Clasificacion Documental

Clasificación documental:

La clasificación es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica y financiera.

Clasificación

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Ordenación

Descripción

Como proceso archivistito, la clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.

Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión.

PROCEDENCIA

CLASIFICAR IDENTIFICAR ESTRUCURA

FUNCIONES

Fundamentos de la clasificación

La clasificación bien fundamentada, deberá basarse en la aplicación de principio de procedencia y orden original para identificar las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo, y en la identificación de las funciones asignadas a las dependencias y los asuntos que éstas tramitan.

Principio de procedencia: en el proceso de clasificación, la procedencia (productor) permite identificar los creadores de documentos, que pueden ser institucionales (fondos documentales) y administrativos (secciones y subsecciones documentales). Los institucionales están referidos a la totalidad de los documentos producidos por una entidad. En los productores administrativos, la procedencia está dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o secciones, en que están organizadas las instituciones, de acuerdo con la estructura orgánica.

El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad. Incluyendo la unidad mas pequeña que cumpla funciones definidas y determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidad directa.

Orden original: en la clasificación, este principio se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un trámite.

Al clasificar conviene restablecer, en lo posible, el orden primitivo de los documentos atendiendo la secuencia en que se generaron en cumplimiento

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