Ensayo Gestion De La Calidad En Proyectos

La Gestión de la Calidad en los Proyectos -Ensayo-

En la evaluación y dirección de proyectos de distinta índole, se consolidan los recursos humanos, financieros , cronológicos y materiales para obtener un resultado u objetivo en un plazo establecido; y es esta necesidad de obtener los resultados, la que puede distraernos en la calidad de gestión como de la calidad de los resultados del proyecto.

La calidad existe en toda acción y de acuerdo a expertos la calidad debe planearse, asegurarse y controlarse, pues la calidad no consiste en Corregir Errores.

1. Importancia de la Gestión de la Calidad en los Proyectos

Siendo la calidad, el conjunto de rasgos y características que están asociadas a un producto o servicio que tienen que ver con satisfacer las necesidades declaradas o implícitas para sus interesados; la importancia de gestionar la calidad en los proyectos radica entonces, en su interés por satisfacer las necesidades del cliente o beneficiarios del proyecto para cumplir con los requisitos del cliente establecidos en el Alcance del Proyecto. Si no se satisface a cabalidad la necesidad del cliente, ¿de qué sirve haber concluido un proyecto en tiempo, con uso racional de recursos?.

Conocer las expectativas del cliente y saberlas gestionar para cumplir con el cliente es primordial para garantizar el éxito de los proyectos. Es decir, tan importante es administrar eficientemente los fondos del proyecto, los materiales, el personal , el tiempo y otros elementos, como gestionar la calidad para asegurar el cumplimiento del Proyecto.

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La calidad va más allá de definiciones, pues esta pude medirse, y corresponde al equipo del proyecto fijar los valores de Precisión y Exactitud que aplicarán para el proyecto, de acuerdo al requerimiento del Proyecto.

La Gestión de la Calidad no sólo es importante por la satisfacción del cliente, sino también como como Prevención sobre Supervisión, ya que preveer la calidad es menos costoso que el costo de corregir algunos errores que pueden encontrarse en la Supervisión. Por otro lado gestionar la calidad promueve la mejora continua.

2. Los Costos de la Gestión de la Calidad

El costos de la calidad se refieren al costo total implicito en el trabajo conforme y el no conforme. El conforme, el que ha sido aceptado por el cliente, el no conforme el que ha sido rechazado, devuelto o gestionado por garantía por no cumplir a satisfacción con los requerimientos pactados. Es decir, que la calidad se mide por el costo de incumplimiento.

Entre los costos de la gestión de la calidad están:

a) Los Costos de Prevención, que son los que se dedican a la implementación de programas o procesos que nos permitan satisfacer los requisitos de calidad que exige el proyecto de conformidad con las especificaciones del cliente.

b) Costos de Evaluación: que son los que están asociados a los montos dedicados a verificar que los procesos y programas que se implementaron en la prevención, se cumplen de conformidad a los requisitos de calidad pactados.

c) Costos de Corrección: Todos los que están asociados con hacer que los productos o servicios sean aceptables previo a la entrega al cliente.

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Costo de Conformidad

Costos de No Conformidad

-Costos de Prevención -Costos de Evaluación

-Costos de Fallas Internas -Costos de Fallas Externas

Todo el dinero invertido durante el proyecto para evitar fallas.

Todo e dinero que se consume en la ejecución y después del proyecto a causa de las fallas o errores.

3. Modelos de Gestión de la Calidad en los Proyectos

Han existido muchos modelos para Gestionar la Calidad, algunos muy famosos con probado éxito a nivel mundial y principalmente en la cultura japonesa, líder en el tema. Hoy en día la Gestión de la calidad ha evolucionado y considera:

• Que la calidad es definida por el cliente

• Que la calidad se ha convertido en una poderosa arma de competitividad, una ventaja

competitiva.

• Que la calidad es parte de los procesos de planeación estratégica, porque la calidad no se

improvisa, se planea.

• Que la calidad existe y aplica a toda la organización. Requiere un compromiso

organizacional.

• Qué la calidad representa conformidad con los requisitos.

El método que elija la organización, estará basado en las necesidades que satisfagan sus productos o servicios y los recursos de los que disponga.

Un modelo aplicable a cualquier tipo de proyecto es el ciclo de mejora de Deming, que en 4 conceptos enmarca el Proceso de Gestión de la Calidad en los Proyectos.

Gráfico 1

Ciclo de Mejora Continua de Deming

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Actuar (Acciones correccvas)

Planear (Objecvos y Métodos)

Revisar ( Contra los objecvos)

Hacer (Entregar / Ejecutar)

En esta espiral, se concentran los elementos básicos que deben considerarse para incluir la calidad en la evaluación y dirección de proyectos:

Planear: En este paso deben identificarse los procesos críticos del Proyecto que pueden impactar signficativamente en la satisfacción del cliente.

Hacer: Identifcar las posibles causas de calidad, desarrollar una estrategia de obtención de datos. Revisar: Consiste en verificar, analizar los procesos y obtener información.

Actuar: Establecer el nivel de efectividad y fijar medidas correctivas de ser necesario.

4. Planificar la Gestión de la Calidad

Consiste en identifcar los requisitos para el proyecto y el cliente, así como fijar la forma en que se demostrarará el cumplimiento de estos requisitos. El momento de planear la calidad, se da al mismo tiempo en el que se planean otros elementos del proyecto.

Para identificar los requisitos necesarios para satisfacer las necesidades del cliente, puede recurirse a varias técnicas que permiten facilitar esta tarea, entre ellas:

• Análisis Costo – Beneficio

• Los Estudios comparativos

• Reuniones de expertos

• Los diagramas causa y efecto

• Los diagramas de Paretto

• Los diagramas de dispersión

Y los materiales que deben traerse a la mesa de trabajo para planear la Gestión de la Calidad, son los documentos de solicitud del producto o servicio, factores ambientales de empresa, las reglas y activos de la organización, los posibles riesgos del Proyecto.

Como parte de la etapa de Planeación de la Gestión de Calidad deben desarrollarse:

• Los planes de mejora de los procesos identificados.

• Las métricas de la calidad que permitirán evaluar el cumplimiento.

5. Asegurar la Calidad de los Proyectos

En esta etapa se evaluan los requisitos de calidad y principalmente los resultados de las métricas que se han fijado en la etapa de planeación. En esta etapa se aporta a la mejora continua de la organización y sus procesos, lo que contribuye a la reducción de los desperdicios y eliminar las actividades que no agregan valor.

Para asegurar la calidad de los proyectos se puede hacer uso de diferentes herramientas, entre las que se encuentran:

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a) Las auditorías de calidad: Que consisten en revisar estructuradamente las actividades del proyecto, para garantizar que se cumple con los procedimientos del proyecto y de la organización.

La auditoria no sólo busca identificar desviaciones en los procesos, políticas o la organización, sino también identificar las buenas y mejores prácticas implementadas, aunque por supuesto que también interesa establecer las brechas y defectos que se tienen.

b) El análisis de procesos: Esta técnica se refiere a identificar la necesidad de mejoras, problemas o restricciones en actividades que no agregan valor a los resultados.

c) Los diagramas de árbol: Se conocen también como diagramas sistemáticos y la Evaluación y Dirección de Proyectos tienen aplicación en diferentes momentos o etapas de los Proyectos, por ejemplo: La descomposición de tareas, el desgloce de riesgos del Proyecto, las causas y efectos de un problema.

Como resultado del aseguramiento de la calidad pueden obtenerse los siguientes resultados:

Solicitudes de Cambio, que tiendan a tomar acción sobre oportunidades de mejora y actualizaciones a las mismas políticas y procesos de la organización.

6. Controlar la Calidad en los Proyectos

Se refiere a monitorear y registrar los resultados específicos del proyecto para determinar que cumplen o no con las normas de calidad relevantes e identificar los motivos que provocan los resultados deficientes.

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El control de la calidad no sólo se enfoca en los resultados del proyecto, sino también en la gestión de calidad del proyecto como el costo y cronograma y revela las causas que originan la deficiente o mala calidad de los productos o procesos y hace las recomendaciones para eliminar las brechas encontradas.

Dentro de las técnicas más sencillas que se pueden utilizar para el control de calidad están:

a) El muestreo estadístico, que es una técnica altamente difundida para medir una población completa, basándose en la medición real de una muestra representativa de la población.

b) La Inspección, consiste en revisar el producto de un trabajo para determinar si cumple con las normas documentadas.

c) La Revisión de las solicitudes de cambio, simplemente para constatar que lo solicitado fue aplicado de la forma en que fue aprobada.

Como resultados que se generan de la realización del Control de Calidad están:

• Los cambios validados

• Los entregables o resultados verificados

• Los informes de desempeño

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7. Conclusión

La calidad está presente en cualquier actividad, económica o no y cada vez más expresa una ventaja competitiva de quién la posee. Es el distintivo que poseen pocos, que los hace diferentes y respetados. Esta claro que los productos de calidad tienen muchas veces un valor superior, pero a la larga en la relación costo – beneficio, sus propietarios compensan los costos adicionales.

La calidad es un elemento que no debe descuidarse en la Evaluación y Gestión de Proyectos, ya que sus impactos trascenderán a la gestión del tiempo, la determinación del costo y directamente en el alcance de los proyectos, al final de día todo radica en satisfacer al cliente y procurar la mejora continúa en su concepto más amplio que al final redundará en mejores prácticas tiempos y costos.

Si bien existen diferentes metodologías, que se pueden aplicar, las más sencillas suelen ser suficientes para Organizaciones que inician en la Gestión de la Calidad.

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