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CUESTIONARIO RECIBO DE DOCUMENTOS

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Enviado por:  latina01  21 noviembre 2012
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Palabras: 1670   |   Páginas: 7
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CUESTIONARIO RECIBO DE DOCUMENTOS

Acuerdo 060

1. Definición de: Comunicaciones oficiales y correspondencia

. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

2. Qué normas se deben tener en cuenta para la conservación documental?

Se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.

Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a

8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “ Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”. Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.

Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos.

La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de Backus, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.

3. Qué entiende por Imagen Corporativa, según este acuerdo?

Que la imagen corporativa también se basa en la forma en que una em

presa utiliza las normas establecidas para la documentación (normas Icontec).

Diapositivas Unidad de Correspondencia

4. Qué es para usted la unidad de correspondencia en una entidad?

Unidad administrativa encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales.

5. Qué servicios presta la unidad de correspondencia?

.* Atención a los usuarios: estas unidades son el primer lugar a donde acuden los usuarios y ciudadanos en general con el propósito de obtener información sobre la misión, funciones y servicios que presta la entidad.

* Atención de consultas sobre el trámite solicitado.

* Servicio de alerta: uno de los más importantes, consiste en el recordatorio de comunicaciones recibidas para dar respuesta oportuna a las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno.

* Préstamo y reproducción de documentos.

* Horario de atención al público: debe estar en un lugar visi ...



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