Control Administrativo

CONTROL

Concepto de control. Es la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan. Una vez que un plan se pone en funcionamiento, el control es necesario para medir el progreso, describir las desviaciones en relación con los planes y con el fin de indicar la acción correctiva. Los administradores tienen como función asegurarse que lo que se esta haciendo es lo que había decidido hacer y que tiene como fin señalar los errores para que se rectifiquen y no se vuelvan a cometer. Un adecuado control puede significar:

a) El establecimiento de nuevos objetivos.

b) La formulación de nuevos planes.

c) Cambios en la estructura organizativa, etc.

Lo esencial del control es la existencia de lo que se denomina la retroalimentación. Puesto que el control implica la existencia de objetivos y de planes, ningún administrador pudiera controlar sin ellos, pues solo si existen los planes, se podrá comparar lo que los subordinados están realizando y si es la forma adecuada.

Control por áreas funcionales

El control se aplicará a las áreas básicas de la empresa y a cada una de sus funciones. Ejemplo: el control de la producción, el control financiero, el control de mercadotecnia, control de calidad, control de ventas, control de compras, control de inventarios, control presupuestal, etc.

4.9 REQUISITOS Y TÉCNICAS PARA QUE LOS CONTROLES SEAN ADECUADOS

1.- LOS CONTROLES DEBEN DE REFLEJAR LA NATURALEZA Y LA NECESIDADES DE LA ACTIVIDAD. Para cada área a controlar o para cada empresa ya sea grande, pequeña o mediana, deberá de tener un control adecuado y adaptado a sus necesidades, ejemplo: los controles del departamento de ventas, serán diferentes a los controles del departamento de finanzas.

2.- CONTROLES LOS DEBEN DE INDICAR RÁPIDAMENTE LAS DESVIACIONES. Un sistema ideal de control es aquel que detecta las desviaciones antes de que ocurran, la información deberá de obtenerla el administrador, tan pronto como sea posible.

3.- LOS CONTROLES DEBERÁN DE MIRAR HACIA ADELANTE Se deberá de tratar de perfeccionar una técnica de control tal que nos pronostique las desviaciones a tiempo.

4.- LOS CONTROLES DEBEN DE ENSEÑAR LA EXCEPCIONES EN LOS PUNTOS ESTRATÉGICOS. Un control es mucho más eficaz cuando se concentra en los casos en que no se logró lo previsto, más bien que en los resultados que si se obtuvieron como se había planeado. Se deberá también de tomar en cuenta que algunas desviaciones tiene poco significado y algunas otras si tienen mucho significado. Ejemplo: si el costo de la mano de obra de la empresa se desvió de la norma un 10% es significativo, en cambio si el costo de los timbres postales se desvió un 5% no es de preocuparse.

5.- LOS CONTROLES DEBEN SER OBJETIVOS El control deberá de ser definido y determinado objetivamente en forma clara y positiva, libre de lo que fuera solamente subjetivo.

6.- LOS CONTROLES DEBEN SER FLEXIBLES La flexibilidad en el control se logra mediante la flexibilidad de los planes.

7.- LOS CONTROLES DEBEN DE REFLEJAR EL MODELO DE ORGANIZACIÓN La organización es el principal medio para coordinar el trabajo de las personas con su asignación de funciones y la delegación de autoridad, también es un buen medio para mantener el control.

8.- LOS CONTROLES PRETENDERÁN SER ECONÓMICOS El control deberá de justificar lo que cuesta.

9.- LOS CONTROLES DEBEN DE SER COMPRENSIBLES El administrador que los va a interpretar necesita analizarlos correctamente y lo más rápido que sea posible.

10.- LOS CONTROLES DEBEN DE INDICAR UNA ACCIÓN CORRECTIVA Un sistema adecuado de control deberá de descubrir donde han ocurrido las fallas, quién es responsable de ellas y qué se debe de hacer acerca de las mismas.

MANERA DE ASEGURAR UNA ADMINISTRACIÓN EFECTIVA

La base del control radica en que el resultado de los planes depende de las personas, por ejemplo si una empresa esta fabricando artículos defectuosos, no podrá ser controlada simplemente arrojado a la basura éstos artículos, ni tampoco si la empresa tiene muchas quejas, haciendo caso omiso de ellas. El responsable de las fallas que se quieren controlar, es quien ha hecho las decisiones equivocadas. ¿Cómo se podrá solucionar? Mejorando el desempeño de las personas responsables por medio de: entrenamiento adicional, modificando los procedimientos, estableciendo nuevas políticas, etc. Esta es la esencia del control de calidad de la administración.

4.10 IMPORTANCIA DEL CONTROL Y SU PROCESO

Se puede hacer planeación, se puede crear una estructura de organización que en forma eficiente facilite el logro de objetivos, y los empleados pueden ser dirigidos y motivados. No, obstante, no hay seguridad de que las actividades vayan conforme a lo planeado y de que las metas que los administradores buscan estén, de hecho, siendo alcanzadas. Por tanto, el control es importante, porque es el eslabón final en la cadena funcional de la administración: verificar las actividades para asegurar que van conforme a lo planeado y cuando había desviaciones significativas, tomar las medidas necesarias para corregir la desviación.

EL PROCESO DE CONTROL

El proceso de control consta de tres pasos separados y distintos:

1.- Medición del desempeño real

2.- Comparación del desempeño real con el estándar

3.- Acción administrativa El proceso de control supone que los estándares de desempeño ya existen. Estos estándares son los objetivos respecto a los cuales se puede medir el progreso, y se crean en función de la plantación.

1) MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO REAL

Para determinar que el desempeño real, es necesario adquirir información acerca de este. La primera etapa de control es, pues la medición. Consideremos cómo medimos y qué medimos.

COMO MEDIMOS

Cuatro fuentes comunes de información, usadas con frecuencia por los administradores para medir el desempeño real son:

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