Auditoria

TÉCNICA DE DOCUMENTACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.

Los papeles de trabajo constituyen una documentación-soporte de Ia auditoría, cuyo objetivo es el de evitar errores y facilitar el uso de Ia información obtenida en el ejercicio del trabajo de auditoría. Sin embargo, estos papeles pueden tener distintas características y tamaños en función del contenido de Ia información que recogen.

En cada hoja de trabajo son imprescindibles determinados requisitos relacionados con el contenido, fecha de preparación, responsable de Ia preparación y referencias cruzadas. La existencia de estas últimas en los papeles de trabajo de una auditoría es totalmente imprescindible, pues permiten relacionar las distintas hojas de trabajo, que constituyen, la mayoría de las veces, un todo en orden a las conclusiones.

Estructura de contenidos.

Respecto al contenido de los papeles de trabajo hemos de destacar dos aspectos:

a) El contenido de los papeles de trabajo debe ser adecuado a la consecución de los objetivos de los mismos.

b) Es imposible fijarlo de una manera uniforme, ya que dependerá de las circunstancias particulares de cada caso y de las necesidades de cada trabajo en concreto.

No obstante, al contenido de los papeles de trabajo deberá incluir:

a) Nombre del cliente (empresa a auditar)

b) Fecha del examen

c) Descripción o propósito del papel de trabajo

d) Nombre de la persona que lo ha preparado

e) Evidencia de que ha sido revisado por otra persona distinta de la que lo preparo

f) Detalles, cifras y explicaciones necesarias, tanto en lo que se refiere a los datos financieros como a los procedimientos de verificación utilizados . Fuentes de información de los datos incluidos.

g) Conclusiones alcanzadas.

Índices de las hojas de trabajo.

En auditoría se denominan índices a aquellos símbolos utilizados en la preparación de los papeles de trabajo, con el objeto de que queden ordenados de una manera lógica y faciliten, de esta forma, su manejo y archivo.

Los índices de referencia se escriben en rojo en la esquina superior derecha de las hojas de trabajo al objeto de facilitar su identificación.

Las hojas base son el sumario de todas las cuentas de activo, pasivo y pérdidas y ganancias de una determinada área o sección. Contienen la información que es enviada desde las hojas guía o sumarias y las hojas de pormenores o detalle.

Las columnas que conforman una hoja base son:

a) Número del Plan General de Contabilidad de la cuenta o cuentas que

b) se examinan

c) Descripción de la cuenta

d) índice o referencia

e) Saldo de la auditoría anterior o ejercicio anterior no auditado

f) Saldo a la fecha de la auditoría

g) Reclasificaciones y ajustes deudores y acreedores

h) Saldo ajustado.

MARCAS DE AUDITORIA

Todo hecho, técnica o procedimiento que el Auditor efectúe en la realización del examen debe quedar consignado en la respectiva cédula (analítica o subanalítica generalmente), pero esto llenaría demasiado espacio de la misma haciéndola prácticamente ilegible no solo para los terceros, sino aún para el mismo Auditor.

Para dejar comprobación de los hechos, técnicas y procedimientos utilizados en las cédulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditoría, las cuales son símbolos especiales creados por el Auditor con una significación especial.

Por ejemplo al efectuar una reconciliación bancaria, los cheques pendientes de cobrar y las consignaciones bancarias deben ser cotejadas con el libro de bancos para comprobar que están bien girados y elaboradas, en cuanto al importe, número, fecha, beneficiario, número de cuenta etc. Cada uno de los cheques y consignaciones cotejadas debe tener una descripción de lo realizado. En lugar de escribir toda esta operación junto a cada cheque y consignación, se utiliza un símbolo o marca de comprobación, cuyo significado se explica una sola vez en el lugar apropiado de la cédula a manera de convención detallando todo el procedimiento realizado.

Para las marcas de Auditoría se debe utilizar un color diferente al del color del texto que se utiliza en la planilla para hacer los índices. Las marcas deben ser sencillas, claras y fáciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditoría debe ser la cédula de la Marcas de Auditoría.

ESQUEMA DE MARCAS DE AUDITORIA

AUDITORES ANDINOS LTDA.

CLIENTE:

AUDITORIA A:

MARCA

SIGNIFICADO

¥ Confrontado con libros

§ Cotejado con documento

µ Corrección realizada

¢ Comparado en auxiliar

¶ Sumado verticalmente

© Confrontado correcto

^ Sumas verificadas

« Pendiente de registro

Ø No reúne requisitos

S Solicitud de confirmación enviada

SI Solicitud de confirmación recibida inconforme

SIA Solicitud de confirmación recibida inconforme pero aclarada

SC Solicitud

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