Administración documental

Administración documental:

Casilleros:

Flujos:

Clasificación: Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Esta operación se encuentra dentro de la fase de tratamiento archivístico denominada identificación.

Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, las posibles alteraciones físicas en los documentos y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.

Documentación:

Documento: Registro de información recibida o producida por una Entidad o persona en razón de sus funciones o de Sus actividades que tiene valor: Administrativo Fiscal Legal Científico Económico Histórico Cultural Técnico

Todas expresiones en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier soporte material, hasta en soportes informáticos.

Epistolar:

Estructura funcional:

Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos, generado orgánicamente y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.

Filatelia:

Flujo:

Flujo grama:

Foliación: Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental.

Folio: Hoja de libro de cuaderno o de expediente al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista o expediente.

Franqueadora:

Franquicia:

Gestión de documentos: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Minuta: Durante la Baja Edad Media y el Antiguo Régimen, la minuta es la redacción previa al documento definitivo que consigna el texto completo del acto administrativo, jurídico, etc... Abreviando, en cambio, u omitiendo, las fórmulas jurídicas y de estilo que figurarán necesariamente en el documento original.

Con la generalización del uso de la máquina de escribir, la minuta se convierte en un documento idéntico, copiado simultáneamente al original y sin ningún signo de validación, algunas veces lleva una media rúbrica y un sello que indica que es tal minuta.

En las últimas décadas, se llama minuta al ejemplar del documento original, idéntico a éste, dotado, por tanto, de los mismos signos de validación y que queda en el archivo del sujeto productor.

Original: Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

Radicación:

Registrar: (1) Documento sobre el que se plasma la acción administrativa y jurídica de control de la expedición, salida, entrada y circulación de los documentos. Es un instrumento de control, normalmente en forma de volumen que contiene la inscripción, generalmente numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés como para ser exacta y formalmente asentadas. Estas informaciones suelen proceder directamente de los actos administrativos

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