Operaciones Básicas Del Control Interno

CONTROL INTERNO OPERACIONES BÁSICAS

Control interno de caja y banco

Concepto

Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos y procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener información segura, salvaguardar el efectivo en caja y bancos así como fomentar la eficiencia de operaciones y adición de la política administrativa de cualquier empresa.

Principios

- Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja y bancos.

- En cada operación de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos personas.

- Ninguna persona que interviene en caja y bancos debe de tener acceso a los registros contables que controle su actividad.

- El trabajo de empleados de caja y bancos será de complemento no de revisión.

- La función de registro de operaciones de caja y bancos será exclusiva del departamento de contabilidad.

Objetivos

- Evitar o prevenir fraudes de caja y bancos.

- Promover la eficiencia del personal de caja y bancos.

- Proteger y salvaguardar el efectivo en caja y bancos.

- Descubrir malversaciones.

- Localizar errores de caja y bancos.

- Detectar desperdicios y filtraciones de caja.

- Obtener información administrativa contable oportuna de caja y bancos.

Revisión de la conciliación en bancos:

- Revisar que lo que este en la póliza, en el estado de cuenta y en el documento sea lo mismo.

- Revisará los cheques no presentados al cobro durante un período excesivamente largo se investigue el motivo. Después de 30 días se cancelan los cheques.

- Revisar si las transferencias de los traspasos entre bancos sean realizados sin demora excesiva.

- Revisar donde se realizan las conciliaciones bancarias.

- Revisar si realmente esa conciliación es evaluada por un funcionario.

- Si se reporta el resultado de la conciliación de cada mes y a quienes.

Control para cada origen de entradas a caja o bancos:

A) Cobros por ventas de contado directo.

B) Cobros por ventas de contado C.O.D en plaza.

C) Cobros por ventas de contado C.O.D fuera de plaza.

D) Cobros por ventas a crédito en plaza.

E) Cobros por ventas a crédito fuera de plaza.

Una vez realizados los cobros se entregan al cajero quien firma de conformidad una relación deberá coordinarse y verificarse el depósito bancario correspondiente. La revisión y verificación encausara a comprobar que todos los documentos, cheques y giros, hayan sido depositados íntegramente en el banco con el que trabaja la empresa, de acuerdo con los registros y listas correspondientes.

Cobros empleados y deudores:

Cuando existan entradas por este concepto la empresa expedirá recibos de caja numerados progresivamente.

Entradas diversas a caja:

Ventas, regalías, primas de seguros cancelados, ventas de activo fijo, dividendos, etc., y se expide un recibo de caja. La suma diaria de los recibos será igual al ingreso a caja y depósito bancario diario. Deposito integro en instituciones de crédito de todas las entradas a caja. Se hace al día siguiente hábil de su percepción, el depósito lo deberá efectuar un empleado ajeno al cajero.

Creación de un fondo fijo de caja:

Con la finalidad de realizar pagos menores que no excedan al importe máximo establecido por la empresa. Cuando se agote se suman los comprobantes y se expide un cheque nominativo a cargo del encargado de manejar el fondo y se realiza el reembolso de caja.

Pago de cheque nominativo con firmas mancomunadas:

Como regla general nunca se expedirán cheques al portador, es decir los pagos se harán por medio de cheques nominativos con firmas mancomunadas, con lo que la responsabilidad recaerá por lo menos en dos personas, de preferencia funcionarios de alta gerencia ajenos a contabilidad y a cajeros. Es de hacer mención quien confirma el pago en el cheque, deberá tener una jerarquía superior a quien revisa y aprueba comprobantes y pago; los comprobantes de desembolso deberán sellarse con la palabra PAGO, para que no sean aprovechados y se paguen nuevamente.

Conciliación periódica de cuenta de cheques: Los saldos y estados de cuenta bancarios deberán conciliarse mensualmente, y todas las diferencias y partidas de conciliación se investigan y comprueban amplia y satisfactoriamente.

Cortes y arqueos de caja periódicos y de sorpresa:

Cada día deberán cortarse los registros de caja, con el objeto de conocer la existencia a esa fecha, la cual se comprueba con arqueos efectuados por funcionarios de empleados ajenos a contabilidad o cajeros. Cuando se efectúan los arqueos sorpresa, se evita que los cajeros manejen indebidamente los documentos, efectivo y valores de caja, observado una conducta honesta. Cualquier discrepancia se investigará amplia y satisfactoriamente.

Afianzamiento del personal de caja:

El afianzamiento del personal de caja evita que la empresa sufra pérdidas en caso de robo, fraudes, desfalcos y abuso de confianza por parte de los cajeros, ya que la afianzadora reintegrará el importe del daño a la empresa. El personal afianzado sabe que en caso de manejo delictivo la afianzadora denunciará a los tribunales competentes con la pena correspondiente.

Control

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