DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Los documentos administrativos se definen como el soporte material por el que se materializan los actos administrativos.

Cumple por tanto dos funciones; por un lado es un instrumento de constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa y por otro es un instrumento de comunicación, ya que los documentos administrativos permiten la traslación del contenido de los actos a otros órganos o unidades de la Administración o a terceros interesados, ya sean personas jurídicas, públicas y privadas o personas jurídicas naturales.

1.1 DEFINICIÓN DE DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Los diccionarios de nuestra lengua, con ligeras variaciones, definen el documento en general como «Escrito en el que constan datos fidedignos, que sirve de prueba o testimonio, o que proporciona una información, especialmente de carácter histórico, oficial o legal».

Por su parte, las ciencias documentales se refieren a documento como «La combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta»1.

Los elementos esenciales que aparecen en cualquier definición de documento son: su condición de soporte material sobre el que se registra determinada información para transmitir o dejar constancia, con una finalidad conservacionista y probatoria.

Para obtener una definición completa de documento administrativo, hay que considerar, por una parte, su papel esencial de la actividad administrativa, pues es el testimonio material de dicha actividad; por otra, las peculiares circunstancias comunicativas en que se producen los documentos. El documento administrativo es el soporte en que se materializan los actos de la Administración pública, la forma externa de dichos actos. Por su parte, el art. 46.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimentales.

La incorporación de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas a la actividad administrativa, en especial a las relaciones entre los ciudadanos y las Administraciones públicas ha obligado a ampliar el concepto de documento, definido en el art. 3 del Real Decreto 263/1996, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado como: «Entidad identificada y estructurada que contiene texto, gráficos, sonidos, imágenes o cualquier otra clase de información que puede seextraída e intercambiada entre sistemas de tratamiento de la información o usuarios como una unidad diferenciada»

1.2 FUNCIONES DEL DOCUMENTO PÚBLICO

Dos son las funciones que cumplen los documentos:

Función de constancia. La Administración pública forma parte del poder ejecutivo y, como institución representante de la autoridad, goza de la presunción de veracidad, de objetividad y de sometimiento al ordenamiento jurídico en todos sus actos. El medio que acredita el cumplimiento de dicha obligación es la materialización de los actos, es decir, su expresión documental.

El documento es también una garantía de la pervivencia y la conservación de dichos actos para demostrar su existencia, sus posibles errores o vicios y sus efectos, sean jurídicos, administrativos o meramente informativos.

El registro material de los actos administrativos en soportes estables permiten garantizar el acceso de los ciudadanos a los registros y archivos de las Administraciones públicas, derecho previsto en el art. 35 h) de la LRJ-PAC.

Función de comunicación. Aparte de su función testimonial, el documento es la voz con que la Administración se comunica con los ciudadanos, con otras entidades y con los distintos órganos que la integran. Los documentos sirven, pues, de vehículo de comunicación.

1.3 CARACTERÍSTICAS

Las características de los documentos pueden dividirse en externas e internas, según se refieran a su estructura física o a su contenido sustantivo:

1.3.1 Caracteres externos: clase y soporte

a) La clase. Está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. Los documentos pueden ser textuales, si la información se transmite mediante texto escrito (manuscrito, mecanografiado o impreso); también pueden ser

Iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías...); sonoros, o electrónicos e

Informáticos (generados en el entorno de los ordenadores: disquetes, CD-ROM, etc.)

b) El soporte. En la Administración ha sido predominante -y sigue siéndolo- el documento de texto sobre el soporte de papel, hasta el punto de identificar el documento administrativo con el documento escrito. Pero la implantación de las nuevas tecnologías exige alternativas para mejorar y modernizar el servicio público.

Aunque la pervivencia de la escritura como código de transmisión parece asegurada, los nuevos soportes requieren codificaciones diferentes de la escritura -los códigos de barras, por ejemplo- para ser descodificados por el destinatario

1.4 FUNDAMENTACIÓN JURIDICA

El derecho del administrado de acceder a los documentos que obran en su expediente.

El Tribunal Constitucional ha señalado que el derecho fundamental aldebido proceso reconocido en el inciso 3) del artículo 139° de laConstitución no sólo tiene una dimensión judicial sino que también esaplicable a los procedimientos administrativos2. Este derecho implica elcumplimiento de todas las garantías, derechos, requisitos y normas de orden público que deben observarse en las instancias procesales de todos

los procedimientos, a fin de que las personas estén en condiciones de defenderadecuadamente sus derechos ante cualquier acto del Estado que pueda afectarlos.

En esa medida, el derecho a la defensa, reconocido en el artículo 139°,inciso 14) de la Constitución, constituye un derecho fundamental denaturaleza procesal que conforma el ámbito del debido proceso y que consiste en la facultad de toda persona de contar con el tiempo y los mediosnecesarios para ejercer su defensa en todo tipo deprocesos, incluidos los administrativos4, lo cual implica, entre otros aspectos, el derecho del

administrado de poder controlar la actuación probatoria.

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