Actividad Semana 2 Administracion Documental En El Entorno Laboral

Ejercicio 1

Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una oficina que se encargue específicamente de la clasificación documental, de acuerdo a las áreas que constituyan la empresa.

Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.

Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos:

1- Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

Para la realización de este trabajo, se tomó como referencia al ICBF, centro zonal Pamplona, el cual tiene bien definida su unidad de Gestión Documental.

El ICBF cuenta con un programa de gestión documental, el cual es de obligatorio cumplimiento en todas sus dependencias, llámense regionales, Seccionales o centros zonales.

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, se basa en la Guía para la Gestión Documental del ICBF, la cual establece los criterios que deben seguirse para la producción, organización, conservación y disposición final de los documentos que se producen y conservan en las diferentes dependencias sede Dirección General, Regionales y Centros Zonales del ICBF.

Los archivos del ICBF se proyectan teniendo en cuenta la normatividad general y la institucional, por lo que es pertinente mencionar la Resolución 1800 de 2010, Artículo 3, Numeral 2, relacionada con el Comité Nacional de Archivo, órgano que se encarga de la aprobación en cuanto a actualización, ajustes y aplicación de la Tabla de Retención Documental.

Además el ICBF, en su guía de Gestión documental, contempla como se deben realizar los procedimientos para la administración de archivos y correspondencia de acuerdo a la ley 594 del año 2000 que dictamina las normas generales que se deben seguir en la unidad de archivo de cualquier entidad en el territorio nacional. Algunos ejemplos de la aplicación de estas normas son los siguientes:

• El ICBF cuenta con una unidad específica de archivo en cada una de sus regionales y centros zonales, y un programa de gestión documental, el cual busca consolidar la imagen de la función archivística en el ICBF mediante procesos continuos de formación y sensibilización que resalten la importancia de los documentos y archivos en el desempeño administrativo y gerencial. (ley 594 del año 2000 Título IV, artículo11).

• Para el ICBF el inventario documental es un instrumento que se levanta una vez la documentación está organizada y ordenada en ellos se incluye la procedencia, el origen funcional, la clase y el tipo documental, las fechas, los formatos, el volumen; además de una descripción que puede ser a nivel de fondo, serie, o pieza documental. Su función principal es la de evitar la inexistencia o ausencia de un documento; la elaboración de inventarios documentales se estima en el ICBF como una obligación permanente por parte de los servidores públicos que tiene a su cargo documentos de archivo. ( ley 594 del año 2000 Titulo V articulo 26)

• Una de los objetivos del programa de gestión Documental del ICBF, es garantizar el acceso a los documentos por parte de quienes lo requieran de acuerdo a lo establecido por las normas legales vigentes, además de controlar los documentos prestados para consulta interna y externa mediante su registro en una planilla. En caso de consulta externa, los jefes de las dependencias o servidores públicos autorizados deben diligenciar la planilla “Préstamo de documentos” anotando claramente los datos que se requieren, buscando siempre identificar el nombre del solicitante, la dependencia y la fecha en que se debe reintegrar el documento solicitado al Archivo Central. ( ley 594 del año 2000 Titulo VI articulo 27)

2- Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo contenido de estudio, explique cómo se hace la clasificación de los archivos

CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEL ICBF

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar como organismo del Estado garantiza a la ciudadanía, mediante la Gestión Documental, la organización de sus documentos y archivos, el acceso y uso permanente como fuente de interés público, la cultura y para la

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