ADMINISTRACION Y AUDITORÍA EN LAS ORGANIZACIONES

INTRODUCCIÓN

La época actual se distingue por la velocidad en los cambios tecnológicos, organizacionales, de calidad, excelencia, informáticos y económicos, así como del capital humano. Por eso las organizaciones deben prepararse y estar atentas a lo que acontece o pueda acontecer.

La administración requiere ser eficaz, eficiente y congruente en el desarrollo de sus actividades para afrontar las circunstancias que puedan presentarse, ya que es muy factible que en ocasiones tenga que tomar decisiones a situaciones imprevistas que ocupen solución en el momento como decisiones dolorosas de compactación de la empresa o reducción de personal o acciones vitales para la supervivencia, como la reducción de gastos o el manejo austero de los recursos, esto impactara en la forma de desarrollo de las actividades, pero se debe llevar a cabo con disciplina, orden y consistencia para que se logren los objetivos organizacionales.

Debe haber disposición de la alta gerencia para afrontar los retos que se presentan, así como el apoyo que brinde la fuerza de trabajo, se debe evaluar aspectos o situaciones de carácter administrativo que se deba reforzar, aclarar o adecuar en su caso; debe haber una mejora y revisión continua de los procesos que implica la actividad evaluatoria en las organizaciones.

CAPITULO 1.- ADMINISTRACION Y AUDITORÍA EN LAS ORGANIZACIONES.

LA ADMINISTRACION, CONOCIMIENTO Y PRÁCTICA.

La palabra administración proviene de los vocablos latinos ad (junto de) y ministratio (prestación de servicio), que se refieren a la acción de prestar servicio o ayudar. Es el proceso de coordinar las actividades de los trabajadores y obtener optimización y calidad en el manejo de los recursos materiales, humanos, financieros y técnicos para el bien de la organización y el personal. Es así que administrar en forma eficiente las actividades personales y de grupo se ha convertido en una necesidad.

Hoy en día los tratadistas coinciden en señalar cuatro funciones administrativas: planeación, organización, dirección y control.

Planeación Organización Dirección Control

Metas Estructura Comportamiento Normatividad

Objetivos Niveles Liderazgo Vigilancia

Estrategias Jerarquías Motivación Medición

Políticas Esbeltez Decisiones Evaluación

programas Compactación Sensibilidad Informe

Tabla 1.1 funciones administrativas.

La observancia de proceso y su entrelazamiento permiten obtener los objetivos de la organización de acuerdo a su ámbito y giro, siempre que haya vigilancia y continuidad.

Los temas administrativos son objeto de innumerables instituciones académicas dentro de cursos, seminarios, diplomas y doctorado, y en cursos de alta administración de empresa.

UNIVERSALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN.

La administración está presente en las diferentes actividades de la vida, sin ninguna limitación más que la misma acción humana presenta. Por eso las diferentes instituciones privadas o públicas, lucrativas o no lucrativas, formales o informales integren esta disciplina en conjunto con algunas directrices como la estrategia, competitiva y de calidad.

La universalidad de la administración es una aportación del pueblo griego y concretamente del filósofo Sócrates (470-399 a.C.) y su seguidor Platón (427-347 a.C.), pero se podría decir que sus orígenes son inmemorables.

Desde principios del siglo XVIII, cuando era prácticamente desconocida, la administración ha evolucionado hasta llegar a ser algo esencial para hacer actividades con eficiencia (medios), eficacia (fines) y productividad (resultados), dirigidas al logro de objetivos.

ORGANIZACIÓN, CONCEPTOS Y TIPOS

Desde el punto de vista gramatical organizar significa disponer, establecer o regularizar algo, así como ordenar, instruir, crear, fundar, establecer y dirigir.

La organización representa la unidad de trabajo privada o pública debidamente planificada y estructurada, la cual tiene una misión y una visión identificadas, que cuenta con características jurídicas, fiscales y administrativas propias, y actuar dentro de un marco social, económico, laboral y político determinado en cierto país o internacionalmente.

A las organizaciones les afecta las cuestiones que de una u otra manera influyen en ellas, así, reconocen la posibilidad de expansión, internacionalización, un nuevo producto, una fusión, la implantación de la cultura de calidad, una recesión económica, la inflación, entre otras situaciones; por ello se preparan administrativamente para enfrentarlas.

En las organizaciones privadas se identifican las siguientes actividades empresariales: industrial, comercial, de servicio, agrícola, ganadera, pesquera y silvícola, se clasifican por tamaño: microempresa, pequeña, mediana, en desarrollo, industrializada corporativa y grande. En las organizaciones públicas se encuentran los organismos públicos descentralizados, empresas de participación estatal y fideicomisos contemplados en las leyes de la materia a nivel federal, estatal y municipal.

LA AUDITORIA COMO APOYO DE LA ALTA GERENCIA

De manera general, entendemos por auditoria la revisión de la contabilidad de una empresa o negocio, pero se conoce como un proceso sistematizado que examina evidencias y hallazgos relacionados con actividades de muy distinto genero e informa sobre sus resultados. También proviene del latín audiere, que significa oír y escuchar, por lo que se desprende que el auditor es el especialista que escucha, interpreta, revisa, analiza e informa los resultados.

Las organizaciones contratan el servicio externo de auditoria, por especialistas dedicados a esa función (firmas profesionales), que primeramente realizan una evaluación de la empresa en el aspecto financiero y fiscal, y en segundo término a las especialidades requeridas por la alta gerencia. Esta actividad resulta de gran beneficio para salvaguardar los intereses de los inversionistas y consejeros, quienes son informados de los resultados de la actividad.

El servicio externo debe ser preciso de calidad técnica, responsabilidad, discreción y opinión formal. Cuando se trata de una auditoria interna quiere decir que hay un área dentro de la organización que efectúa las mismas actividades de evaluación basadas en una calendarización anual.

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