MANUALES ADMINISTRATIVOS

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Objetivo: compendiar en forma ordenada los aspectos metodológicos básicos para el diseño, elaboración, presentación, aprobación, manejo y revisión de manuales administrativos.

Concepto: los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

Objetivos:

1. Presentar una visión de conjunto de la organización.

2. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

3. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.

4. Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.

5. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.

6. Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones

7. Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

Clasificación básica

Por su naturaleza:

1. Macroadministrativos: contienen información de más de una organización.

2. Mesoadministrativos: involucran a dos o más organizaciones o a todo un grupo o sector específico.

3. Microadministrativos: corresponden a una sola organización.

Por su contenido

1. De organización

2. De procedimientos

3. De historia de la organización

4. De políticas

5. De contenido múltiple

Por su ámbito

1. Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.

2. Específicos: que consignan información de un área específica.

Fines

 Comunicación de la Información. Como una herramienta para la comunicación y la transmisión de la información.

 Evidencia de la conformidad. Aporte de evidencia de que lo planificado se ha llevado a cabo realmente.

 Compartir conocimientos Con el fin de difundir y preservar las experiencias de la organización.

 Son un instrumento administrativo que apoya la realización del trabajo

 Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

 Aumentar la eficiencia de los empleados indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

 Servir de consulta y orientación al personal de nuevo ingreso y al que labora actualmente, para conocer la organización y funcionamiento interno de la institución.

 Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicación de esfuerzos.

 Facilitar y servir de documento básico de referencia para la realización de las Auditorias y la evaluación del control interno

 Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento continuo de los sistemas, procedimientos y métodos.

Limitaciones

 Constituyen una herramienta, pero no una solución para todos los problemas administrativos

 Su mala o poca y cuidadosa preparación pueden generar serios inconvenientes en el normal desenvolvimiento de las operaciones

 El costo de su elaboración y revisión pueden ser altos

 Son en general poco flexibles

 Incluyen solo los aspectos formales de la organización

 Muy sintéticos carecen de utilidad, muy detallados, pequeños cambios los convierten en obsoletos

Normatividad internacional para la elaboración de manuales

 Casi todos los países industrializados están aplicando las normas ISO 9000 para demostrar al mundo el compromiso que han adquirido con la calidad en todos sus productos y servicios y servirá de soporte para preparar su incursión en los mercados globales.

 Por medio de la aplicación de la ISO 9001:2000, las organizaciones establecen un sistema de calidad.

 Ventajas: Existen mejores documentaciones que garantizan las responsabilidades y actividades, fomenta la reducción de costos, puede usar el símbolo de registro de la organización certificadora, fomenta una actitud positiva de orden y limpieza, facilita la planeación de la organización y de la calidad, concientiza al personal para que se autoevalúe, existe un reconocimiento internacional, mejora los tiempos de entrega.

Actividades a realizar para elaborar un manual

 Determinación del objetivo del proyecto

 Determinar las áreas que se van a diagnosticar.

 Obtener autorización de la alta dirección.

 Conocer el área a la que se le aplicará el cuestionario de diagnóstico y determinar el personal que lo va a aplicar.

 Preparar los cuestionarios correspondientes.

 Entregar cuestionarios al personal determinado.

 Recoger los cuestionarios.

 Analizar la información.

 Elaborar un programa de entrevistas.

 Realizar entrevistas

 Solicitar documentación necesaria

 Realizar observación para obtener información

 Elaborar un borrador de los procedimientos.

 Comentar con los involucrados

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