Ejercicio Proceso De Auditoria

AYUNDANTÍA MIERCOLES 18 DE ABRIL 2012 EJERCICIO 1 RIESGOS A NIVEL DE PROCESO

DISFAR S.A. es distribuidor en Chile de productos farmacéuticos y de cosmética. Esta empresa es auditada hace 5 años por Ernst & Young. Según consta en acta de Directorio del 18 de abril de 2007, UDP Auditores Consultores Ltda., se ha adjudicado la auditoría a los estados financieros de DISFAR S.A. al 31 de diciembre de 2007, donde a su vez se le ha asignado a usted para formar parte del equipo de auditoría.

Dentro de su labor, como parte del equipo de auditoría, usted deberá revisar el “proceso de ventas y cobranzas”, para lo cual el asistente de auditoría ha obtenido la siguiente información:

Proceso de ventas y cobranzas: Las ventas se realizan por medio de los visitadores médicos, quienes se contactan con cadenas farmacéuticas, farmacias de cobertura y médicos para que receten los productos de DISFAR. De acuerdo a la información obtenida de la página web y de la memoria del año anterior, las cadenas de farmacias como: Cruz Verde, Salcobrand y Farmacias Ahumada, concentran el 80% de las ventas. Sin embargo, del total del universo se deben descontar alrededor del 10% por comisiones. También se debe considerar como antecedentes que a los médicos visitados se les entregan incentivos y regalos como actividades publicitarias a fin de promover que se receten productos de la marca DISFAR, del mismo modo se entregan muestras gratis para el mismo fin.

Los visitadores médicos toman el pedido y llenan la orden de compra directamente para el caso de las farmacias de cobertura. En el caso de las cadenas, éstas envían directamente los pedidos por fax o vía web, lo cual es concentrado por una digitadora de ventas. Dicha digitadora revisa y concentra los pedidos del día y verifica la existencia de stock en el sistema. Sin embargo, se debe considerar que el software utilizado en bodega es distinto al utilizado en el proceso de ventas y cuentas corrientes, por lo tanto, la información de stock no está en línea. Posteriormente, se corre un proceso en sistema el cual verifica automáticamente los precios vigentes en lista versus los digitados por lo visitadores médicos; lo anterior genera un resumen con diferencias de precios, el cual es informado a la gerencia comercial para que evalúe y autorice las excepciones de acuerdo a sus atribuciones.

Una vez aprobadas las cantidades y precios, se procede a facturar y por medio de correo electrónico se informa a bodega para que imprima los documentos y prepare los pedidos. Cabe mencionar que una vez facturado se carga inmediatamente en la cuenta corriente del cliente, los cuales manejan un límite de crédito autorizado por la gerencia. Sin embargo, el límite de crédito sólo se revisa cada 6 meses para verificar el estatus de cada uno. Los despachos se realizan a través de transportistas externos, quienes entregan directamente a los clientes siendo muy estrictos en el cumplimiento de la ley sobre el mérito ejecutivo. Al final del reparto, se entregan todas las copias de facturas al bodeguero, quien calza con el listado de despacho y posteriormente envía a contabilidad las copias de facturas.

Contabilidad verifica manualmente que cada factura física se encuentre registrada en el libro de ventas, en una hoja que posteriormente no es archivada por su poca utilidad.

Respecto de la cobranza, una vez a la semana se entrega a los visitadores médicos, los listados con las facturas vencidas que deben ser cobradas. Los mismos visitadores médicos realizan las cobranzas, dejando un comprobante para el cliente y llenando en el mismo listado entregado por contabilidad la fecha de cancelación y el monto. Los listados son devueltos a contabilidad todos los viernes, junto con los dineros recaudados: estos son cuadrados y enterados en tesorería, en tanto, que los analistas de crédito proceden a rebajar las cuentas corrientes.

Se pide:

Indique al menos 5 riesgos a nivel de procesos que afecten los EEFF, describa por qué se considera riesgo.

Indique qué afirmación o aseveración de los estados financieros se ve afectada, e indique cuál sería el control existente que aminora el riesgo observado. Si considera que el control identificado es débil o no existe control para el riesgo observado, indique si se debe informar en carta a la gerencia

Riesgo Impacto en los EEFF Control

Software de bodega no está en línea con sistema de ventas, genera riesgo de facturación de productos que no se encuentran disponibles para la venta. Existencia de ventas y de cuentas por cobrar.

Distorsión en la información de cuentas corrientes por mantener por cobrar productos que no se entregan a clientes y por ende no serán pagados y a su vez no corresponden a ingresos.

La digitadora de ventas verifica diariamente la existencia del stock en bodega, sin embargo debido a que el sistema está fuera de línea, puede generar errores en la facturación, por tanto dicho control debe ser mejorado y por ende informado en carta a la gerencia.

Diferencias de precio en la facturación.

Valuación y exactitud de los ingresos y cuentas por cobrar.

El sistema de ventas permite correr proceso de diferencias entre lo digitado y listado de precios vigentes detectando las diferencias, cualquier distorsión se presenta a la gerencia para su autorización.

Realizar ventas por sobre los límites de crédito autorizados

Probabilidad de incobrabilidad de clientes. No se observan controles asociados, se debe informar en carta a la gerencia.

Que facturas no se encuentren registradas en el libro de ventas. Integridad de los ingresos Cuadratura manual diaria por parte del contador

Cobranzas realizadas por visitadores médicos no enteradas en la empresa.

(bicicletas) Integridad y exactitud de las cuentas por cobrar.

El control es débil, porque los visitadores médicos entregan comprobante a clientes y no dejan copia del mismo que certifique la fecha y el monto de cancelación. La información del listado puede ser diferente. Además no se observa supervisión directa

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