Administracion De Activo Circulante

1. EL DINERO

2.

El dinero tiene su origen en el deseo del ser humano de poseer algo que representa riqueza. El dinero que representa esta riqueza no es por si valioso, sino por lo que representa, en este sentido, una persona que tiene Bs. 1.000.000 tiene derecho sobre los bienes y/o servicios que en Venezuela puede adquirir por un valor de Bs. 1.000.000.

El dinero tiene cuatro (4) cualidades importantes, como son:

• Relativamente portátil y duradero.

• Que sea aceptado por lo menos en su área de influencia.

• Que sea relativamente escaso (limites en la cantidad de dinero que circula).

• Muy divisible.

De igual forma el dinero tiene tres (3) funciones básicas, tal como se expone a continuación:

• Es un medio de intercambio.

• Sirve de unidad de contabilidad (puede expresar en términos iguales los valore diferentes de diversos bienes y servicios).

• Es un almacén de valor (permite conservar un poder adquisitivo generalizado para satisfacer necesidades futuras).

El dinero se clasifica de acuerdo a su grado de liquidez, con base en lo siguiente:

• Moneda menuda (efectivo).

• Depósitos bancarios (cuentas corrientes / tarjetas de créditos / cuentas de ahorros).

• Cuentas de ahorros, bonos, acciones, etc.

2. ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS CIRCULANTES

¿Por qué se le dedica tiempo a la administración de los activos circulantes? Normalmente en las empresas comerciales, a menos que están sean de gran magnitud industrial, el activo circulante representa entre el 60% y el 80% del activo total y en consecuencia consumen más del 80% del tiempo de la gerencia de activos.

Por lo tanto requieren atención a diario (ventas a contado, pagos, depósitos, transferencias, pagos de gastos, salarios, ventas a créditos, etc.), pueden ser difícil de automatizar, mecanizar o delegar, aparte de que el nivel de los activos circulantes es volátil (las condiciones de la empresa siempre están cambiando), y ninguna empresa puede prescindir de los activos circulantes.

3. ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS CIRCULANTES

El objetivo de la administración eficaz de los activos circulantes es maximizar la ganancia neta proveniente de esos activos, o sea maximizar la función:

En este sentido existen dos enfoques principales en cuanto a la administración de los activos circulantes:

1. Maximizar la ganancia neta por concepto de cada grupo de activos, lo cual significa lograr el nivel óptimo del activo, tal como se muestra a continuación:

2. Maximizar la Ganancia Neta

3. Minimizar los Costos por Bolívar de Activo

Minimizar los costos (por bolívar de activo) relacionados con el activo circulante, lo cual significa lograr el nivel óptimo de activos circulantes para reducir al mínimo los costos asociados con ellos, tal como se muestra a continuación:

4. COSTOS POR ADMINISTRAR INADECUADAMENTE LOS ACTIVOS CIRCULANTES

La tarea del gerente financiero es encontrar el punto óptimo de activos circulantes, en el cual hay activo suficiente, pero no demasiado.

Se incurren en costos de igual manera si el negocio mantiene insuficiente activo como si mantiene demasiado activo circulante.

ADMINISTRACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

La administración de las cuentas por cobrar exige la aplicación del principio, como activo circulante que es, "ni poco ni mucho", por lo siguiente:

1. Si la empresa otorga pocas ventas a crédito está perdiendo ventas, y en consecuencia dejando de percibir ingresos potenciales.

o Cuentas incobrables.

o Capital inmovilizado.

o Altos gastos de administración y cobranzas.

2. Por el contrario si la empresa se excede en otorgar créditos, se producirán pérdidas por:

Para encontrar el nivel optimo de ventas a crédito, es decir lo que serán las cuentas por cobrar, el administrador financiero efectúa varios pasos:

1. Evalúa la política de otorgamiento de créditos de la empresa en términos integrales, es decir, considera las condiciones socio-económicas y culturales de la zona, en conjunto con la naturaleza de su producto o servicio. por ejemplo una tienda de ventas de muebles en una comunidad de bajos ingresos, seguramente vende más si vende a crédito. por supuesto el comerciante también considera el ambiente jurídico-legal de la zona, lo cual influye en las posibilidades de cobrar las cuentas abiertas.

2. Evalúa las perspectivas financieras (vendedor recibe promesas, el comprador recibe mercancía).

6.1. Las Cinco (5) "C" del Crédito

Existe un enfoque tradicional, para la administración de las cuentas por cobrar, que es llamado comúnmente las Cinco (5) "C" del Crédito, con base en los siguientes criterios:

1. Carácter (reputación): historial del solicitante para satisfacer sus obligaciones financieras, contractuales y morales (juicios pendientes o resueltos).

2. Capacidad: disposición o dimensión del solicitante para pagar el crédito. El análisis de los estados financieros, índice de solvencia y de endeudamiento son normalmente empleados para determinar la capacidad del solicitante.

3. Capital: solidez o situación financiera del solicitante en función a sus propiedades o capital. la relación deuda/patrimonio y los índices de rentabilidad son usados para verificar este parámetro.

4. Colateral (garantía): cantidad de activos que el solicitante tiene disponible para asegurar el crédito. la revisión del balance general, avalúo de los activos sirve como indicador para evaluar el colateral.

5. Condiciones: situación económica y empresarial actual. Por ejemplo si hay un exceso de inventario, se puede dar crédito.

6.2. Necesidad de Formular una Política de Crédito

La administración de las cuentas por cobrar también exige la necesidad de formular una política de crédito, ya que en una actividad productiva y comercial, sucede lo siguiente:

Ahora, ¿Cómo formula el administrador la política de ventas a crédito?

Por supuesto trata de estar en el punto maximización de la ganancia neta, pero como dijo alguien, "entre dicho y hecho hay largo trecho", la formulación de la política de ventas a crédito no es tarea fácil.

El concepto de otorgamiento de crédito es bastante sencillo, pero en la práctica es difícil identificar o saber cuáles clientes van a pagar cabalmente y sin problemas sus cuentas y cuáles otros serán morosos o simplemente no pagarán.

Los pasos para asegurar que las ventas a crédito conduzcan a mayores ganancias son los siguientes:

1. Seleccionar cuidadosamente la clientela a la cual se le va a dar crédito.

2. Exigir garantía de pago.

3. Imponer condiciones de pago o condiciones del crédito.

4. Desarrollar una política de cobranzas

6.3. Selección de la Clientela (Evaluación por Puntos)

El administrador financiero evalúa la persona o empresa que solicita el crédito, en función de: referencias comerciales, referencias personales, capacidad de pago (Bs. 5.000.000 vs gran comerciante vs bodeguero, activos disponibles, patrimonio, etc.).

Por ejemplo: una empresa de ectrodomésticos posee las siguientes normas de crédito, para una evaluación por puntos:

6.4. Garantías de Pago

El administrador o vendedor a crédito normalmente exige una garantía al comprador. Esto puede ser tan sencillo como la firma del cliente en la factura y otras veces es un contrato legal firmado por las dos partes en las cuales se estipulan las condiciones de pago.

A veces la palabra del comprador es garantía suficiente, en otros casos más importantes se exigen letras de cambio con el respaldo de un fiador. En fin la forma de garantizar el pago depende de la reputación y capacidad de pago de la persona que solicita el crédito, del monto del crédito y las circunstancias particulares del caso.

6.5. Condiciones de Crédito

El vendedor a crédito impone condiciones de crédito que tienden a aumentar la ganancia neta por ventas a crédito, ya que se toma muy en cuenta el tiempo de pago, y esto es muy importante por varias razones:

1. Existe un costo por intereses no percibidos. el vendedor que otorga crédito está prescindiendo del uso del capital durante un periodo que puede abarcar semanas o meses. Mientras más tiempo se permite para el pago más se pierde por capital inmovilizado.

Por ejemplo si una empresa otorga crédito de Bs. 2.500.000 a crédito por dos meses, está prescindiendo de Bs. 2.500.000 por esos dos meses, pero si tuviera el dinero pudiese ganar intereses si los coloca en un banco o invertirlos en el negocio si este le representa un interés mayor que el proporcionado por el banco. En efecto si el banco paga un interés de 25 %, el costo de oportunidad al otorgar el crédito de bs. 2.500.000 por dos meses es:

2. En Venezuela actualmente, la inflación generalizada es una realidad, por lo tanto el vendedor a crédito estará recibiendo bolívares depreciados (con menos valor adquisitivo) al cobrar la cuenta en el futuro.

A una tasa de inflación anual del 36 %, la pérdida de valor adquisitivo por mes es de 3%. Entonces si la empresa vende a crédito por un valor de bs. 2.500.000, por dos meses, al cobrar el monto a los dos meses estará recibiendo un monto que solo vale bs. 2.356.490 en poder adquisitivo actual,

En consecuencia la empresa que vende a crédito en épocas inflacionarias, como siempre sucede en Venezuela, para protegerse de la inflación debe tomar las medidas siguientes:

• Vender a crédito a precios más altos para compensar la pérdida de valor adquisitivo del dinero que recibirá.

• Otorgar un descuento al comprador que compra a crédito, pero paga al contado dentro de un lapso pequeño (menor que el comprometido).

• Reducir los tiempos otorgados para los pagos de las ventas a crédito.

3. Mientras más tiempo transcurre de otorgado el crédito, si el deudor no paga, se incrementa la probabilidad de que la cuenta se torne incobrable, ya que existe la tendencia humana de no pagar cuentas muy atrasadas.

6.6. Desarrollo de una Política de Cobranzas (¿Cómo?)

Primero hay que tener en cuenta que la cobranza cuesta dinero:

• Costos de mantener los registros del estado de cuenta de los clientes.

• Costos de cobrar al cliente.

Cuando los costos de la cobranza se espera que sean mayores que los beneficios por cobrar, la cuenta se declara incobrable y no es que se olvida, pero a la vez se aprende de la experiencia.

Técnicas de cobranzas:

• Notificación por escrito.

• Llamadas telefónicas.

• Visitas personales.

• Contratar una agencia de cobranzas.

• Recurso legal.

Conversión de las cuentas por cobrar en efectivo:

• Empleo de las C x C como garantía de un préstamo bancario (pignoración de C x C): el banco otorga un préstamo con un contrato que le otorga al banco recibir lo cobrado por las C x C, con cierto descuento que es lo que gana el banco y con una garantía, ya que en caso de que el deudor de las C x C no pague el banco pueda ejecutar la garantía.

• Emplear el proceso de factorización (factoraje de C x C): la empresa vende las C x C con un descuento a una empresa especializada en cobranzas de este tipo de cuentas, la cual es llamada factor. el factor asume todos los derechos y riesgos relacionados con las c x c. el precio que paga el factor depende de la calidad de la cuenta.

7. Administración de los Inventarios

7.1. Costos por Administrar Inadecuadamente los Inventarios

La tarea del gerente financiero es encontrar el punto óptimo de activos circulantes, en el cual hay activo suficiente, pero no demasiado. Se incurren en costos de igual manera si el negocio mantiene insuficiente activo como si mantiene demasiado activo circulante.

A veces la palabra del comprador es garantía suficiente, en otros casos más importantes se exigen letras de cambio con el respaldo de un fiador. En fin la forma de garantizar el pago depende de la reputación y capacidad de pago de la persona que solicita el crédito, del monto del crédito y las circunstancias particulares del caso.

Siempre hay que tener en cuenta que el nivel de inventario influye en las finanzas por:

• Es necesario para generar ingresos.

• Inmoviliza capital.

• Se requieren gastos para su mantenimiento.

• Pérdida por obsolescencia o deterioro.

7.2. Administración de los Inventarios

Por lo tanto la administración de los inventarios de forma eficiente tiene su base en los siguientes postulados:

• Maximizar la ganancia neta por concepto de inventarios, lo cual significa lograr el nivel óptimo de este activo.

• Minimizar los costos, lo cual significa lograr el nivel óptimo de inventarios, para reducir al mínimo los costos asociados con ellos.

De igual forma la administración de los inventarios, al igual que el efectivo y las cuentas por cobrar exige la aplicación del principio, como activo circulante que es, "ni poco ni mucho", por las razones dadas anteriormente, y por lo siguiente:

En cuanto a la administración de los inventarios, cada uno de los gerentes de una empresa piensa de forma distinta, es así como el gerente de comercialización, el gerente de producción, el gerente de compras y el administrador financiero, tienen concepciones deferentes acerca del inventario, tal como se expone a continuación:

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos35/activos-circulantes/activos-circulantes.shtml#ixzz3ad6haINh

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