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Ensayo Gestion Documental


Enviado por   •  24 de Enero de 2014  •  723 Palabras (3 Páginas)  •  427 Visitas

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ENSAYO DIAGNÓSTICO SOBRE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE ARCHIVOS

EN LA UNIVERSIDAD CENTRAL MARTA ABREU DE LAS VILLAS.

CUBA: CASO DE ESTUDIO.

Un diagnostico es la búsqueda e identificación de problemas, u oportunidades y objetivos, así como el análisis y evaluación de las necesidades de información y mantenimiento del programa de gestión documental, posee planes de mejoramiento y contingencia.

Esto es parte de la unidad administrativa, en la que se recepciona, utiliza y conserva para que se evidencie la realidad y poder convertirse en documento histórico. Una universidad es generadora y receptora de documentos e información, con esto conocemos la evolución académica y administrativa, se debe recurrir con frecuencia a los documentos que se han producido, recibido, para verificar proyectos, investigaciones, toma de evidencias y decisiones. Conservando la memoria de para un futuro mejor.

El control y seguimiento informatizando, la documentación universitaria para facilitar la recuperación de la información, permitiendo que sea útil, en la toma de decisiones.

Se realiza un diagnóstico sobre la gestión documental y de archivos en los archivos administrativos de la Universidad Central “Marta Abreu “de las Villas, Cuba. La investigación parte de una problemática: la inexistencia de un sistema de gestión documental y de archivos que regule los procesos y tenga en cuenta las herramientas para el mejor uso, manejo y conservación de los documentos, así como la evidencia de los hechos.

Los documentos de archivo contienen información, que constituyen, un recurso valioso e importante en cualquier organización. Los documentos permiten en las organizaciones realizar actividades de manera ordenada, eficaz, responsable, respaldando y documentando la creación de políticas y toma de decisiones, a nivel directivo, proporcionando coherencia, continuidad, producción y funcionalidad a la gestión documental.

La metodología e dirks es flexible y puede modificarse en distintos niveles, es la piedra angular del documento, en el conjunto de las practicas de la utilización y producción, la columna vertebral de la política archivística para la gestión de documentos en las organizaciones.

Para la realización de un diagnostico se utiliza la investigación preliminar y la evaluación de los sistemas existentes. Para la investigación preliminar es necesario tener un amplio conocimiento de la organización. Los directivos y responsables se deben centrar en la función que les corresponden.

si los documentos no se organizan y mantienen adecuadamente, de modo que puedan ser recuperados con facilidad, no tienen ninguna función útil, lo que repercute sobre la calidad de la toma de decisiones, rendición de cuentas y capacidad de la Universidad para cumplir con sus obligaciones, con los estudiantes, el personal y otros usuarios.

Se utilizan diversas técnicas: entrevistas, encuestas y observaciones; teniendo en cuenta la metodología DIRKS

(Diseño e implementación de sistemas de gestión de registros). Se aborda la importancia de realizar el diagnóstico sobre el tema referenciando investigaciones semejantes a este estudio. Se concluye haciendo una distinción entre las fortalezas y debilidades de la gestión documental y de archivos en dicha institución, las que se tendrán en cuenta para dar cumplimiento al objetivo .final de la investigación.

Se utiliza el análisis porcentual para caracterizar los resultados obtenidos en algunas categorías del diagnóstico. Con el objetivo de facilitar el procesamiento de los datos.

Los documentos que datan del surgimiento de la Universidad se conservan, debido al estado de los estantes y a la humedad. El estado de conservación que tienen los documentos está entre regular y mal, así como los medios donde se guardan. Es imposible conservar en el Archivo de gestión de la Secretaría General todo lo que se genere en la UCLV, por la capacidad que este tiene. Pudieran existir otros documentos antiguos en el departamento de Recursos Humanos, en la Biblioteca o en Economía.

Conclusiones:

El éxito de la gestión documental depende de la implicación de los órganos de decisión de la universidad y de la colaboración de todas las unidades.

Se exígela conservación de todos los expedientes.

Las secretarias, muestran los cambios y mejoras de los archivos y abogan por la creación de un Archivo Central donde se pueda conservar la documentación.

Existencia de un personal que trabaja con rigor, brindando los servicios que se ofrecen en la Secretaría General.

Sentido de pertenencia con la labor que realizan.

Los documentos pueden ser evidencia de lo ocurrido en un determinado momento y que pueden llegar a ser documentos históricos.

La conservación de documentos de la universidad, constituyen documentos históricos que contienen evidencias y pruebas de lo acontecido en un determinado momento. Fuentes de información para la investigación.

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