Sistema Control General Procesamos

SISTEMA DE CONTROL GENERAL CASO PROCESAMOS

Presentado por:

JOSÉ JULIÁN RUIZ CORREA

Docente:

ING. JUAN DE JESUS VELOZA MORA

UNIVERSIDAD LIBRE SECCIONAL PEREIRA

FACULTAD DE INGENIERÍAS

Programa de Ingeniería en Sistemas

PEREIRA, SEPTIEMBRE DE 2012

Características de las condiciones actuales de trabajo de la Empresa y su respectivo complemento.

Los sitios de trabajo están muy próximos unos de otros y no existen obstáculos que impidan el diálogo entre los digitadores. (Estructuralmente se debería modificar los puestos de trabajo y hacer divisiones con estructuras blandas tales como: sistema Drywall, duro yeso, etc. O en su defecto entrepaños que permita la mayor concentración en la digitación de los operarios y evitar distracción con compañeros de trabajo.

Los programas de captura de datos tienen incorporado un control de rendimiento de digitación, de tal manera que al iniciar y terminar un trabajo, la aplicación le informa al digitador su rendimiento promedio comparado con los rendimientos establecidos por los ingenieros hace dos años. (Considerados como estándares de la empresa), y registra esto en un archivo log. (Me parece que este control de transacciones no debería mostrarse al digitador, ya que esto causa distracción y presión que hace que el trabajo pueda verse afectado porque para cumplir meta cuantitativa puedo desmejorar la cualitativa y me trae otros problemas).

Se estableció un premio quincenal, correspondiente a un 15% del salario, para el digitador de mejor rendimiento promedio durante ese período. Este premio ha sido ganado cuatro veces consecutivas por el mismo digitador. (La premiación puede ser buena mientras se establezcan sanas reglas de competencia, pero del mismo modo debe también haber algún tipo de reprimenda para quien tenga el peor desempeño en dos o más periodos consecutivos).

Los digitadores plantean que existen pérdidas de tiempo debidas a la falta de legibilidad de muchos de los documentos que deben digitar. (Se debe para este caso establecer algún tipo de control con respecto a la buena legibilidad de los documentos, concientizando a los funcionarios que capturan la información de la importancia de la misma. Se pueden crear parámetros, convenciones estándar entre otras para que se hable el mismo idioma.

Se tiene previsto un descanso de 20 minutos para cada digitador en cada jornada (tres grupos en horarios diferentes, aproximadamente en la mitad de la jornada). (Considero que la jornada es relativamente corta de no más de 4 horas y media, por lo que este descanso debería reducirse a la mitad del tiempo y así se gana tiempo de trabajo.

Cuatro grupos de digitadores trabajan de lunes a viernes, en cuatro jornadas diarias (en cada jornada trabaja un grupo determinado de digitadores) grupo A de 6 am a 10:30 Am, grupo B de 10:30 AM a 3PM grupo C de 3 PM a 7:30 PM y grupo D de 7:30Pm a 12 pm . Se cuenta además con cuatro grupos adicionales para hacer los mismos turnos los días sábados, domingos y festivos.

Los dos equipos trabajan sobre sistemas operacionales multiusuario pero su compatibilidad no es completa.(Se debe buscar la compatibilidad al 100% o al menos muy cercano a esta cifra, instalando aplicaciones que operen sin causar traumatismo o incompatibilidad que pueda generar bloqueos o esperas prolongadas. El administrador del Sistema debe encontrar aquellas aplicaciones que generen traumatismos y reemplazarlas por aplicaciones livianas, eficientes y flexibles.

Las copias de seguridad (BACKUPS) son realizadas diariamente de 5:00 a 6:00 am. Se cuenta con una cinta para cada dia de la semana. Hay una cinta semanal sobre la que se obtiene una copia los dias lunes (sobre esta misma cinta se obtiene la copia de la semana siguiente). Mensualmente se obtiene una copia que es enviada a una casilla de seguridad de un banco, donde permanece por 3 años, luego de lo cual se desecha. (La hora de realización de backups es idónea porque en este horario no hay carga ni congestión operacional).

El proceso de trabajo es el siguiente:

Hay una persona encargada de recibir los paquetes de documentos enviados por las empresas clientes, la cual registra la fecha y hora de llegada. (Debe venir con una tapa donde se verifique que lo que dice contener, efectivamente sea contenido).

Hay una persona encargada de programar la distribución de los paquetes de documentos entre los digitadores (indicando a quienes se entrega cada paquete). (Debe adicionalmente llevar cada paquete un consecutivo para que se conozca el consecutivo inicial y el final que recibió el funcionario y por consiguiente la cantidad total para controles y estadísticas futuras).

Hay un mensajero interno que distribuye los documentos según lo programado.

Cuando un digitador termina un paquete de documentos lo entrega al mensajero interno (cuando pasa por allí) y envía un mensaje por correo electrónico (del sistema) al administrador quien planea y administra la ejecución de los procesos.

Hay una persona responsable de vigilar el proceso de impresión y remitir los listados impresos a la persona del paso 1, quien devuelve los reportes junto con los documentos fuente.

Se cuenta con seis estaciones de trabajo en el antiguo equipo, todas empleadas en el procesamiento de datos (mas una consola para administración) y diez estaciones de trabajo en el nuevo (mas una consola), de la cual se están empleando siete para procesamiento de datos y tres para desarrollo y mantenimiento de aplicaciones.

Problemática actual:

Durante el último año, la empresa ha visto reducidas sus utilidades y su imagen frente a los clientes debido a los frecuentes atrasos en la entrega de reportes y el aumento de inconsistencias en los informes entregados. Según se ha podido establecer estos problemas han sido causados en un 15% por cortes en el fluido eléctrico, 10% por bajo rendimiento en la digitación (se ha trabajado por debajo del rendimiento mínimo esperado), el 5% por fallas en hardware de servicio (que obliga a restaurar archivos del sistema operacional, a recuperar copias de respaldo y a repetir parte de los documentos digitados), el 20% por fallas de procedimientos de aplicaciones que operan en el nuevo

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