ORGANIZAR EVENTOS

ORGANIZAR EVENTOS.

QUE ES EVENTO?

Acontecimiento programado que responde a una finalidad específica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente.

Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen Objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de su planificación.

CLASIFICACION

De acuerdo con la naturaleza del evento:

• Culturales: Los eventos culturales son actividades que estimulan la creación, difusión y reproducción de fenómenos como actos que permiten un conocimiento ,y fortalecimiento de la identidad cultural de los individuos y comunidades

• Sociales: Instalación y protocolo matrimonios, nacimientos, cumpleaños, aniversarios

• Deportivos: prueba, campeonato, juegos

• Educativos: seminario, conferencia, científico

• Tecnológicos:

• Político:

• Científico:

• Recreativo: festival, espectáculo

De acuerdo con el grado de exclusividad:

• Públicos: es todo acontecimiento organizado con el fin de congregar a quienes acuden para presenciar una actuación, representación, exhibición o proyección de naturaleza artística, cultural o deportiva ofrecida por un empresario, por actores, por artistas o cualesquiera otros ejecutantes

• Privados: Un evento Privado es cualquier evento solicitado con una función no pública ni promocional

De acuerdo con el alcance y magnitud del evento:

• Mundial

• Regional

• Internacional

• Local

• Nacional

AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO

Coordinador general: es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de las comisiones, y es el enlace de éstas con la máxima autoridad de la institución responsable del evento

Comisión de logística: Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativas y hace posible la ejecución del evento

Comisión técnico - académica: Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:

• Elaborar las normas para la presentación de trabajos en el evento, y seleccionarlos en función de éstas.

• Revisar el temario a desarrollar.

• Determinar metodología de trabajo.

• Coordinar la reproducción y distribución de las ponencias.

Comisión de Promoción, Relaciones Públicas y Protocolo:

• Atiende las actividades que abarcan la promoción y difusión del evento.

• Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecución del Evento.

• Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a lo participantes en el evento.

Comisión de Festejos y Recreación:

• Lo relativo a la celebración de cócteles y fiestas.

• Los tours y excursiones para los participantes en el evento.

• La presentación de grupos artísticos y culturales en el evento.

ESTAPAS DEL EVENTO

PRE - EVENTO

1. Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.Determinar QUÉ se quiere alcanzar con la realización del Evento.

El nombre debe ser:

• Corto y llamativo.

• Adecuado al propósito que se persigue con la realización del Evento.

Se debe nombrar comité organizador:

• Coordinador general

• Comisión de logística

• Comisión técnico – académica

• Comisión de Promoción, Relaciones Públicas y Protocolo

• Comisión de Festejos y Recreación

Seleccionar la Fecha:

Se debe tener en cuenta

• Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida.

• Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de público.

• Horario y frecuencia de los transportes.

• Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de ésta.

. Determinar el Número y el Tipo de Asistentes al Evento:

• Participantes

• Expositores o ponentes

• Delegados

• Invitados especiales

• Acompañantes

Seleccionar el Lugar o Lugares de Realización:

• Ciudad sede

• Instalaciones especificas donde se realizara el evento

• Capacidad

• Comodidad

• Iluminación

• Equipos

• Acceso

Elaborar Cronograma de Actividades

Programas:

• Técnico o Científico

• Social

• Para Acompañantes

• De Visitas Técnicas

• Turístico

Estimación de Recursos

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