Metodología Y Criterios Para La Elaboración De Manuales De Procedimientos Administrativos
Enviado por manugar1950 • 17 de Febrero de 2014 • 5.031 Palabras (21 Páginas) • 409 Visitas
Elaboración de procedimientos administrativos para los procesos rediseñados por el Proyecto RST
1 Consideraciones generales
1. El sistema de información MARANGATU, debe adaptarse a los procesos rediseñados por el Proyecto RST y a la estructura de organización intermedia propuesta.
2. El sistema de información se hace operativo frente a la estructura de organización y a sus procesos, usando adecuadamente la herramienta computacional puesta a disposición, para lo cual es necesario:
• Asignar a cada Unidad organizativa la responsabilidad de ejecutar uno o más procesos misionales
• Identificar los procedimientos que, en cada proceso, debe realizar una determinada unidad
• Identificar con claridad los perfiles y roles de usuarios, por cada cargo funcional y dependencia responsable.
• Asignar a cada cargo funcional, dentro de una dependencia, la ejecución de determinadas actividades y tareas para ejecutar el respectivo procedimiento
• Interactuar con el sistema, a través de la herramienta computacional, mediante módulos, aplicaciones, opciones, menús, documentados en los Manuales de usuarios del sistema
3. El esquema de operación funcional debe responder a los procesos misionales y adaptarse a la estructura de organización de la SET
Readecuaciones locativas
Distribución física de los equipos en relación con los “puestos de trabajo”, por área y dependencia responsable
Identificación y distribución de las áreas de atención a contribuyentes y de los servicios de apoyo y control de gestión
Señalización de áreas y puestos de trabajo
4. Los manuales de procedimientos y operación se conforman a partir de la estructura de organización de la entidad (funciones, procesos, procedimientos, recursos humanos), referida al mapa de procesos y a la forma de organización de la misma, con unidades normativas y de Dirección (Nivel central) y Unidades Operativas (Nivel descentralizado)
2 Relación de los manuales de procedimientos con el sistema informático
2.1 Elementos básicos
2.2 Matriz de roles y perfiles
La construcción de una matriz, basada en la estructura de organización, que relacione todos y cada uno de los procesos misionales, por dependencia responsable y cargo funcional, con las funciones y cargos o roles asignados a cada área o Unidad, permitirá definir los perfiles de los cargos funcionales en los cuales se basará la elaboración de los Manuales de Procedimientos. (VER MATRIZ ANEXO 1)
A partir de las especificaciones funcionales y de la definición de perfiles de usuarios, roles o cargos funcionales para la operación del sistema informático, se prepararán los Manuales de Procedimientos. Se respetará el esquema y conformación por funciones o procesos, procedimientos, actividades y tareas, referidas siempre las actividades a una dependencia responsable y a un cargo funcional. Se buscará siempre su correspondencia con la herramienta informática, a efectos de que el usuario entienda siempre el mismo lenguaje, sea que esté consultando el Manual de Procedimientos o que esté interactuando con el sistema computarizado.
Manual Sistema
Sistema Sistema
Subsistema Subsistema
Función Función
Proceso Módulo / Componente
Procedimiento Menú - Aplicación
Actividad Opción
……………….
Tareas
……………….
Dependencia Responsable Dep. Responsable
Cargo Funcional Cargo funcional
3 Definiciones
Los conceptos básicos que se emplearán son los siguientes:
SISTEMA
Conjunto de: Subsistemas, métodos y procedimientos, dirigidos a registrar inequívocamente a los contribuyentes sujetos a algún tipo de gravamen, así como a mantener actualizados sus datos generales, a incorporar sus declaraciones y pagos, y a contabilizar todos sus débitos y créditos en una cuenta corriente tributaria.
Se refiere al Sistema de Gestión Tributaria de la SET - MARANGATU
PROCESO
Un proceso es un “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados” (norma ISO 9000:2000) Un proceso está delimitado su cumplimiento en un lapso, período o espacio, determinado por la iniciación de otro proceso.
PROCEDIMIENTOS
Un procedimiento es “la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso” En el contexto de este documento, procedimientos se referirán más a la forma de realizar procedimientos que actividades. Un procedimiento estará conformado por actividades que, al cumplirse, permiten obtener el resultado esperado u objetivo del procedimiento.
ACTIVIDADES
Una actividad es una etapa o paso de un procedimiento, referido a la forma en que éste se cumple y que, además, define las tareas específicas que debe ejecutar cada cargo funcional en la dependencia responsable de su ejecución.
TAREAS
Las
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