ADQUISICIÓN

ADQUISICIÓN

La adquisición es un sub-proceso que se realiza dentro del proceso general de la gestión de colecciones, a través del cual la biblioteca obtiene las publicaciones pertinentes para incrementar sus fondos y satisfacer así la demanda de los usuarios de la misma.

Según Contreras (2003) podemos definir la adquisición como: “ las tareas que permiten obtener para las unidades de información los documentos seleccionados ”. (p. 32)

Algunas formas de adquisición son : la compra, el canje, la donación y los depósitos.

La compra: Es una operación que realiza generalmente el departamento de adquisición y procesos técnicos de una biblioteca. Esta actividad requiere que el bibliotecario encargado resuelva cuestiones difíciles relativas a pedidos de material, estudio, el control del presupuesto y la identificación correcta de los documentos. Requiere conocer los editores y librerías a través de los catálogos actualmente son accesibles por INTERNET o visitando personalmente las instalaciones. Del mismo modo, numerosas librerías dan acceso a sus servicios haciendo posible la consulta y adquisición a través de páginas web o ferias de libros, donde los usuarios sean profesores, estudiantes o el mismo personal bibliotecario puede observar directamente el contenido y la calidad de la bibliografía ofertada.

El canje de las publicaciones: Es importante, pero hay que tener en cuenta la calidad y utilidad de los fondos que nos envíen, pues como señala Carrión (1993), “...ha valido para dotar mal a las bibliotecas pobres...”. . Esta afirmación es cierta, ya que peor que una biblioteca sin libros es una biblioteca dotada inadecuadamente.

Las instituciones utilizan sus publicaciones para obtener otras, de modo que el canje permite el acceso a fondos de literatura gris que suelen tener dificultades de compra o mala distribución. A veces también ha potenciado esta forma de cooperación y adquisición el que es el único medio que tienen las bibliotecas para adquirir publicaciones agotadas y, por último, sirve en los países con desequilibrios en las balanzas comerciales para adquirir publicaciones extranjeras con el menor coste posible. Es un buen mecanismo para garantizar la actualización de las colecciones de publicaciones periódicas, en una coyuntura económica proclive a la cancelación de numerosas suscripciones. Y, por último, ayuda al mantenimiento de relaciones institucionales, lo que repercute siempre en la mejora del funcionamiento.

Las Donaciones y legados: No hay que aceptar todo lo que nos den, aunque es una forma muy importante de obtención de fondos sobre todo, por ejemplo, para la formación de una colección local. Evitar condiciones. Calcular las necesidades de espacio, personal, etc. Que nos ocasionarán.

El Depósito: Aunque nuestra biblioteca no sea la depositaria del Depósito Legal, es otra forma de entrada de fondos por los legados y otros tipos de depósitos.

El proceso de adquisición

Gómez Hernández (2002), opina que el proceso de adquisición debe estar bien organizado, lo que supone:

a) Comprobar los datos bibliográficos, sobre todo si se parte de desideratas de usuarios, completar datos insuficientes, lo que facilitará la tramitación del pedido.

b) Comprobación de la existencia de las obras solicitadas en el catálogo de la biblioteca;

c) Creación de un fichero de pedido, de proveedores, cronológico. (ordenado alfabéticamente por autores) -fecha de pedido, datos del libro, proveedor, tipo de pedido (a examen, firme, suscripción). Debería ser con una ficha triple autocopiativa, para enviar el original para el pedido, y guardar las copias en el fichero de pedidos y en el de proveedores. Envío de las fichas de pedidos. Entrega y recepción de las obras solicitadas. Reclamar cuando pase el tiempo de recepción previsto. Comprobación de la recepción y la factura, y tramitación del pago al proveedor.

A este respecto es importante tomar en cuenta la posible negociación de precios con los proveedores en función del volumen de compra o la reducción del plazo de pago. Las revistas científicas deben adquirirse a través de distribuidores especializados como EBSCO o SWETS, ELSEIVER; PROQUEST, que localizan, informan, llevan la gestión de reclamaciones, proporcionan servicios de información de próximos fascículos, índices en línea, buscan datos de nuevos títulos, entre otros.

REGISTRO Y SELLADO

Se trata de operaciones que completan la incorporación de fondos. El registro es una operación administrativa y contable que permite verificar que los créditos asignados a la compra de libros se han utilizado efectivamente para ese fin. Con él se hace efectiva la incorporación al fondo. Se comprueba que el libro y su precio se corresponde con lo pedido y con la factura, y se incorpora a la biblioteca. Antes de hacerlo se debe comprobar si el libro no es defectuoso. El registro es una operación que realizan los sistemas integrados de gestión bibliotecaria . En la UNEFM (Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda), utiliza el sistema ALEJANDRIA.

La colocación del sello de la biblioteca en determinadas páginas, especialmente en la portada es prueba de la propiedad de la obra. Debe ser presente pero discreto, no tapando información, ni perjudicando la conservación. Para esta tarea, por tanto, vamos a necesitar: un sello y un libro de registro que es un instrumento normalizado.

EVALUACIÓN DE COLECCIONES

Según Meneses (1988) “ como una de las actividades fundamentales, la evaluación cumple una

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