La Delegación De Funciones En Base A La Estructura Del Organigrama Dentro De La Empresa.

Una estructura organizacional define cómo se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en el trabajo.

Un elemento básico que abordan los administradores para el diseño de su estructura es el organigrama.

“El organigrama es un diagrama que ilustra las líneas de reporte entre equipos, grupos, departamentos o divisiones y personas dentro de la organización. Básicamente es el esqueleto de una organización.

En él se indica cómo se relacionan las diversas funciones con toda la organización y por lo tanto se supone que todos conocen quién le reporta a quién y a dónde acudir con un problema particular.

Un organigrama con frecuencia revela la forma en que una organización aborda la necesidad de diferenciación e integración. La diferenciación significa que la organización está compuesta de unidades que trabajan en tareas especializadas que usan métodos de trabajo diferentes y requieren empleados con competencias únicas y la integración significa que las diversas unidades deben reunirse constantemente de modo que se coordine el trabajo.”

La diferenciación se crea a través de una división del trabajo o la especialización de las funciones. “La especialización laboral o división del trabajo se refiere al grado en que las tareas de la organización están divididas en puestos de trabajo. La esencia de la especialización laboral está en que, en lugar de que un solo individuo haga todo el trabajo, éste se divide en varios pasos y cada uno lo completa una persona por su cuenta.”

“La integración define su importancia en cuanto la organización es más que la suma de sus partes; es una integración de sus partes. Debido a que diferentes unidades son parte de la organización en general, es necesario algún grado de coordinación entre ellas para que una organización sea efectiva.

Describiendo ya la estructura de una organización, es necesario una comprensión del diseño vertical de la organización en donde se engloban aspectos como:

“La Jerarquía, que es una pirámide que muestra relaciones entre los niveles.

El alcance del control se refiere al número de empleados que le reportan en forma directa a una persona.

La autoridad, es el derecho a tomar una decisión, la responsabilidad es el deber de un empleado de realizar la tarea asignada y formalidad es la expectativa del gerente de que el empleado aceptará el crédito o la culpa por su trabajo es decir cuando un gerente delega autoridad y responsabilidad a un empleado, esa persona debe tener la formalidad de lograr los resultados deseados.

La delegación es el proceso de dar autoridad a una persona (o grupo o equipo) para tomar decisiones y actuar en ciertas situaciones. La delegación empieza cuando se establece el diseño de la organización y se divide el trabajo, y continúa conforme se agregan nuevos empleados y tareas durante las operaciones cotidianas.

Para lograr una delegación efectiva existen prácticas que son útiles y se mencionan a continuación:

Establecer metas y estándares. Los individuos o equipos deben participar en el establecimiento de las metas que se espera que cumplan. De manera ideal, también de deberán estar de acuerdo con los estándares que se usarán para medir su desempeño.

Asegurar la claridad. Los individuos o equipos deben entender con claridad el trabajo que se les delega, reconocer el alcance de su autoridad y aceptar su responsabilidad por los resultados.

Participación, el reto del trabajo en sí no siempre alienta a los individuos o grupos a aceptar y realizar bien las tareas que se les delegan. Los gerentes pueden motivarlos al invitarlos a participar en la toma de decisiones, al mantenerlos informados y ayudarles a mejorar sus habilidades y capacidades.

Esperar que se complete el trabajo. Los individuos o equipos deben esperar realizar una tarea hasta completarla. El trabajo del gerente es proporcionar guía, ayuda e información, no terminar la tarea.

Proporcionar capacitación. La delegación sólo es tan efectiva como la capacidad de las personas para tomar las decisiones necesarias para realizar el trabajo y luego en realidad hacerlo. Los gerentes deben valorar en forma continua las responsabilidades delegadas y proporcionar capacitación dirigida a formar las ventajas y superar las deficiencias.

Retroalimentación oportuna. Debe proporcionarse retroalimentación precisa y oportuna a los individuos o equipos de modo que puedan comparar su desempeño con las expectativas establecidas y corregir cualquier deficiencia.”

Y por último la centralización y descentralización son filosofías de administración general básicas que indican donde se toman las decisiones. La centralización es la concentración de la autoridad en la cima de la organización o departamento. La descentralización es la delegación de autoridad a empleados o departamentos de nivel inferior.”

Toda empresa cuenta en forma implícita o explícita con cierto juego de jerarquías y atribuciones asignadas a los miembros o componentes de la misma. En consecuencia se puede establecer que la estructura organizativa de una empresa es el esquema de jerarquización y división de las funciones componentes de ella, donde jerarquizar es establecer líneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a través de los diversos niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado ante solo un superviso inmediato. Esto permite ubicar a las unidades administrativas en relación con las que le son subordinadas en el proceso de la autoridad. Es decir una jerarquía bien definida consiste en que reduce la confusión respecto a quien da las órdenes y quien las obedece. Define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente

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