Resumen Normas ISO 19011
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DIRECTRICES PARA LA AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD
Y/O AMBIENTAL
ISO 19011
Esta norma internacional proporciona orientación sobre la realización de auditorías de sistemas de gestión de calidad y/o ambiental internas o externas, al igual que sobre la gestión de los programas de auditoría. Los usuarios previstos de esta norma incluyen auditores, organizaciones que implementan sistemas de gestión de calidad y/o ambiental, y las organizaciones involucradas en certificación o formación de auditores, certificación/registro de sistemas de gestión, acreditación o normalización en el área de evaluación de la conformidad.
La orientación que brinda esta norma internacional pretende ser flexible y de aplicación a una amplia gama de usuarios potenciales. Como se indica en diferentes puntos del texto, el uso de estas directrices puede variar de acuerdo con el tamaño, naturaleza y complejidad de las organizaciones, al igual que en los objetivos y alcance de las auditorías por realizar.
Alcance
La presente norma proporciona orientación a la gestión de calidad y seguridad y en la gestión de los programas de auditorías, se aplica a todas las organizaciones que necesitan realizar y gestionar auditorías de sistemas de calidad y/o ambiental, internas o externas.
Referencias Normativas
Los documentos normativos constituyen disposiciones de la presente norma. Para las
referencias fechadas, no se aplican las enmiendas posteriores o revisiones de cualquiera de estas publicaciones. Sin embargo, se invita a las partes que realizan acuerdos con base en esta norma, a investigar la posibilidad de aplicar la edición más reciente de los documentos normativos.
ISO 9000:2000, Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario.
ISO 14050: 1998
Terminos y Definiciones
Para los propósitos de esta norma se aplican los términos y las definiciones dadas en
la norma ISO 9000:2000 y en la ISO 14050:1998
Auditoria
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoría y evaluarla objetivamente para determinar la medida en la cual se cumplen los criterios de auditoría.
Criterios de la Auditoria
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia.
Evidencia de la Auditoria
Registros, declaraciones de hecho u otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría y que son verificables. La evidencia puede ser cualitativa o cuantitativa
Hallazgos de la Auditoría
Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría reunida, contra los criterios de auditoría.
Conclusiones de la auditoría
Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.
Cliente de la auditoría
Organización o persona que solicita una auditoría
Auditado
Organización que es auditada.
Auditor
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría
Equipo auditor
Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría
Experto técnico
Persona que suministra un conocimiento específico o experiencia al equipo auditor.
Programa de la auditoría
Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
Plan de la auditoría
Descripción de las actividades en el sitio y arreglos para una auditoría.
Alcance de la auditoría
Extensión y límites de una auditoría.
Competencia
Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
Principios de auditoría
La auditoría se caracteriza por la confianza en muchos principios. Dichos principios hacen que la auditoría sea una herramienta confiable para apoyar las políticas y controles de gestión, suministrando información sobre cómo puede actuar una organización para mejorar su desempeño.
Principios
Conducta ética - Fundamento del profesionalismo.
En auditoría son esenciales la confianza, la integridad, la confidencialidad y la discreción.
Presentación justa - La obligación de informar verazmente y con exactitud. Los hallazgos, conclusiones y reportes de la auditoría reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditoría. Se reportan los obstáculos significativos encontrados durante la auditoría, los aspectos no resueltos o las opiniones divergentes entre el equipo auditor y el auditado.
Debido cuidado profesional – La aplicación de diligencia y juicio en la auditoría.
Independencia – La base de la imparcialidad y objetividad de las conclusiones de la auditoría.
Los auditores son independientes de la actividad auditada, no están parcializados y no tienen conflictos de intereses. Los auditores mantienen un estado mental objetivo durante todo el proceso de auditoría, para asegurar que los hallazgos y conclusiones se basarán solamente en evidencias.
Evidencia – La base racional para llegar a conclusiones de auditoría confiables
y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático. La evidencia de la auditoría es verificable. Se basa en muestras de información disponible, ya que una auditoría se realiza durante un período de tiempo limitado y con recursos limitados. El uso apropiado del muestro está muy relacionado con la confianza que se puede tener en las conclusiones de las auditorías.
Gestión de un Programa de Auditorias
Generalidades
Una organización que necesite realizar auditorías debería implementar y gestionar un programa de auditoría efectivo. El propósito de un programa es planear el tipo y número de auditorías, e identificar y suministrar los recursos necesarios para realizarlas. El programa de auditoría puede incluir auditorías con una variedad de objetivos.
Dependiendo del tamaño, naturaleza y complejidad de la organización. El programa de auditoría puede incluir auditorías con una variedad de objetivos.
Dependiendo del tamaño, naturaleza y complejidad de la organización.
Programa de auditoría. Los responsables de dirigir el proceso de auditoría deberían:
a) Establecer los objetivos y extensión del programa de auditoría.
b) Establecer las responsabilidades, recursos y procedimientos.
c) Asegurar la implementación del programa de auditoría.
d) Hacer seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoría, y
e) Asegurar que se llevan los registros apropiados del programa de auditoría.
Objetivos de un programa de Auditoria
Estos objetivos se pueden basar en:
a) Prioridades de la dirección.
b) Intenciones comerciales.
c) Requisitos del sistema de gestión.
d) Requisitos reglamentarios o contractuales.
e) Necesidad de evaluación de proveedores.
f) Requisitos de los clientes.
g) Necesidades de las partes interesadas.
h) Riesgos potenciales para la organización.
Extensión de un programa de auditoria
La extensión de un programa de auditoría puede variar y estará influenciada por:
a) El alcance, el objetivo y la duración de cada auditoría por realizar.
b) La frecuencia de las auditorías por realizar.
c) El tamaño, naturaleza y complejidad de la organización auditada.
d) Necesidad de acreditación o certificación/registro.
e) Cambios significativos para una organización o sus operaciones.
Responsabilidades
La responsabilidad de dirigir un programa de auditoría se debería asignar a una o más personas que tengan una comprensión general de los principios de auditoría, competencia del auditor y aplicación de técnicas de auditoría.
Recursos
Se deberían considerar:
Los recursos financieros necesarios para el desarrollo, implementación, gestión y mejora de las actividades de auditoría.
Las técnicas de auditoría.
La competencia de los auditores, y mejorar el desempeño de estos.
La disponibilidad de los auditores
La duración de las auditorías.
El tiempo de desplazamiento, el alojamiento y otras necesidades
Procedimientos
Deberían incluir
Planificar y programar las auditorías.
Seleccionar los equipos auditores adecuados.
Realizar las auditorías.
Realizar las acciones complementarias de la auditoría.
Llevar registros del programa de auditoría.
Hacer seguimiento del desempeño y mejora
Implementación del programa de auditoria
Comunicar el programa de auditoría a las partes pertinentes.
Coordinar y programar las auditorías y otras actividades del programa de auditoría.
Asignación de los equipos auditores y Suministrar los recursos requeridos.
Asegurar los siguientes puntos realización de las auditorías de acuerdo con el programa de auditoría. el control de registros, la revisión y aprobación de los reportes y acciones complementarias.
Registros de programa de auditoria
Para demostrar la implementación del programa de auditoría se deberían incluir:
- Planes de auditoría.
- Reportes de auditoría.
- Reportes de no conformidades, y
- Reportes de acciones correctivas y preventivas
- Evaluación del auditor.
- Selección del equipo auditor, y
- Formación
Seguimiento y revisión de los programas de auditoría
Se debería llevar a cabo utilizando indicadores de desempeño que midan:
La capacidad de los equipos auditores para implementar el plan La conformidad con los programas y cronogramas
La retroalimentación de los clientes de la auditoría, de los auditados y de los
Auditores.
Actividades de Auditoria
Iniciación
Las personas responsables de dirigir el programa de auditoría deberían nombrar el
líder del equipo auditor para la auditoría específica.
Definición de los objetivos, alcance y criterio de la auditoria
Debería estar basada en:
Determinación del grado de conformidad del sistema de gestión del auditado
Evaluación de la capacidad del sistema de gestión
Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión
Los criterios de la auditoría pueden incluir las políticas, procedimientos, normas, leyes
y regulaciones, requisitos del sistema de gestión, requisitos contractuales o códigos de
conducta del sector industrial/comercial.
Determinación de la viabilidad de la auditoría
Se deberán tener en cuenta los siguientes factores:
Información suficiente y apropiada para planificar la auditoría.
Disponibilidad de la cooperación adecuada del auditado.
Disponibilidad de tiempo y recursos adecuados.
Establecimiento del contacto inicial con el auditado
El contacto inicial con el auditado puede ser informal o formal, y se debería establecer
por las personas responsables de dirigir el programa de auditoría, el propósito es:
Establecer canales de comunicación.
Suministrar información sobre el tiempo propuesto y la conformación del equipo de
auditoría.
Solicitar acceso a documentos pertinentes, incluidos registros.
Determinar las reglas de seguridad en el sitio aplicables.
Hacer los arreglos para la auditoría.
Llegar a un acuerdo mutuo sobre la necesidad de personas acompañantes.
Revisión de documentos
Antes de las actividades de auditoría en el sitio, la documentación del auditado debería ser revisada para determinar la conformidad del sistema con los criterios de la auditoria.
Preparación del plan de auditoría
debería incluir o describir:
Los objetivos
Los criterios
El alcance
Las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades
El tiempo y duración esperados para las actividades
La asignación de los recursos apropiados
El plan de auditoría también debería incluir, según el caso:
La identificación del representante del auditado para la auditoría.
El idioma de trabajo y de presentación de reportes
Los tópicos del reporte de auditoría
Arreglos logísticos
Preparación de documentos de trabajo
Los documentos pueden incluir:
Listas de verificación y planes de muestreo
Formatos para registro de información tales como evidencia de soporte, hallazgos
de la auditoría y registros de las reuniones.
Realización de la reunión de apertura
El propósito de una reunión de apertura es:
Revisar el plan de auditoría.
Presentar un breve resumen de cómo se realizarán las actividades.
Confirmar los canales de comunicación.
Brindar oportunidad para que el auditado haga preguntas.
Recolección y verificación de la información
Fuentes de información
Recolección mediante muestreo apropiado
Información
Verificación
Evidencia de la auditoria
Evaluación contra criterios de auditoria
Hallazgos
Revisión
Conclusiones
Los métodos de recolección de información incluyen
Entrevista.
Observación de actividades.
Revisión de documentos.
Preparación de las conclusiones de la auditoría
El equipo auditor se debería reunir antes de la reunión de cierre, para:
Revisar los hallazgos y cualquier otra información recolectada contra los objetivos de la auditoría.
Acordar las conclusiones teniendo en cuenta la incertidumbre
Preparar recomendaciones
Discutir las acciones complementarias de la auditoría, si es apropiado.
Preparación del reporte de auditoría
El reporte de auditoría debería incluir lo siguiente:
Los objetivos de la auditoría.
El alcance de la auditoría
La identificación del cliente de la auditoría.
La identificación de los miembros del equipo auditor.
Las fechas y lugares en donde se realizaron las actividades de auditoría en el sitio.
Los criterios de la auditoría.
Los hallazgos de la auditoría.
Las conclusiones de la auditoría.
El plan de auditoría.
La lista de representantes del auditado.
Las áreas no incluidas
Las opiniones divergentes no resueltas
Recomendaciones para mejora
Planes de acciones complementarias acordados
Aprobación y distribución del reporte de auditoría
El reporte de auditoría se debería emitir dentro del período de tiempo acordado. Si esto no es posible, se deberían comunicar al cliente de la auditoría las razones de este retraso y se debería acordar una nueva fecha para su emisión. El reporte de auditoría debería estar fechado, revisado y aprobado como se defina en los procedimientos del programa de auditoría.
Posteriormente, el reporte de auditoría se debería distribuir a los receptores destinados por el cliente de la auditoría.
El reporte de auditoría es propiedad del cliente de la auditoría y se debería respetar y proteger apropiadamente la confidencialidad, por parte de los miembros del equipo auditor y los receptores del reporte.
Finalización de la auditoría
La auditoría está completa cuando han finalizado todas las actividades del plan de auditoría y el reporte de auditoría aprobado ha sido distribuido.
Competencia de los auditores
Los auditores de sistemas de gestión de la calidad/ambiental deberían poseer conocimiento y habilidades en las siguientes áreas:
Principios, procedimientos y técnicas de auditoría
Documentos del sistema de gestión y de referencia, para posibilitar que el auditor comprenda el alcance de la auditoría y aplique los criterios de la auditoría.
Situaciones organizacionales, para posibilitar que comprenda el contexto operacional de la organización leyes y reglamentaciones aplicables, y otros requisitos pertinentes a la disciplina
Conocimiento y habilidades específicos para los auditores del sistema de
Gestión de la calidad
Métodos y técnicas relacionados con la calidad, para posibilitar que el auditor examine los sistemas de gestión de la calidad y genere hallazgos y conclusiones de auditoría.
Productos, incluidos los servicios y procesos operacionales, para posibilitar que el auditor comprenda el contexto tecnológico en el cual se realiza la auditoría
Conocimiento y habilidades específicas de los auditores de sistemas de
Gestión ambiental
Métodos y técnicas de gestión ambiental, para posibilitar que el auditor examine los
sistemas de gestión ambiental y genere hallazgos de auditoría y conclusiones
apropiados.
Ciencia y tecnología ambiental, para posibilitar que el auditor comprenda las
relaciones fundamentales entre las actividades humanas y el medio ambiente.
Los aspectos técnicos de las operaciones, para posibilitar que el auditor comprenda
la interacción de las actividades, productos, servicios y operaciones del auditado, con
el medio ambiente.
Atributos personales
Contribuyen al desempeño exitoso de un auditor y deberían ser:
Ético: justo, veraz, sincero, honesto y discreto.
De mente abierta: dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos.
Diplomático
Buen observador, perceptivo y capaz de entender y adaptarse a diversas situaciones.
Versátil, tenaz y decisivo.
Confiado en sí mismo
Educación, experiencia laboral, formación del auditor y experiencia en auditoría
nivel educativo suficiente que le permita la adquisición de conocimiento y habilidades definidas en sistemas de calidad y ambiente.
Experiencia laboral en una posición técnica, gerencial o profesional que involucra el
ejercicio de criterio, resolución de problemas y comunicación.
habilidades en el campo de gestión de la calidad para auditores de sistemas de gestión de calidad, y sistemas de gestión ambiental.
La evaluación de los auditores ocurre en las siguientes etapas:
La evaluación inicial de las personas que desean convertirse en auditores como
parte de un programa de auditoría.
La evaluación adicional de la competencia de un auditor ocurre como parte del
proceso de selección del equipo auditor, descrito en el numeral 6.2.4.
Evaluación continuada del desempeño del auditor, para identificar las necesidades
de mantenimiento y mejora del conocimiento y habilidades como parte del proceso
de evaluación del auditor.
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