CICLO DE INGRESOS SISTEMA DE COBRANZAS. INFORMACIÓN PARA LA AUDITORÍA DEL FLUJO DE TRANSACCIONES

CICLO DE INGRESOS SISTEMA DE COBRANZAS. INFORMACIÓN PARA LA AUDITORÍA DEL FLUJO DE TRANSACCIONES

La entrada de efectivo de la empresa provienen de tres fuentes: cobradores, pagos directos en caja y pagos por correo. Los pagos recolectados por cobradores son los más importantes; a continuación se describe el procedimiento respectivo:

1. El Jefe de Cobranzas selecciona físicamente las facturas cuyo vencimiento permite efectuar su cobro.

2. EL Jefe de Cobranzas formula, con base en dichas facturas, un “reporte de cobranza” en original y cuatro copias.

3. El reporte de Cobranzas en sus cinco ejemplares es revisado y aprobado por el Gerente de Crédito y Cobranzas.

4. Se entregan al cobrador el original y la copia del número 1 del reporte de cobranzas acompañado de las facturas; el cobrador firma de “recibido” los cinco ejemplares de dicho reporte.

5. Las tres copias restantes del reporte de cobranzas se conservan en un archivo temporal que custodia el Jefe de Cobranzas.

6. Durante las gestiones de cobro, el cobrador efectúa anotaciones relativas a números de cheques y promesas de pago en los espacios destinados para tal fin en el reporte de cobranzas.

7. El cobrador regresa a la compañía aproximadamente a las 6 de la tarde. Pasa al Departamento de Crédito y Cobranzas, entrega al Jefe de Cobranzas la siguiente documentación:

a) Original y Copia del reporte de cobranzas.

b) Cheque y Efectivo recaudado.

c) Facturas no pagadas por los clientes.

8. El Jefe de Cobranzas verifica las anotaciones del cobrador hechas en el cuerpo del reporte de cobranzas, firma en dicho reporte y entrega al cobrador la copia número 1 como comprobante del fin de su actividad en ese día.

9. El Jefe de Cobranzas extrae del archivo temporal las tres copias restantes de Cobranzas; transcribe en ellas los datos puestos por el cobrador relativo a pagos y promesas de pagos futuros.

10. En vista de que el corte de caja general se efectúa a las 5 de la tarde, el Jefe de Cobranzas guarda los cheques, el efectivo y los cuatro ejemplares del reporte de cobranzas en un sobre que introduce a una caja fuerte de su departamento cuya combinación conoce el Gerente de Créditos y Cobranza, EL Gerente de Contabilidad y él mismo.

11. Al día siguiente, un auxiliar de cobranzas lleva a la Caja los cuatro ejemplares del reporte de cobranzas, los cheques y el efectivo.

12. El cajero conserva el original y una copia del reporte de cobranzas y regresa al auxiliar de cobranzas las copias tres y cuatro.

13. El Jefe de Cobranzas emplea la copia

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