Guia Word 2010

1.- ¿Qué es Microsoft Word?

2.- La interfaz de Word 2010

2.1 La visualización de documentos

2.2 La regla horizontal

2.3 Las barras de desplazamiento

2.4 La barra de estado

2.5 Paneles

2.6 El menú contextual

2.7 El sistema de ayuda

3.- Comenzando a escribir

3.1 Configurar página

3.2 Plantillas

3.3 Grabar, cerrar y abrir archivos

3.4 Corrección ortográfica

4.- Modificando el documento

4.1 Seleccionar texto

4.2 Borrar, copiar, cortar y pegar

4.3 Buscar y reemplazar

4.4 Deshacer y Rehacer

5.- Documentos con buena apariencia

5.1 Alineación del texto

5.2 Sangrías y tabulaciones

5.3 Tipos, Tamaños y estilos de letra

5.4 Enfatizado y color del tipo de letra

5.5 Letra capital

5.6 Bordes y sombreado

5.7 Encabezados y pies de página

5.8 Fondos de página

5.8.1 Marca de Agua

5.8.2 Color de página

5.8.3 Bordes de página

5.9 Estilos

5.10 Temas

6.- Tablas

7.- Elementos gráficos

7.1 Archivos de imagen

7.2 Formas

7.3 WordArt

7.4 SmartArt

7.5 Gráficos de datos

8.- Correspondencia

9.- Enriqueciendo el documento

9.1 Referencias

9.1.1 Tabla de contenido

9.1.2 Notas al pie

9.1.3 Citas y bibliografía

9.1.4 Títulos

9.1.5 Índice

9.2 Revisar

9.2.1 Revisión e idioma

9.2.2 Comentarios al documento

9.2.3 Seguimiento

9.2.4 Cambios

9.2.5 Comparar

9.2.6 Proteger

10.- Finalizando el documento

10.1 Información

10.1.1 Propiedades del documento

10.1.2 Habilitar contenido

10.1.3 Permisos

10.1.4 Comprobación de problemas

10.1.5 Versiones

10.2 Guardar y enviar

10.2.1 Enviar mediante correo electrónico

10.2.2 Guardar en la web

10.2.3 Guardar en SharePoint

10.2.4 Publicar como entrada de blog

10.2.5 Tipos de archivo

10.3 Imprimir

1.

Casi todo el mundo sabe que Word es un procesador de palabras, tal vez sea el más usado de todos. Sin embargo, el concepto de "procesador de palabras" es, sin duda, distinto al que existía hace algunos años.

Cuando las computadoras personales comenzaron a utilizarse para la elaboración de documentos, los programas procesadores de palabras eran apenas una simulación de lo que podíamos hacer con una máquina de escribir. Tal vez sus dos principales ventajas eran que podíamos realizar todas las correcciones necesarias antes de gastar una hoja de papel y que era posible grabar nuestros documentos para modificarlos después. Esto hacía el uso de los procesadores de palabras preferible al de una máquina de escribir aun cuando las primeras impresoras de matriz no tenían la calidad que nos daba una máquina de escribir eléctrica. Por lo demás, sus características eran bastante elementales.

Con el tiempo los procesadores de palabras fueron incrementando su potencial: elección de diversos tipos y tamaños de letras, alineación (y justificación) automática de párrafos, revisión de ortografía y gramática, sugerencia de sinónimos, la posibilidad de crear documentos con varias columnas, inserción de imágenes y un largo etcétera. Si a esto la aunamos la difusión que han tenido las impresoras láser y las impresoras de inyección de tinta a colores y la calidad de documentos que pueden imprimir unas y otras, tendremos que la distancia de lo que se puede hacer con una máquina de escribir y una computadora es realmente infinita. De modo tal que se desdibujó por completo la analogía que existía entre un procesador de palabras y una máquina de escribir.

Por tanto, si antes decíamos que un procesador de textos era un simulador de una máquina de escribir, ahora decimos que es un programa capaz de asistir de modo integral la elaboración de documentos, revisando la ortografía y la gramática, con la posibilidad de darle a dicho documento una presentación profesional que puede incluir imágenes, hipertexto, diagramas, encabezados, notas al pie, tablas, ecuaciones, índices, referencias cruzadas, etcétera y que, además, puede ser elaborado por un equipo de redactores a través de una red corporativa. Eso es Microsoft Word, un moderno procesador de palabras.

A mediados de los ochentas, cuando el uso de las computadoras personales apenas comenzaba a popularizarse, diversos medios noticiosos daban cuenta que Gabriel García Márquez había escrito su última novela utilizando una computadora y un procesador de palabras, lo cual era una auténtica novedad en el mundo literario y colocaba al gran colombiano a la vanguardia de la tecnología para crear sus maravillosas obras. Curiosamente, ante la ignorancia de lo que era un procesador de palabras, no faltó el comentarista de televisión, con la falta de rigor informativo que caracteriza a ésta, que se preguntaba qué de la nueva novela se debía al talento del escritor y qué era producto de los algoritmos del programa y, por tanto, de la inteligencia artificial de la computadora. Recuerdo incluso a alguien debatir si la calidad de las novelas del gran Gabo no iban a disminuir por el uso de estos extraños artefactos. Obviamente, ya nadie -espero- se plantea tonterías de ese tamaño. Word, como cualquier procesador de palabras, es el instrumento de la escritura, pero la escritura en sí, vehículo maravilloso del conocimiento humano desde que la civilización es tal, sigue siendo producto privilegiado de la imaginación, conocimientos, sensibilidad, conciencia y habilidad de quien escribe.

A la larga, no importa el buen o mal talante que tenga una hoja impresa. Su contenido, lo que dice, es lo que en el fondo le da valor para la posteridad. Aprender a usar Word sólo será la vía para lo realmente importante: llevar las ideas al papel.

En el curso de este libro veremos muchas de las características de Microsoft Word que ya mencionamos y cómo podemos aprovecharlas en nuestro propio trabajo y si bien no vamos a ser exhaustivos en la exposición de características del programa, sí revisaremos una cantidad de herramientas tales que nos permitirán resolver la absoluta mayoría de las tareas que elaborar textos implica.

Finalmente, cabe decir que Word pertenece a un conjunto integrado de programas llamado Microsoft Office, al cual pertenecen también Excel, Power Point, Access y otros más. A cada uno de los cuales le hemos dedicado una Guía Inmediata de Computación, entre otros temas.

2.

La nueva versión de Microsoft Word presenta una interfaz muy similar a la de la versión 2007, cuyo elemento central es una banda de botones en la parte superior de la ventana llamada "Cinta de opciones". Pero veamos primero el conjunto de elementos de la interfaz de Word.

El menú "Archivo" sirve fundamentalmente para administrar los documentos que elaboremos con Word. Tiene opciones para grabarlos, abrirlos, imprimirlos, enviarlos por internet, etcétera. Estas opciones las trataremos en detalle más adelante.

Sobre el menú "Archivo" tenemos la barra de acceso rápido. En realidad se trata de una barra que puede modificarse al gusto del usuario para contener cualquiera de los comandos del programa, eliminando incluso los que están ahí de forma predeterminada. Sin embargo, me parece que bajo ninguna circunstancia debe prescindir de las opciones para deshacer y rehacer acciones tan útiles en el trabajo de elaborar documentos. Su definición y uso son motivo de estudio más adelante, por supuesto.

Después tenemos el conjunto de opciones, herramientas y comandos de Word en lo que Microsoft llama "Ribbon" y que de aquí en adelante llamaremos simplemente "Cinta", que no es más que su traducción literal. Se trata de una barra con diferentes fichas. Cada ficha agrupa, en distintas secciones, iconos con comandos cuyo fin es trabajar con lo que escribamos. Por ejemplo, si seleccionamos la ficha "Revisar", veremos 7 secciones: "Revisión", "Idioma", "Comentarios", "Seguimiento", "Cambios", "Comparar" y "Proteger". El nombre de cada sección, igual que las fichas, define qué iconos podemos encontrar en ellos. Veamos otro ejemplo. En la ficha "Insertar", como ya habrá supuesto, encontraremos secciones con elementos que, valga la redundancia, pueden insertarse en los documentos, como imágenes, pero también encabezados y pies de página, tablas o, simplemente, símbolos matemáticos.

Cada sección de opciones es un recuadro con una banda de título en la parte inferior. En ocasiones, en esa banda, hay un icono, llamado "disparador de cuadro de diálogo" que despliega un cuadro de diálogo con opciones más detallas. Por ejemplo, en la ficha "Inicio", tenemos la sección "Fuente" (se refiere a los tipos de letras). En el título de la sección vemos dicho icono que al pulsarlo abre el cuadro de diálogo del mismo nombre, en donde podremos configurar los tipos de letra con todo detalle, como estudiaremos más adelante.

Por otra parte, tenemos otras fichas llamadas "contextuales", que aparecen sólo cuando se han insertado objetos que requieren nuevos grupos de comandos, es decir, nuevas fichas en la cinta. Por ejemplo, cuando insertamos una tabla en un documento (más tarde las veremos en detalle) aparecen dos fichas nuevas bajo el rubro "Herramientas de tabla" resaltadas de un color específico. Cuando insertamos una imagen, aparece una nueva ficha contextual llamada "Formato" con secciones alusivas al trabajo con dicho objeto.

Una característica muy útil que conviene destacar de la "Cinta" es que ofrece ayuda respecto a cada sección o icono con sólo señalarlo con el ratón. Si no está seguro qué hace cada icono y no desea realmente pulsarlo, sólo ponga el cursor del ratón sobre él y espere a que aparezca la ayuda adicional.

Por otra parte, hay otros elementos de la interfaz que si bien suelen ser ignorados, su uso puede resultar muy útil durante el trabajo. Veámoslos en detalle.

2.1 La visualización de documentos

En la parte inferior derecha de la pantalla tenemos un pequeño panel de cinco botones y una barra de desplazamiento.

Los botones conmutan la pantalla en distintos modos de visualización. El primer botón es el predeterminado y muestra el documento como se vería impreso. Es pues el modo "Diseño de impresión".

El segundo botón puede ser preferido si en vez de escribir el documento, lo que se desea es, más bien, leerlo. Se trata del botón "Lectura de Pantalla completa".

Como su nombre lo indica, el tercer botón sirve para utilizar Word como editor de páginas Web. Sin embargo, los profesionales en la creación de páginas Web utilizan programas más especializados para el efecto, como DreamWeaver o FrontPage. Más adelante, una vez que hayamos visto diversas herramientas para crear documentos sofisticados, dedicaremos algunos comentarios a la elaboración, muy limitada, de páginas Web con Microsoft Word.

A su vez, el cuarto botón sirve para mostrar esquemáticamente documentos que han sido previamente jerarquizados, como algún informe corporativo. Finalmente, el quinto botón, llamado "Borrador", muestra una vista del documento sin presentar el diseño de página ni ningún otro elemento. Los saltos de página son apenas una línea punteada y ahí el énfasis está puesto en las tareas de escritura.

Como ya habrá imaginado, la barra de desplazamiento que está a la derecha de los botones de visualización, modifica el zoom del documento en pantalla. A la derecha lo aumenta, a la izquierda lo disminuye.

Estas opciones, junto con otras que también modifican la visualización del trabajo en pantalla, están disponibles en la Cinta, en la ficha "Vista", en particular en las secciones "Vistas del documento" y "Zoom", obviamente.

2.2 La regla horizontal

La regla, que aparece bajo la Cinta, nos permite establecer los márgenes izquierdo y derecho, los tabuladores y la sangría izquierda y derecha del documento, así como la sangría que se va aplicar a la primera línea del párrafo. Veámoslo:

2.3 Las barras de desplazamiento

Las barras de desplazamiento son elementos que nos permiten recorrer un documento de Word de modo rápido utilizando el ratón, para ello hay que "arrastrar" el cuadro de desplazamiento con el puntero y "soltarlo" en la página deseada. A su vez, en la parte inferior de la barra vertical, abajo a la derecha de la ventana del programa, tenemos además algunos botones adicionales que nos permiten también movernos por el documento.

Cada uno de los botones del seleccionador es un criterio de búsqueda para movernos por el documento. Por ejemplo, el botón "Examinar por comentarios", lleva el cursor al siguiente comentario. Del mismo modo, cada botón tiene un comportamiento similar. Pruébelo.

Cada uno de los botones del seleccionador es un criterio de búsqueda para movernos por el documento. Por ejemplo, el botón "Examinar por comentarios", lleva el cursor al siguiente comentario. Del mismo modo, cada botón tiene un comportamiento similar. Pruébelo.

2.4 La barra de estado

Casi todos los programas para Windows tienen una barra de estado. La de Word nos da información útil sobre nuestro documento, revisémosla en el siguiente video:

2.5 El panel de tareas

Hay un par de elementos más de la interfaz de Word con los que usted se topará eventualmente tarde o temprano y que conviene mencionar rápidamente. Se trata de dos paneles, el del portapapeles y el de insertar imágenes prediseñadas. Como ambos van a ser tratados junto con sus respectivos temas, echémosles sólo un vistazo preliminar.

2.6 El menú contextual

Word incluye además un menú contextual que se activa con el botón derecho del ratón; a este menú también se le llama "flotante" porque aparece cerca de donde esté el puntero del ratón en el momento de hacer clic. Las opciones del menú contextual dependen del objeto que se esté señalando en ese instante. Es decir, presentará un menú con determinadas opciones cuando estemos trabajando con texto, como puede verse enseguida.

Obtendremos menús contextuales distintos si el puntero del ratón está señalando una imagen, una forma o una tabla, entre otras posibilidades.

Sin embargo, no se haya en este menú ningún comando que no se encuentre ya en la cinta de Word. Por lo que no es necesario revisar las opciones de los menús flotantes, sino sólo apuntar que dicho menú existe y que puede serle útil en su trabajo en la elaboración de documentos. Por tanto, si le parece más cómodo hacer clic con el botón derecho del ratón para que aparezca el menú contextual, en lugar de buscar en las fichas, entonces lo más probable es que llegue a recordar y dominar de ese modo todas sus opciones.

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