Auditoria Por Ciclos De Transacciones

AUDITORIA POR CICLO DE TRANSACCIONES

CICLO DE TRANSACCIONES

El concepto de ciclo enfatiza al auditor que la actividad de negocios es un flujo continuo de hechos y transacciones. Los ciclos se definen para agrupar el flujo de hechos económicos, similares y que se enlazan entre sí. La auditoria de ciclo de transacciones, se basa fundamentalmente en verificar los diferentes pasos que se dan al procesar una transacción, la cual culmina con un efecto en los Estados Financieros, ya sea por la adquisición de un gasto o servicio, la recepción de un préstamo, etc.

El objetivo principal de este nuevo enfoque, es el de analizar gráficamente la suficiencia de los controles internos contables como condición de la integridad de las cifras resultantes de una transacción.

Bajo este enfoque, las operaciones comerciales de una entidad se agrupan en ciclos lógicos para poder examinar el efecto que las decisiones administrativas han tenido en los Estados Financieros.

Los ciclos definidos aquí, son artificiales en un sentido, ellos no identifican ni tienen intención de identificar las unidades organizativas. Por ejemplo; es posible que encontremos el departamento de Contabilidad de una entidad; es dudoso que usted pueda localizar el ciclo de Información financiera.

Sin embargo, el concepto de ciclo le ofrece un número de beneficios al equipo de auditoria. Esencialmente, es un medio excelente para simplificar el modo en que ellos ven el sistema financiero de una empresa.

Concepto de ciclo:

1. Proporciona una estructura efectiva para estudiar y evaluar debidamente controles contables internos existentes en una empresa.

2. Enfatiza que la actividad empresarial es un flujo a través del tiempo, más bien que un número de cuentas estáticas a verificar.

3. Ayuda a que el equipo de auditoria distinga las similitudes del proceso de transacciones dentro de una organización.

4. Facilita una base común para estudiar lo que sucede en una entidad, como auditar lo que sucede y cómo los hechos económicos pueden afectar diversos segmentos diferentes de la organización al mismo tiempo.

TIPOS DE CICLOS

1. EL CICLO DE TESORERIA

Provee efectivo a los ciclos de egresos. El ciclo de tesorería de una entidad incluye aquellas funciones que tratan de sus fondos de capital, es decir, el manejo de efectivo y la emisión de obligaciones de deuda y de acciones de capital.

Las funciones del ciclo de tesorería comienzan con el reconocimiento de las necesidades de efectivo. Incluyen la distribución del efectivo disponible a las operaciones corrientes y otros usos, y se terminan con la devolución de efectivo a los inversionistas y a los acreedores.

La mayor parte de las funciones relacionadas con un ciclo de tesorería pueden efectuarse en la oficina del tesorero en una sociedad anónima; sin embargo, la oficina del secretario de la sociedad, la oficina del contralor puede también tener participación.

No es poco frecuente que algunas de las funciones, se ejecutan por miembros de la alta gerencia quienes participan también en la función del planeamiento financiero y control.

2. EL CICLO DE EGRESOS

Compra materiales primas y propiedades y pagan la nómina que es utilizada por el ciclo de conversión.

Las transacciones relacionadas con las nóminas involucran los eventos y transacciones que corresponden a las remuneraciones a ejecutivos y empleados. Este tipo de transacciones incluyen; personal asalariado, obreros que se les paga por hora o sobre una base de incentivo (a destajo), comisiones al personal de ventas, premios a ejecutivo, planes de pensiones y de participación de utilidades, vacaciones pagadas, prestaciones a los empleados por Ej.: seguro médico.

3. CICLO DE CONVERSION

Origina los productos o servicios y controla los inventarios hasta que los productos terminados están listos para ser vendidos.

Muchos de los recursos adquiridos por una entidad entran en agrupaciones en las que se retienen, se convierten, se procesan se montan o ensamblan, o se utilizan en otra forma. Las funciones del ciclo de conversión manejan agrupaciones de recursos tales como inventario, propiedades y equipos depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio.

En un negocio de manufactura, montaje o proceso, la actividad más importante del ciclo de conversiones la producción de un artículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propósito:

Materiales, mano de obra directa y elementos de costos indirectos. El ciclo de conversión de una entidad de esa clase incluiría el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con el inventario hasta que los productos terminados se depositen en el lugar final del almacenamiento dentro de la entidad.

Las actividades en los ciclos de conversión de otras industrias no son tan extensas como en las industrias de manufactura. Sin embargo, en ciertos grados las empresas de servicios públicos y las instituciones de asistencia a la salud, las compañías inmobiliarias y detallistas manejan inventarios u otras agrupaciones de recursos.

En las entidades que venden servicios, a diferencia de bienes tangibles, pueden no existir funciones de ciclo de conversión que sean perceptibles.

4. EL CICLO DE INGRESOS

Vende los productos o servicios. Este entrega el efectivo al ciclo de tesorería para uso interno o inversiones externas.

El ciclo de ingresos incluye las funciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos o servicios.

Incluye tomar pedidos de los clientes, embarcar productos terminados, conceder los servicios que presta la compañía, mantener y cobrar las cuentas y recibir efectivo de los clientes.

Es el ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos convertidos se traspasan a cambio de efectivo.

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