Introducción A La Administración De Compras

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS

Concepto y Objetivo de la Administración de Compras

El concepto de compra puede traducirse en la adquisición de bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y a precios adecuados y del proveedor más apropiado.

Dentro del concepto de empresa moderna las compras se deben manejar por un departamento especializado que debe formar parte de la propia organización de la compañía.

Objetivos:

1) Mantener la continuidad de abastecimiento.

2) Hacerlo con la inversión mínima en existencia.

3) Evitar duplicaciones, desperdicios e inutilización de los materiales.

4) Mantener los niveles de calidad en los materiales, basándose en lo adecuado de los mismos para el uso a que se destinan.

5) Procurar materiales al precio más bajo posible compatible con la calidad y el servicio requerido.

6) Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo que a costos de material se refiere.

Características del Área de Compras

 Sus contacto con el mercado, con los vendedores, con las normas de fabricación y comerciantes de las industrias, hacen posible que el departamento de compras aporte una ayuda muy valiosa para elaborar planes, ya sea para lanzar nuevos productos, para planear la producción, fijar normas, etc.

 El bienestar de la compañía depende de la rotación de sus inventarios y de la mejor forma de utilización de su capital.

 Los problemas de las compras son de los que están más íntimamente ligados con la administración de existencias.

 Las empresas pequeñas y medianas no necesitan de una complicada estructura para organizar su función de suministros.

 Las erogaciones que se derivan de la creación de un puesto de agentes de compras o comprador generalmente son rentables, sobre todo cuando el director no puede dedicarse a este problema ni el tiempo ni la atención necesaria.

 La persona encargada de hacer los pagos en la empresa debe ser diferente a la que negocia las compras, pues en esta forma puede evitarse una situación problemática.

Objetivos del Área

 Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operación de la organización.

 Conservar las inversiones y pérdidas mínimas en el inventario.

 Mantenimiento de estándares o controles de calidad adecuados.

 Encontrar o desarrollar vendedores competentes.

 Estandarizar, dentro de lo posible, los artículos comprados.

 Compra de los artículos y servicios requeridos al precio final más bajo.

 Mejorar la posición competitiva de la organización.

 Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con otros departamentos dentro de la organización.

 Alcanzar los objetivos de compras al menor nivel posible de costos de administración.

Organigrama

Director de compras: Desarrolla para la aprobación del vicepresidente y poner en operación los objetivos aprobados, las políticas y los programas que gobiernen las actividades de compras.

Se relaciona con:

El vicepresidente: Ser responsable ante el vicepresidente del desarrollo de sus funciones, responsabilidades, autoridad y relaciones, y su interpretación apropiada.

Director de tráfico: Busca la asesoría y el consejo de éste con respecto al transporte y a los aspectos de almacenamiento exterior de las compras.

Almacenistas: Dar consejo y asesoría a los almacenistas en políticas sanas de inventarios para empaque, materiales y abastecimientos.

Dirección de planeación de mercado: Obtener la asesoría y el consejo del director de planeación de mercados con respecto a los planes futuros de producción y compras y los requerimientos de inventarios que pueden surgir de estos.

Otros miembros de la administración: Obtener información anticipada de los miembros de la administración sobre los requerimientos anticipados de compras.

Laboratorio: Trabajar estrechamente con todas las secciones en el desarrollo de abastecimientos y materiales principales mejorados.

Legal: Buscar la asesoría del abogado de la compañía para la forma de los contratos de compras importantes.

Agente de compras: Desarrolla para la aprobación del director de compras y poner en operación las políticas y programas aprobados que asegurarán la adquisición de materiales, abastecimientos y servicios en todo momento y en todas las fábricas de la compañía y en las oficinas.

Operaciones: Responsable de la compra de todos los materiales y abastecimientos requeridos en las plantas y oficinas, etc.

Personal: Supervisa las actividades del departamento de compras a través del comprador en jefe de producción, del comprador en jefe para artículos ajenos a producción, del comprador de publicidad y servicios especiales y del comprador de abastecimientos para las oficinas.

Funciones

El departamento de compras es el encargado de adquirir

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