Controles Administrativos

EJEMPLOS DE APLICACION:

Control Administrativo Area de Financiera

Objetivo: Agilizar el manejo y control de la caja chica de la empresa.

Estándares:

1. Es responsabilidad del Jefe de Administración, a través del Área de Tesorería, de realizar la conducción de los procesos para la administración del fondo fijo para caja chica de la empresa.

2. La autorización de pagos en efectivo corresponde al Jefe de Administración, quien puede delegar esta facultad sin perjuicio de su responsabilidad.

3. El Tesorero es el único responsable de la Administración del Fondo, aplicando las normas vigentes.

4. El Tesorero es responsable de la custodia del efectivo, documentación y archivos del mismo; por lo que deberá guardar éstos en las instalaciones físicas y en muebles especiales, los que deberán contar con la protección y cerraduras adecuadas, así como adoptar las medidas de seguridad necesarias para el cobro de los cheques y el traslado del efectivo.

5. Toda solicitud de fondos debe estar correctamente elaborada y contener todos los datos requeridos.

6. La constitución del fondo de caja chica se hará con la cuenta de gastos de funcionamiento o de ingresos propios en la cual tenga la disponibilidad presupuestaria.

7. Los fondos de caja chica no podrán utilizarse para cambios de cheques, vales personales o viáticos.

Medición de resultados:

Se hizo un estudio en base a graficas presentadas del manejo y la pérdida de tiempo que tienen los empleados involucrados en el uso de la caja chica de la empresa es de más del %75 se ha identificado puntos clave para ser más eficientes.

Acciones a tomar para agilizar el uso y manejo de caja chica:

Estos pasos serán unificados a la asistente financiera para que ella este empoderada a tomar decisiones y tener un control inmediato sobre la caja chica, lo que entra y sale.

Atiende solicitud de la Unidad Administrativa Solicitante

Y le pide que llene y firme el formato “Vale de Caja”.

Verifica que el formato “Vale de Caja” cubra todos los requisitos.

Entrega la cantidad solicitada y resguarda el formato hasta la comprobación de gastos por parte del solicitante.

Realiza la compra correspondiente para atender sus necesidades y recibe la factura o comprobante de la compra efectuada.

Entrega documento comprobante del gasto a la oficina de la Dirección de Finanzas, solicitando cancelación del formato “Vale de Caja”.

Recibe y verifica que los comprobantes contengan los requisitos fiscales vigentes, así como una breve descripción del motivo del gasto y la firma del titular del área administrativa solicitante.

Realiza la cancelación del formato “Vale de Caja” y registra en su control.

Ordena, integra y resguarda las facturas o comprobantes; llenando debidamente el formato “Solicitud de Recursos Presupuestales”.

Envía la solicitud de Recursos Presupuestales con documentación original como soporte y solicita el reembolso del fondo fijo evolvente ante la Dirección de Programación y Presupuesto.

Recibe y verifica la solicitud de Recursos Presupuestales con documentación soporte, codifica los gastos.

Verifica suficiencia financiera, aprueba solicitud y turna a la Dirección de Finanzas, para la emisión de la póliza cheque.

Recibe Solicitud de Recursos Presupuestales con disponibilidad financiera, autoriza el registro y la emisión de la póliza cheque.

Recibe cheque e instruye su cobro en la institución bancaria respectiva.

EJEMPLOS DE APLICACION:

Control Administrativo Área De Recursos Humanos

Objetivo: Agilizar el proceso de entrevistas.

Estándares de las entrevistas:

• El entrevistado ha de llevar el CV, documentos acreditativos y referencias,

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