Tarea Información y Comunicación en la Organización

TAREA 2.

Información y Comunicación en la Organización:

La fábrica de muebles El Súper Mueble de Oficina, actualmente se encuentra en proceso de actualización de su estructura organizacional tal como se observó en la tarea 1, sin embargo uno de los departamentos de mayor conflictividad administrativa, es el departamento de ventas debido al manejo de la información, ya que la misma presenta problemas como los siguientes:

1. Orden inadecuado, códigos de productos erróneos, cálculos inexactos.

2. Fácil acceso de cualquier miembro de la organización a la información.

3. No es posible segmentar correctamente a los clientes.

4. Demasiado tiempo al procesar datos, generando atraso en respuesta a clientes.

5. La previsión de las ventas hasta hoy es muy subjetiva e inexacta.

Considerando que en toda organización la información y comunicación se constituyen como recursos valiosos para el ser humano se le solicita realice lo siguiente:

1. Un análisis de estos problemas y proponga una solución considerando las características de la información, esto con el objeto de evitar errores en la toma de decisiones en el departamento de ventas. (2 pts.).

2. Proponga una forma de cómo proteger la información en el departamento de ventas. (1 pto.).

TAREA 2: INFORMACIÓN, COMUNICACIÓN, Y SISTEMATIZACION Valor: 5 pts.

3. Realice un análisis y proponga que tipos de sistemas de información, permitirían mejorar el manejo de la información, comunicación y elevar la productividad del departamento de ventas. (2 pts.)

Para el desarrollo de esta tarea se recomienda considerar lo siguiente:

1. Consultar en su libro de texto los capítulos 3 y 4, básicamente las páginas: 69, 72, 108 y 109

2. Elabore propuestas concretas y con fundamento, basado en los conceptos estudiados en cada capítulo del libro de texto.

3. Investigar en su empresa u organización, como se trabajan los temas de información y comunicación y aplíquelos a la solución de su tarea.

4. A las hojas adicionales de su tarea, identifíquelas con sus datos personales, curso y centro de estudios.

DESARROLLO DE TAREA:

01. Orden inadecuado, códigos de productos erróneos, cálculos inexactos:

La información debe ser EXACTA ya que estos nos ocasiona pérdidas ya que al no tener en orden nuestro inventario y principalmente los códigos de nuestros productos no tenemos la certeza de lo que estamos promocionando u ofreciendo.

Solución:

Primero reestructurar el departamento de inventarios junto con el de bodega implementar un nuevo sistema de códigos para los productos y sistematizarlo para que así sea mucho más fácil tener la información correcta y conocer realmente que productos tenemos en disposición cuales tenemos agotados, un buen sistemas seria SAE INVENTARIOS y esto a la vez nos ahorraría costos ya que una persona se puede encargar tanto del inventario como la clasificación del producto.

02. Fácil acceso de cualquier miembro de la organización a la información:

Es primordial que la información sensible sea CONFIDENCIAL y que solo un grupo de personas reducido tenga acceso a la misma, ya que manejamos tanto información financiera como personal de nuestros clientes y no podemos permitir que cualquiera tenga acceso a ella ya que se puede utilizar para diferentes fines y sobre todo dañaría nuestra credibilidad.

Solución:

Coordinar con el departamento de informática para crear restricciones sobre cual información pueda ser compartida y crear los accesos necesarios solamente al personal autorizado para verificar la información sensible tales como contraseñas y ellos poder monitorear que usuarios han accesado a que información y desde que terminal.

03. No es posible segmentar correctamente a los clientes:

Es necesario que la información sea INTEGRA esto quiere decir que debemos agrupar a nuestros cliente por área geográfica, condiciones de pago, precios que les proporcionamos para tener la información completa y sin omitir ningún detalle.

Solución:

Junto con el departamento de informática crear una base de datos actualizada de cada uno de nuestros clientes incluyendo los factores arriba descritos de esa forma tener una base detallada de nuestros clientes una opción sería SAE CLIENTES o crear dicha base en ACCES.

04. Demasiado tiempo al procesar datos, generando atraso en respuesta a clientes:

La información debe estar disponible en el momento en

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