ANALISIS FACTORIAL

Universidad del Sur

UNIVERSIDAD JOVEN CON ESPIRITU DE GRANDEZA

JAQUELIN BALLINAS FUENTES

AUDITORIA ADMNISTRATIVA

ANALISIS FACTORIAL.

ELABORADO POR:

7to cuatrimestre

Lic. Administración De Empresas

TUXTLA GUTIERREZ, CHIAPAS. A 21 DE FEBRERO EL 2013.

ANALISIS FACTORIAL

Antecedentes

• Antecedentes

Con el propósito de ubicar como se ha ido enriqueciendo a través del tiempo, es conveniente revisar las contribuciones de los autores que han incidido de manera más significativa a lo largo de la historia de la administración.

• En el año de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sentó las bases para lo que él llamó “auditoría administrativa”, la cual, en sus palabras, consistía en “una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable.”

• Más adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administración, señala que “La confrontación periódica de la planeación, organización, ejecución y control administrativos de una compañía, con lo que podría llamar el prototipo de una operación de éxito, es el significado esencial de la auditoría administrativa.”

• Dos años después, en 1955, Harold Koontz y Ciryl O´Donnell, también en sus Principios de Administración, proponen a la auto-auditoría, como una técnica de control del desempeño total, la cual estaría destinada a “evaluar la posición de la empresa para determinar dónde se encuentra, hacia dónde va con los programas presentes, cuáles deberían ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos.”

• El interés por esta técnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a preparar El Análisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de “las causas de una baja productividad para establecer las bases para mejorarla” a través de un método que identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operación de una organización.

• Transcurrido un año, en 1959, ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a la evolución de la auditoría administrativa: 1) Víctor Lazzaro publica su libro de Sistemas y Procedimientos, en el cual presenta la contribución de William P. Leonard con el nombre de auditoría administrativa y, 2) The American Institute of Management, en el Manual of Excellence Managements integra un método para auditar empresas con y sin fines de lucro, tomando en cuenta su función, estructura, crecimiento, políticas financieras, eficiencia operativa y evaluación administrativa.

• El atractivo por el tema se extiende al ámbito académico y, en 1960, Alfonso Mejía Fernández, de la Escuela Nacional de Comercio y Administración de la Universidad Nacional Autónoma de México, en su tesis profesional La Auditoría de las Funciones de la Gerencia de las Empresas, realiza un recuento de los aspectos estructurales y funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe contemplar para aplicar una auditoría administrativa.

CONCEPTO

Método para evaluar la eficiencia y la eficacia con que operan las organizaciones.

“consiste en examinar y evaluar los factores que intervienen e influyen en la administración de un organismo social y que son:

• 1. Medio ambiente: conjunto de influencias externas que actúan sobre la operación de la empresa.

• 2. Política y dirección: orientación y manejo de la empresa mediante la dirección y vigilancia de sus actividades.

• 3. Productos y procesos: selección y diseño de los bienes que se han de producir y de los métodos usados en la fabricación de los mismos.

• 4. Financiamiento: manejo de los aspectos monetarios y crediticios.

• 5. Medios de producción: como inmuebles, equipo, maquinaria, herramienta e instalaciones de servicios.

• 6. Fuerza de trabajo: personal ocupado en la empresa.

• 7. Suministros: materias primas, materiales auxiliares y servicios.

• 8. Actividad productora: transformación de los materiales en productos que puedan comercializarse.

• 9. Mercado: orientación y manejo de la venta y la distribución de los productos.

• 10. Contabilidad y estadística: comprende el registro e información de los hechos y operaciones económicas y financieras de la empresa

Principios

El análisis factorial se debe realizar a partir del rendimiento y la productividad del conjunto de operaciones de la empresa. Los factores a evaluar pueden variar de acuerdo con el giro de la empresa. La objetividad del auditor es indispensable al evaluar cada factor. Es importante considerar el enfoque holísitico de las organizaciones en el sentido de que un factor influye en los resultados de otro.

DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA

EL ANÁLISIS FACTORIAL Y EL DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA

Se ha tratado constantemente de anunciar teorías y reglas, sobre la manera de optimizar la operación de una empresa, tanto en su conjunto como en cada una de sus partes. Sin embargo no todas las teorías han coincidido en su enfoque principal, ya que algunas se ocupan de problemas tecnológicos de producción, otras consideran a la contabilidad como el elemento vital, otras a las ventas, para otros autores al aspecto humano es tomado como el aglutinante que permite la unión de los elementos tecnológicos y administrativos. Sin embargo se señalan como principales factores del incremento de la productividad a:

a. El perfeccionamiento tecnológico o progreso técnico.

b. La relación de la organización técnica y administrativa.

c. La división del trabajo.

d. El aumento del rendimiento personal de los trabajadores.

e. La correcta organización gremial obrera.

f. La solidaridad y espíritu de colaboración dentro de la empresa, entre patrones y obreros.

g. El grado de ocupación total.

h. La elasticidad de adaptación de la mano de obra.

i. El aumento de la capacidad de ahorro y su correcta utilización para acrecentar la mecanización.

j. El progreso en la economía nacional e internacional.

k. La distribución equitativa de los beneficios resultantes de una mayor productividad, entre el capital, el trabajo y los consumidores.

Existe un método de diagnosticar una empresa por medio del Análisis Factorial aplicado a las funciones básicas de la misma.

Mediante el análisis factorial es posible determinar la acción e interacción de todas y cada una de las funciones que participan en la actividad económica de la empresa y proporcionar a la dirección una guía que la oriente hacia la óptima administración de dichas funciones.

Las características principales de este método es el considerar que la resultante de la operación de una empresa es la combinación de muchos esfuerzos internos orientados en diferentes direcciones y en los que una acción particular e independiente no forzosamente trae consigo un cambio en este resultante.

Las funciones consideradas posiblemente no coincidan con otros criterios de análisis, pero aunque todos ellos se basan en un pensamiento lógico, la agrupación de las actividades en funciones arbitraria y como todas, discutible si no se satisface el objetivo para el cual ha sido hecha.

LOCALIZACIÓN DE FUNCIONES

Para la localización real de las funciones se hará uso de la definición de la función y del organigrama de la empresa. Por ejemplo, la función Dirección se encuentra localizada en todos los niveles y puestos que tienen bajo su responsabilidad a un grupo de hombres.

El algunas empresas, sobre todo pequeñas, el gerente-dueño centraliza toda la responsabilidad de la Dirección, y por lo tanto, en este caso la fuente de información será dicho gerente.

Otro ejemplo, la función de personal está localizada en diferentes puntos y niveles que pueden ser la gerencia, contabilidad, departamento legal, producción y seguridad industrial. En este caso es necesario definir con claridad los puestos involucrados.

En términos generales, la localización y definición de funciones puede ser hecha o asesorada por las siguientes personas:

RECOPILACIÓN DE DATOS.

Un diagnóstico, así como cualquier otro análisis, no podrá ser mejor que la veracidad y oportunidad de la información con que se cuente.

La recopilación de datos debe ser hecha directamente con los responsables de las funciones mediante cuestionarios que investiguen poca o buena eficiencia de los elementos y sus componentes. Pueden utilizarse los cuestionarios otros que sean diseñados con la misma finalidad para un caso específico.

ANÁLISIS FACTORIAL

Para el análisis de los factores recopilados en los cuestionarios, se valorizarán los elementos y componentes en existentes e inexistentes. Los elementos existentes serán estimados en grados de satisfacción: bueno, regular, y malo, a criterio del responsable de la función.

Los elementos satisfactorios valen un punto, los regulares medio punto y los malos un cuarto de punto. Los elementos inexistentes no tienen valor. El cálculo del porcentaje de eficiencia de la función o de sus elementos se hace mediante la siguiente fórmula:

en donde:

E= porcentaje de eficiencia.

a= número de elementos satisfactorios.

b= número de elementos regulares.

c= número de elementos malos.

n= número total de elementos analizados.

...