Activos Fijos

OBJETIVOS DE AUDITORIA DE ACTIVOS FIJOS

El Objetivo es establecer los procedimientos de Auditoria recomendados para el examen del rubro de Inmuebles, Maquinaria y Equipos, los cuales deberán ser diseñados por el auditor en forma especifica en cuanto a su Naturaleza, Oportunidad y Alcance, tomando en cuenta las condiciones y características de cada empresa.

Los Objetivos se pueden resumir en los siguientes:

• Comprobar que existan y estén en uso.

• Verificar que sean propiedad de la empresa.

• Verificar su adecuada valuación.

• Comprobar que el cómputo de la depreciación se haya hecho de acuerdo con métodos aceptados y bases razonables.

• Comprobar que haya consistencia en el método de valuación y en el calculo de la depreciación.

• Determinar los gravámenes que existan.

• Comprobar su adecuada presentación y revelación en los estados financieros.

Control Interno de Inmuebles, Maquinaria y Equipos

Aspectos a considerarse en la revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno sobre los Inmuebles, Maquinaria y Equipos, relativos al proceso electrónico de datos.

Ejemplos de aspectos a considerarse en la revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno sobre los inmuebles, maquinaria y equipos, en forma enunciativa pero no limitativa, incluyen los controles claves, los cuales deberán dirigirse a:

• Autorización del método de valuación seleccionado por la empresa En términos generales, por su importancia, la dirección de la empresa deberá autorizar el método y políticas de valuación, incluyendo las relativas a capitalización, actualización, depreciación, etc.

• Aprobación de la administración para adquirir, vender, retirar, destruir o gravar activos.- De existir una autorización final para efectuar una inversión, venta, retiro, etc., de esta clase de activos. Esta autorización requiere de un estudio previo o plan general dentro de la empresa para determinar si la compañía debe hacer el desembolso, venta, hipoteca, etc. La decisión o autorización deberá emanar del órgano de administración adecuado, pudiendo llegar hasta los accionistas.

• Segregación adecuada de las funciones de adquisición, custodia y registro.- La segregación de funciones evita que un departamento o persona controle varias fases de una transacción, o controle los registros contables relativos a sus propias funciones. Esta segregación también propicia una vigilancia permanente entre los departamentos ó personas involucradas en una misma transacción.

• Existencia de procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado adecuadamente los bienes adquiridos.- Una vez aprobada la compra de los Activos, es necesario que los procedimientos establecidos aseguren que se hayan recibido, que coincidan con las especificaciones aprobadas y que los registros contables reflejen adecuadamente los bienes adquiridos de acuerdo con sus características generales.

• Existencia de archivos de documentación.- La documentación soporte de la propiedad de los activos se deberá conservar en archivos adecuados que faciliten su localización y control.

• Existencia de reglas para distinguir las adiciones de aquellos gastos por conservación y reparaciones.- Uno de los problemas relacionados con el registro de los activos fijos radica en distinguir las inversiones de las obras de mera conservación. Para evitar cualquier confusión al respecto, es necesario establecer políticas definidas por la dirección o la gerencia, que consten por escrito.

• Revisión periódica de las construcciones e instalaciones en proceso para registrar oportunamente aquellas que hayan sido terminadas.- Con objeto de registrar en su oportunidad las partidas que representen unidades terminadas, debe establecerse un sistema que permita conocer cuando se terminen las obras y entren en uso, a fin de iniciar los cargos a resultados por la depreciación o amortización.

• Registros adecuados para el control de anticipos a proveedores o constructores.

• Comprobación periódica de la existencia y condiciones físicas de los bienes registrados.- Deben efectuarse inspecciones físicas de los bienes, periódicamente, con la finalidad de comprobar su existencia y buenas condiciones de uso. Las excepciones deberán ser motivo de investigación y ajuste en la contabilidad.

• Información oportuna al departamento de contabilidad de las unidades dadas de baja.

• Registro de activos en cuentas que representen grupos homogéneos, en atención a su naturaleza y tasa de depreciación.- Esta agrupación tiene por objeto facilitar el cálculo de la depreciación y mantener registros contables representativos de las diversas clases de bienes para fines de presentación en los estados financieros de la empresa.

l) Existencia de registros individuales que permitan la identificación y localización de los bienes, conocer su valor en libros, etc.

m) Conciliación periódica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente.

n) Información sistematizada sobre cifras actualizadas.- Es necesario la existencia de sistemas de información para la determinación y registro de los efectos de la inflación que incluyan:

o Medios que permitan asegurar que se actualicen todos los inmuebles, maquinaria y equipos.

o Cuando se practique avalúo por perito independiente o, excepcionalmente, cuando sea practicado por personal de la empresa, se debe contar con:

o Expedientes en donde se controlen los avalúos internos externos y, en su caso, archivos de documentación necesaria para respaldar los internos, tales como: cotización de precios recientes, estudio de costos de reposición, etc.

o Documentos que permitan la

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