• Tarea: conjunto de actividades individuales que ejecuta el ocupante del cargo; simples o rutinarias.

• Atribuciones: actividades individuales que ejecuta el ocupante del cargo. Incluyen actividades más diferenciadas.

• Función: es un conjunto de tareas (cargos por horas) o atribuciones (cargos por meses) que el ocupante del cargo ejerce de maneras sistemáticas y reiteradas o repetitivas.

• Cargo: conjunto de funciones con posición definida dentro de la estructura organizacional, es decir, en el organigrama. Incluye entonces a quién rinde cuenta de su labor (responsabilidad), así como a quiénes dirige (autoridad).

En conclusión, se podría afirmar que la descripción del cargo es básicamente hacer un inventario de los deberes y las responsabilidades que comprende.

Es así, que la descripción del cargo implica obtener respuestas a las interrogantes siguientes:

• ¿Por qué lo hace? Forma de lograr el objetivo o propósito del cargo. Conversión o conservación de materiales, prevención de errores, desarrollo de nuevos métodos o mejora de los existentes. Para la obtención de esta información tan valiosa es necesario responder a las interrogantes siguientes: ¿Por qué se hace el trabajo?: ¿Cuál es el propósito general?; ¿Por qué se hace cada tarea?; ¿Cuál es el propósito de cada una de ellas?; y ¿Cuál es la relación existente de cada una de las tareas con las demás, así como con el puesto de trabajo en su conjunto?

• ¿Qué hace el ocupante del cargo? Se refiere al esfuerzo físico y/o mental relacionado con el puesto. La mayor parte de los trabajos incluyen más de una tarea y cada tarea a su vez, envuelve una serie de actividades (físicas y/o mentales), que necesariamente deben ser descritas de manera de permitir una visión clara y coherente de ellas, siendo entonces importante presentarlas de manera cronológicas o agrupadas según su naturaleza. Entre las actividades físicas se tienen: trasladar material (llevar – traer), cortar, doblar, unir, separar, preparar, cargar, bajar, limpiar, etc. Así entre las actividades mentales se destacan: coordinar, dirigir, analizar, planear, etc.

• ¿Cómo lo hace? Implica los métodos aplicados en la ejecución de las tareas. Físicamente tienen que ver con el uso de métodos, máquinas, herramientas y/o equipos como dispositivos de medición, además de los movimientos del trabajador. Mentalmente, se relaciona con el saber aplicar un conocimiento específico o la solución de problemas e incluye la aplicación de fórmulas y cálculos, juicios o decisiones, selección o eliminación, etc.

• ¿Cuándo lo hace? Periodicidad en la ejecución de las tareas (frecuencia).

Estructura del Análisis de Cargos

La descripción de cargo es una simple exposición de la tarea o funciones que desempeña el ocupante de un cargo, en tanto que el análisis de cargo es una verificación comparativa de las exigencias, es decir, los requisitos que dichas tares o funciones imponen al ocupante; en otras palabras, cuales son los requisitos físicos e intelectuales que debe tener el empleado para el desempeño adecuado del cargo, cuales son las responsabilidades que el cargo le impone y en que condiciones debe desempeñar el cargo.

En general el análisis de cargo se refiere a cuatro áreas de requisitos aplicadas casi siempre a cualquier tipo o nivel de cargo:

• Requisitos Intelectuales.

• Requisitos Físicos.

• Responsabilidades Implícitas.

• Condiciones de Trabajo.

Cada una de estas áreas está dividida generalmente en varios factores de especificaciones, los cuales son puntos de referencias que permiten analizar una gran cantidad de cargos de manera objetiva, son verdaderos instrumentos de medición, elaborado de acuerdo a la naturaleza de los cargos existentes en la empresa. Si varia la naturaleza de los cargos que van analizarse, cambiaran no solo los factores de especificaciones considerados, sino también su amplitud de variación y sus características de comportamiento.

Requisitos Intelectuales:

Los requisitos intelectuales tienen que ver con las exigencias del cargo en lo referente a los requisitos intelectuales que el empleado debe poseer para desempeñar el cargo de manera adecuada. Entre los requisitos intelectuales están los siguientes factores de especificación:

• Instrucción Básica.

• Experiencia Necesaria.

• Adaptación al Cargo.

• Iniciativa Necesaria.

• Actitudes Necesarias.

Requisitos Físicos:

Estos requisitos tienen que ver con la cantidad y la continuidad de energía y esfuerzo físico y mental requerido, y la fatiga provocada, así como la constitución física que necesita el empleado para desempeñar el cargo adecuadamente. Entre los requisitos físicos se encuentran los siguientes factores de especificaciones:

• Esfuerzo Físico Necesario.

• Capacidad Visual.

• Destreza o Habilidad.

• Constitución Física Necesaria.

Responsabilidades Implícitas:

Se refiere a la responsabilidad que tiene el ocupante del cargo (además de el trabajo normal y de sus funciones) por la supervisión directa o indirecta de el trabajo de sus subordinados, por el material, por las herramientas o equipos que utiliza, por el patrimonio de la empresa, el dinero, los títulos valores o documentos, la pérdidas o ganancias de la empresa, los contactos internos o externos, y la información confidencial.

• Supervisión de Personal

• Material, herramientas o equipos.

• Dinero, títulos, valores o documentos.

• Contactos Internos o externos.

• Información Confidencial.

Condiciones de Trabajo:

Se refiere a las condiciones ambientales del lugar en donde se desarrolla el trabajo y sus alrededores, que pueden hacerlo desagradable, molesto o sujeto a riesgo, lo cual exige que el ocupante del cargo se adapte bien para mantener su productividad y rendimiento en sus funciones.

• Ambiente de Trabajo

• Riesgos

Métodos del Análisis de Cargos

Método de Observación Directa:

Es uno de los métodos más utilizados, tanto por ser el más antiguo históricamente como por su eficiencia. Su aplicación resulta mucho más eficaz cuando se consideran estudios de micro movimientos, y de tiempos y métodos. El análisis del cargo se efectúa observando al ocupante del cargo, de manera directa y dinámica, en pleno ejercicio de sus funciones mientras el analista de cargos anota los datos clave de su observación en la hoja de análisis de cargos. Es más recomendable para aplicarlo a los trabajos que comprenden operaciones manuales o que sean sencillos repetitivos. Algunos cargos rutinarios permiten la observación directa, pues el volumen de contenido manual puede verificarse con facilidad mediante la observación. Dado que no es todos los casos la observación responde a todas las preguntas ni disipa todas las dudas, por lo general va acompañada de entrevistas y análisis con el ocupante del cargo o con el supervisor.

Características:

• Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente (analista de cargos) y al hecho de que esta sea ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo.

• No requiere que el ocupante del cargo deje de realizar sus labores.

• Método ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos.

• Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la formula básica del análisis de cargos (que hace, como lo hace y por qué lo hace).

Ventajas:

• Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente (analista de cargos) y al hecho de que esta sea ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo.

• No requiere que el ocupante del cargo deje de realizar sus labores.

• Método ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos.

• Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la formula básica de cargos (que hace, como lo hace y por qué lo hace).

Desventajas:

• Costo elevado porque el analista de cargos requiere invertir bastante tiempo para que el método sea completo.

• La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del cargo, no permite obtener datos importantes para el análisis.

• No se recomienda aplicarlo en argos que no sean sencillos ni repetitivos.

• Se aconseja que este método se aplique en combinación con otros para que el análisis sea más completo y preciso.

Método del Cuestionario:

Para realizar el análisis, se solicita al personal (en general, los que ejercen el cargo que será analizado, o sus jefes o supervisores) que diligencie un cuestionario de análisis de cargos y registre todas las indicaciones posibles acerca del cargo, su contenido y sus características.

Cuando se trata de una gran cantidad de cargos semejantes, de naturaleza rutinaria y burocrática, es más rápido y económico elaborar un cuestionario que se distribuya a todos los ocupantes de esos cargos. El cuestionario debe elaborarse de manera que permita obtener respuestas correctas e información útil. Antes de aplicarlo, deben conocerlo al menos un ocupante del cargo y su superior para establecer la pertinencia y adecuación de las preguntas, y eliminar los detalles innecesarios, las distorsiones, la falta de relación o las posibles ambigüedades de las preguntas.

Características:

• La recolección de datos sobre un cargo se efectúa mediante un cuestionario de análisis del cargo, que llena el ocupante o su superior.

• La participación del analista de cargos en la recolección de datos es pasiva (recibe el cuestionario); la del ocupante es activa (llena de cuestionario).

Ventajas:

• Los ocupantes del cargo y sus jefes directos pueden llenar el cuestionario conjunta o secuencialmente; de esta manera se proporciona una visión más amplia de su contenido y de sus características, además de que participan varias instancias jerárquicas.

• Este método es el más económico para el análisis de cargos.

• También es el que más personas abarca, pues el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de cargos y devuelto con relativa rapidez, tan pronto como lo hayan respondido. Esto no ocurre con los demás métodos de análisis de cargos.

• Es el método ideal para analizar cargos de alto nivel, sin afectar el tiempo no las actividades de los ejecutivos.

Desventajas:

• No se recomienda su aplicación en cargos de bajo nivel, en los cuales el ocupante tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.

• Exige que se planee y se elabore con cuidado.

• Tiende a ser superficial o distorsionado en lo referente a la calidad de las respuestas escritas.

Método de la Entrevista:

El enfoque más flexible y productivo en el análisis de cargos es la entrevista que el analista hace al ocupante del cargo. Si está bien estructurada, puede obtenerse información acerca de todos los aspectos del cargo, la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que comprende el cargo, y de los porqués y los cuando. Puede hacerse con relación a las habilidades requeridas para ocupar el cargo, permite intercambiar información obtenida de los ocupantes de otros cargos semejantes, verificar las incoherencias en los informes y, si es necesario, consultar al supervisor inmediato para asegurarse de que los detalles obtenidos son validos. Garantiza una interacción frente a frente entre el analista y el empleado, lo cual permite la eliminación de dudas y desconfianzas, principalmente frente a empleados obstructores y obstinados. En la actualidad, los responsables de elaborar los planes de análisis de cargos prefieren este método basado en el contacto directo y en los mecanismos de colaboración y participación.

El método de la entrevista directa consiste en recolectar los elementos relacionados con el cargo que se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal con el ocupante o con su jefe directo. Puede realizarse con uno de ellos o con ambos, juntos o separados.

Características:

• La recolección de datos se lleva a cabo mediante una entrevista del analista con el ocupante del cargo, en la que se hacen preguntas y se dan respuestas verbales.

• La participación del analista y del ocupante del cargo es activa.

Ventajas:

• Los datos relativos a un cargo se obtienen de quienes lo conocen mejor.

• Hay posibilidades de analizar y aclarar todas las dudas.

• Este método es el de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el análisis, debido a la manera racional de reunir los datos.

• No tiene contraindicaciones, Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel.

Desventajas:

• Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de modo negativo, no la comprenda ni acepte sus objetivos.

• Puede generar confusión entre opiniones y hechos.

• Se pierde demasiado tiempo, si el analista de cargos no se prepara bien para realizarla.

• Costo operativo elevado: exige analistas expertos y parálisis del trabajo del ocupante del cargo.

Otros Métodos:

Método Della Vos:

Bajo un sistema militar, requería obtener un producto mucho más uniforme, de mejor calidad que le permitiese capacitar a los trabajadores en el menor tiempo posible, lo que lo llevó a crear un método de aprendizaje: analizó todos los procesos en ejercicios de herramientas y de construcción según la dificultad. Su objetivo final se concreto en desarrollar la iniciativa en los participantes, además de crear sentido de responsabilidad.

Método de Allen:

Con miras a elevar la producción industrial, se centro en el adiestramiento rápido de los obreros, para lo cual consideró: a) determinar lo que se enseñaría, b) clasificar los conocimientos necesarios y su contenido y c) desarrollar las precauciones necesarias según cada ocupación.

Método de Selvidge:

Clasificó las ocupaciones en unidades de operación y unidades de información. La primera referida a la aplicación de maquinas y/o herramientas, en tanto que la segunda, la información; contiene las enseñanzas que permiten ejecutar esas operaciones. Su aplicación se centro en: a) elaborar un listado de cosas necesarias que debía conocer el ocupante de un cargo, b) preparar las instrucciones específicas que se requería para cada cargo, c) construir un listado informativo que dieran respuesta a un número de preguntas importantes y d) inventariar los posibles problemas existentes relativos a la ciencia o matemática

Método de Fryklund:

Partiendo de los estudios de Allen y Selvidge, contribuyó a la enseñanza vocacional con la división de los oficios en producción y servicios. El primero dedicado a la mano factura (cambio o transformación de materiales) y el segundo, orientado a la reparación, reconstrucción, instalación y mantenimiento

Etapas del Análisis de Cargos

Etapa de Planeación:

Fase en que se planea cuidadosamente todo el trabajo del análisis de cargos; es una fase de oficina y de laboratorio. La planeación del Análisis de cargos requiere los siguientes pasos:

• Determinación de los cargos que deben describirse, analizarse e incluirse en el programa de análisis, así como de sus características, naturaleza, tipología, etc.

• Elaboración del organigrama de cargos y ubicación de los cargos en el mismo. Al ubicar un cargo en el organigrama se logran definir los siguientes aspectos: Nivel jerárquico, autoridad, responsabilidad y área de actuación.

• Elaboración del cronograma de trabajo. Que especifica por dónde se iniciará el programa de análisis, el cual podrá comenzar en las escalas superiores y descender gradualmente hasta las inferiores, o viceversa.

• Elección de los métodos de análisis que van a aplicarse. En general, se eligen varios métodos de análisis porque es difícil que los cargos tengan naturaleza y características semejantes. La elección recaerá en los métodos que presenten las mayores ventajas.

• Selección de los factores de especificaciones que se utilizarán en el análisis, basada en dos criterios: Criterio de Universalidad y Criterio de Discriminación.

• Dimensionamiento de los factores de especificaciones. Determinar el campo o actitud de variación de cada factor dentro del conjunto de cargos que se pretendan analizar. La actitud de variación corresponde a la distancia comprendida entre el límite inferior y superior que un factor presenta en un conjunto de cargos.

• Gradación de los factores de especificaciones. Consiste en transformarlos de variable continua en variable discreta o discontinua. Un factor de especificaciones se gradúa para facilitar y simplificar su aplicación.

Etapa de Preparación:

En esta fase se aprestan las personas, los esquemas y los materiales de trabajo:

• Reclutamiento, selección y entrenamiento de los analistas de cargos que conformarán el equipo de trabajo.

• Preparación del material de trabajo (formularios, folletos, materiales, etc.).

• Disposición del ambiente (informes a la dirección, a la gerencia, a la supervisión y a todo el personal incluido e el análisis de cargos).

• Recolección previa de datos (nombres de los ocupantes de los cargos que se analizarán, elaboración de una relación de los equipos, herramientas, materiales, formularios, etc., utilizado por los ocupantes de los cargos).

Etapa de Ejecución:

En esta fase se recolectan los datos relativo a los cargos que van a analizarse y se redacta el análisis.

• Recolección de datos sobre los cargos mediante el método de análisis elegido.

• Selección de los datos obtenidos.

• Redacción provisional del análisis, hecha por el analista de cargos.

• Presentación de la redacción provisional del análisis al supervisor inmediato para que la ratifique o la rectifique.

• Redacción definitiva del análisis del cargo.

• Presentación de la redacción definitiva del análisis del cargo para la aprobación (al comité de cargos y salarios al ejecutivo o al organismo responsable de oficializarlo en la organización).

Conclusión

Por lo tanto podemos decir que donde haya una necesidad de personal y se requiera producir de la manera más eficiente, tendremos que evaluar el cargo que se necesite ocupar, se tendrá que generar el procedimiento de indicar los objetivos claros que se necesitan cumplir, a través de un análisis y descripción de cargos, esto nos permite, contratar al personal más adecuado para la labor que se requiere realizar, de acuerdo a lo establecido en esta, estos procedimientos de análisis y descripción de los cargos, nos permitirá ser más certeros a la hora de elegir el candidato que se está

Requiriendo, esto es primordial en una empresa, ya que a través de una descripción se modifica y se compone la “estructura organizativa” de una empresa.

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