Archivo.

Archivar

Es la acción o actividad de guardar documentos, textos o cualquier otro tipo de información en un archivo, o en su defecto en un archivador.

Archivador

Son muebles diseñados y fabricados para diseñar, economizar espacios y ofrecer consultas simultáneas de las carpetas colocadas en los diferentes entrepaños y gavetas.

Archivista

Es una persona dedicada a la organización y mantenimiento de un archivo, su tarea principal consiste en elaborar y aplicar el cuadro de clasificación de la documentación del organismo, institución o entidad para que se aplique tanto en los archivos de gestión u oficina como en el archivo definitivo, y controlar su seguimiento y actualización. Lleva a cabo, además, los instrumentos de descripción necesarios para facilitar la búsqueda y recuperación de documentación por parte de los usuarios que tienen acceso al archivo.

Archivo

Los archivos también denominados ficheros son una colección de información para conservar ordenadamente documentos y datos relacionados entre sí, por un nombre, descripción o directorio; esto con la finalidad de ser consultados en un momento determinado y obtener su localización fácilmente. Por otra parte, el archivo protege los documentos del deterioro y pérdida.

El archivo es de vital importancia para la empresa moderna por cuanto ella realiza innumerables operaciones, las cuales están respaldadas por alguna constancia escrita que describa los acuerdos. Estas constancias recuerdan las operaciones realizadas en el pasado y contienen información valiosa y útil que servirá para la toma de decisiones y acuerdos presentes y futuros.

Funciones del archivo

El archivo de una empresa debe cumplir con las siguientes funciones principales:

1. Reunir ordenadamente, según criterios establecidos, todos los documentos que circulan dentro de la empresa, o en efecto de la oficina.

2. Asegurar la perfecta conservación de los documentos reunidos.

3. Asegurar la máxima rapidez en el envío de documentos solicitados por los diversos departamentos de la empresa.

4. Llevar a cabo estas funciones del modo más económico posible: la organización de un archivo se puede considerar buena cuando proporciona a la empresa un servicio satisfactorio, con el menor gasto posible.

5. Comprobar si la documentación se archiva regularmente.

6. Conservar y expedir la correspondencia.

7. Encargarse de la reproducción de diseños, catálogos, folletos.

Para

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