ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DMINISTRATIVOS

Para ello el primer paso es determinar lo que se desea alcanzar, y se debe hacer las siguientes preguntas:

+ Cual es el objetivo del organismo al crear este manual ?

+ Que beneficios proporcionara el manual a los usuarios ?

+ Que espero yo (o mi departamento) lograr con este manual ?

Una vez definidos se procede a desarrollar el contenido.

1.3 ETAPAS PARA LA ELABORACION DE MANUALES

Para la elaboración o actualización de los Manuales

Administrativos de una Dependencia o Entidad se pueden

considerar las siguientes etapas:

a) Planeación del Trabajo

b) Aplicación de Técnicas de Investigación

c) Análisis de la Información

d) Estructuración del Manual

e) Validación de la Información

f) Autorización del Manual

g) Distribución y Difusión

h) Revisión y Actualización

a) Planeación del Trabajo

Para establecer un programa de trabajo es necesario designar al

grupo de personas que elaborarán los manuales, de las cuales se

nombrará un coordinador como responsable de conducir las

acciones para homogeneizar el contenido y la presentación de la

información.

Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las

funciones y actividades que se realizan en las áreas a trabajar,

para definir la estrategia general de levantamiento de

información, a través de fuentes más representativas como son:

¨ Los documentos jurídicos y administrativos de la institución,

que son base para la realización de las funciones de la

Dependencia o Entidad.

¨ Archivos documentales de la Dependencia o Entidad.

¨ Los Manuales Administrativos existentes.

¨ Los directivos y empleados, por el conocimiento de las

actividades y las limitaciones o divergencias en cuanto a la

documentación existente.

Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar

un programa de trabajo para establecer las estimaciones de

tiempo para la recopilación de información, el orden de las

actividades, revisión e impresión y todos los demás aspectos para

la elaboración de los Manuales Administrativos, comprendiendo

desde la integración del equipo de trabajo hasta la aprobación y

distribución.

b) Aplicación de Técnicas de Investigación

Simultáneamente a la elaboración del programa de trabajo, se

establecerán y diseñarán las técnicas de investigación a utilizarse,

entre las principales se encuentran las documentales, la

entrevista, el cuestionario y la observación directa.

Investigación documental.- Consiste en seleccionar y

analizar los documentos que contienen datos importantes

relacionados con la estructura orgánica, procedimientos o

trámites y servicios, estos pueden ser: leyes, reglamentos,

decretos, gacetas oficiales, disposiciones normativas,

manuales anteriores y todos aquellos que contengan

información relevante.

Entrevista.- Se refiere a obtener información verbal del

personal que realiza directamente las actividades a analizar.

Este medio proporciona información completa y precisa,

debido a la interacción que se da con el personal entrevistado,

permitiendo la percepción de actitudes.

Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo

del entrevistado, con el fin de que pueda dar explicaciones que

faciliten la comprensión. Para que esta técnica se desarrolle con

éxito es conveniente observar lo siguiente:

¨ Utilizar la entrevista libre, dirigida o ambas.

¨ Tener claro el objetivo de la entrevista.

¨ Concertar previamente cita con el servidor público.

¨ Escuchar con atención y objetividad para evitar el desvío

del enfoque de la entrevista.

¨ Realizar las preguntas necesarias a efecto de entender

completamente las actividades que desarrolla el personal o

esclarecer toda duda.

Cuestionario.- Diseñar una serie de preguntas escritas,

predefinidas,

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