Reducciion De Costos

REDUCCIÓN DE COSTOS - COSTEO KAIZEN

1. Introducción

Un mundo en constante y rápidos cambios requiere de empresas e instituciones que se acomoden a los mismos, ya no sólo reaccionando ante los hechos consumados de la manera más rápida y flexible posible, sino además anticipándose proactivamente a ellos, si de verdad quieren triunfar mediante una mayor participación en el mercado, aumento en los niveles de rentabilidad sobre la inversión, mayor valor agregado por empleado y mejores respuesta de satisfacción por parte de los clientes. Lograr ello implica trabajar sobre tres ejes fundamentales que están interrelacionados entre sí, ellos son: costos – calidad – entrega (CQD).

No sólo basta para ello alcanzar un determinado nivel, que puede llegar a ser considerado satisfactorio para un momento, sino mejorar continuamente la perfomance para lograr nuevos y mejores niveles, ya que lo que ha sido bueno o excelente hasta ayer ya no lo es hoy, y menos aún lo será mañana. No se trata solamente de crear o mejorar los servicios o productos ofrecidos, sino además hacerlo de la manera más rápida posible, al menor costo, con la mayor calidad ajustándose a los gustos y preferencias de los usuarios del target elegido, y con los mejores sistemas de entrega para responder en cantidad y tiempo a la demanda de los clientes.

Como puede apreciarse de lo antes desarrollado, el cambio ha pasado a ser un elemento fundamental en la sociedad y economía actual y futura. Siempre existió el cambio, pero nunca de la forma tan acelerada con que se vive actualmente. Los sistemas de información y comunicación, y el gran desarrollo de los sistemas computacionales dan lugar a un espiral de continuos y acelerados cambios, lo cual implica la necesidad creciente de contar para las empresas con sistemas óptimos de información y análisis. Quién cuente antes con mayor y mejor información, y pueda analizarla de manera óptima tendrá no sólo más posibilidades de subsistir a mediano y largo plazo, sino además sacar ventaja sobre sus competidores.

Así pues tenemos que para operar en un entorno cambiante la empresa debe contar con un Sistema de Información que le permita estar en continuo conocimiento de lo que acontece ya no sólo en el mercado local, regional o nacional, sino global (lo que acontece en otro lugar del mundo más temprano que tarde llegará a su zona directa de influencia), en lo atinente a gustos, nuevos productos y servicios, nuevos diseños, procesos, materiales, forma de comercialización, niveles de calidad y costos. Esta necesidad es mucho mayor para aquellas empresas que compiten directamente en el mercado global, aunque hoy ya son muy pocas las empresas o servicios que no se vean afectados. Otro componente fundamental es tener la capacidad de análisis, lo cual comprende la capacidad técnica e informática. Por capacidad técnica se debe entender la capacitación y aptitudes profesionales para entender y comprender las señales tanto externas como internas de la empresa, y por capacidad informática se da a entender el contar con hardware y software apropiados para realizar análisis de datos de manera rápida y precisa.

No basta contar con información y proceder a su análisis, sino que además deben efectuarse esas actividades dentro y conjuntamente con una metodología de Planificación Proactiva, lo cual implica no sólo adelantarse a los hechos futuros, sino crear éstos y hacerlos realidad. Ello significa realizar los cambios internos en cuanto a productos, servicios y procesos necesarios para anticiparse a la competencia y a los deseos de los consumidores. Hay dos formas fundamentales de llevar adelante dichos cambios, mediante la Reingeniería, o bien por medio de un Proceso de Mejora Continua.

Interrelacionados con todos estos procesos y métodos tenemos al Benchmarking, herramienta con la cual la empresa puede comparar sus productos, servicios y procesos con los mejores niveles alcanzados por los competidores, como con aquellos que no siéndolo presentan niveles para determinadas funciones o procesos que merecen ser adoptados y adaptados a los requerimientos de la empresa. No sólo se trata de comparar, sino además de cubrir dichas diferencias de competitividad o excelencia.

Mediante la Reingeniería se realizan cambios profundos, fundamentales y radicales en la forma y metodología en que operan los procesos de negocios. Constituye un replanteo en la forma de operar, poniendo en discusión cada aspecto y forma de realizar los procesos, sean estos los de producción, servicios, financieros, comerciales y otros que hacen a la operatoria de la empresa.

Por lo radical de los cambios, por quién los realiza (fundamentalmente guiados por consultores, más allá de la participación del personal de la empresa) y por las inversiones necesarias para su puesta en marcha, no sólo deben enfrentar la resistencia al cambio, sino además los riesgos propios de cambios profundos.

En contraposición el Proceso de Mejora Continua presenta una mayor participación del personal (ya sea por medios de equipos especiales, círculos de calidad, y sistema de sugerencias), cambios pequeños pero acumulativos, menor resistencia al cambio, y costos bajos. Eso sí, requiere de un elevado grado de disciplina, todos los días deben realizarse labores tendientes a controlar y perfeccionar los estándares.

Diversas consultoras y empresas han creado diversos sistemas de Mejora Continua a los efectos de adaptarlos a las necesidades y características culturales de la empresa y su entorno. Si bien existen una diversidad de metodologías o sistemas imperantes, los dos más importantes actualmente son el Kaizen y el Seis Sigma, ambos coincidentes en sus aspectos fundamentales con las teorías desarrolladas por Deming, Juran e Ishikawa.

El Kaizen tiene su origen en Japón y es el producto de la suma de una variada serie de instrumentos, metodologías y herramientas, desarrollados a través del tiempo en numerosas empresas, dentro de un marco filosófico común en el cual se acentúa la necesidad de la mejora continua de los individuos en sus diferentes aspectos, como hombre, como ciudadano y como trabajador o empresario. Todo es perfectible y hay que tener la disponibilidad, aptitud y disciplina para mejorar día a día cada pequeña actividad, proceso, producto y servicio.

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