CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Hace referencia a las edades que cumple un documento a lo largo de su vida útil.

Los documentos al igual que los seres vivos tienen un nacimiento ¨creación¨ vida productiva ¨trámite y vigencia¨ tercera edad y destino final.

En general las edades de los documentos de archivo se mide por la cantidad de uso o por el

Progresivo de crecimiento de valor de los documentos para tramitación.

La teoría archivística del ciclo vital del documento establece tres edades o momentos que están directamente relacionados con la actividad del documento, estos son:

PRIMERA EDAD:

Momento de Gestión: Denominado también prearchivo, en este momento el Documento va desde su creación O gestación hasta Cumplir la totalidad del trámite que lo origino. Y comprende:

Planeación: nace de un estudio integral que va llevando a lo tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos y son: la información, el soporte y el recorrido.

Elaboración: es la edición del documento mediante la aplicación de la normalización y normalización que se requiere según el tipo de documento.

Tramitación: tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan para poner en vigencia el documento. El termino de la tramitación da paso a la vigencia.

Para documento en papel el acto administrativo que marca el principio de la vigencia en la firma.

SEGUNDA EDAD

Momento intermedio: llamado también archivístico es aquel donde intervienen propiamente el control y la administración de los documentos mediante un sistema organizado de archivo.

En este momento el documento cumple con el objetivo por el cual fue creado, puede decirse que el documento informa, testimonia y dispone.

Vigencia: es aquel momento en el cual el documento de archivo obliga, testimonia o informa lo que explícitamente dice su texto o v implícito en su tipo documental siendo la vigencia el momento central en la vida de un documento.

Plazo Precaucional: una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es menester retener el documento por precaución antes de decidir su destino final.

TERCERA EDAD

Momento Permanente: es el momento de la conservación permanente de los documentos con fines históricos de carácter administrativo, político, económico, investigativo o cultural que impiden su destrucción.

Los documentos que atraviesan este momento definen la memoria institucional de la entidad productora y deben conservarse para siempre en un sitio privilegiado independiente de otras series documentales de la misma institución.

Consulta y precisa cada función archivística, para que amplíes tu marco teórico sobre el tema. Elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras, defínelo, establece su ciclo vital y especifica:

Cada una de las etapas que cumple.

Cada uno de sus momentos.

Las funciones archivísticas que se llevan a cabo en cada momento.

Destino final.

Comprobantes de Ingreso y Egreso

Documento

Factor de Clasificación

Clase

Forma de Transmisión

Contenido

Grado Accesibilidad a los Usuarios

Ente Productor

Comprobantes de Egreso ICONO-GRAFICO ORIGINAL TESTIMONIAL O PROBATORIO DOCUMENTO CONFIDENCIAL DOCUMENTO PRIVADO

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o efectivo.

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