Departamentalización

DEPARTAMENTALIZACIÓN

El término departamento hace referencia a un área, división o segmento de una empresa; es utilizado para obtener homogeneidad en las tareas de cada órgano, teniendo en cuenta el tamaño y complejidad de las organizaciones y de las operaciones que esta desempeñe.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIÓN EMPRESARIAL

Este tipo de departamentalización consiste en agrupar las actividades y tareas de acuerdo con las funciones principales desarrolladas en la empresa teniendo en cuenta que toda empresa u organización tiene como funciones principales primero la producción, segundo vender y tercero financiar, encontramos que esto genera varias características como son:

No existe una terminología única ampliamente aceptada por las empresas.

No todos los organismos optan por las mismas denominaciones funcionales.

Este tipo de departamentalización es característica de las grandes organizaciones.

La coordinación de las actividades se hace mediante reglas y procedimientos, teniendo en cuenta aspectos de la planeación.

Ventajas

Permite agrupar a los especialistas bajo jefatura única.

Garantiza la máxima utilización de las habilidades técnicas de las personas.

Hace énfasis en las funciones principales de la empresa.

Orienta a las personas hacia una actividad específica según la capacitación por ella recibida.

Desventajas:

Disminuye el interés por los objetivos generales de la compañía.

No es adecuada cuando la tecnología y las circunstancias externas son cambiantes e imprevisibles.

Se reduce la coordinación entre las funciones específicas de la compañía.

La responsabilidad de las utilidades recae sobre la autoridad.

DEPARTAMENTALIZACIÓN TERRITORIAL O GEOGRÁFICA

Este otro tipo de departamentalización consiste en agrupar las actividades con respecto al área de donde se ejecutará el trabajo o el área de mercado que cubrirá la empresa. La característica primordial de este tipo de departamentalización es que es utilizado por compañías que cubren grandes áreas geográficas y cuyos mercados son extensos.

Ventajas:

Se hace énfasis en los problemas y necesidades locales y regionales.

Se mejoran las coordinación en una región.

Se recomienda a empresas minoristas, si centralizan ciertas funciones.

Desventajas:

Se complica el control por parte de la dirección.

Puede dejar de segundo plano los aspectos de la planeación.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR CLIENTELA

Se basa en la diferenciación y la agrupación de las actividades de acuerdo con el tipo de personas o personas para quienes se ejecuta el trabajo.

Su característica primordial es que se preocupa fundamentalmente por el cliente o consumidor, ya que divide las unidades organizacionales de modo que pueda servir a un cliente específico.

Ventajas:

Su concentración se basa en las necesidades del cliente.

Motiva a todo el personal y a todos los ejecutivos y empresarios a trabajar por el cliente.

Hace sentir al cliente escuchado y comprendido por su proveedor.

Desventajas:

Necesita de personal capacitado y expertos en los problemas de los clientes.

Las demás actividades de la organización (producción, finanzas, etc) pasan a segundo plano.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESOS O EQUIPOS

Este tipo de departamentalización se basa en agrupar las actividades según el área productiva o de operación que realice en la empresa, la departamentalización por procesos y objetivos va muy de la mano con la tecnología, esto es quizás una de sus principales características, además de que es común en las empresas manufactureras.

Ventajas:

Se obtienen ventajas económicas, derivadas de la propia naturaleza del equipo o de la tecnología.

Uso de tecnología especializada.

Utilizan conjuntamente las habilidades humanas junto con la tecnología.

Desventajas:

Se complica la coordinación de los departamentos.

No es propenso a cambios.

La responsabilidad recae sobre la autoridad.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PRODUCTOS

Se basa en la agrupación de las actividades de acuerdo con los productos y resultados ofrecidos por la empresa, su característica primordial es que requiere de una estructura organizacional flexible y cambiante, además ésta estrategia es utilizada en empresas de gran tamaño y envergadura.

Ventajas:

Se concentra la atención en las líneas de productos.

Se permite el crecimiento y variedad de bienes y servicios.

La responsabilidad recae sobre el nivel divisional.

Desventajas:

Se requiere de personas especializadas con habilidades de gerente general.

Cada proyecto es único, por lo tanto se aumentan los costos.

DESCENTRALIZACIÓN

La descentralización al igual que la centralización son conceptos muy discutidos por los autores de la teoría neoclásica y sus conceptos son muy similares por que ambos van dirigidos a la distribución de la autoridad, pero con la diferencia de que la descentralización distribuye la autoridad por departamentos o secciones, es decir, basándose en la organización funcional.

CARACTERÍSTICAS DE LA DESCENTRALIZACIÓN

Este concepto emitido y estudiado por varios autores trae consigo una serie de factores que la constituyen como descentralización administrativa como son:

Tamaño de la organización.

Tipo de negocio de la organización.

Tendencias económicas y políticas del país.

Filosofía de la alta administración y personalidades involucradas.

Competencia de los subordinados y confianza de los superiores en esa competencia.

Facilidad en la información, que permita la toma de decisiones.

La descentralización es favorable ya que las decisiones son tomadas por los subordinados más bajos de la organización.

VENTAJAS

Los superiores están más cerca del punto, departamento o sección donde se deben tomar las decisiones, es decir que esto disminuye los atrasos, se economiza tiempo y dinero.

Aumenta la eficiencia por el buen aprovechamiento del tiempo, la aptitud y la responsabilidad de los funcionarios es más eficiente.

Permite mejorar las decisiones, aliviando el exceso de trabajo para los jefes principales.

Se reduce considerablemente los gastos y el trámite de documentos de una oficina a otra.

Los gastos de coordinación se reducen gracias a la autonomía en las decisiones, teniendo en cuenta la estructura organizacional de la empresa.

Permite formar ejecutivos locales y regionales más concientes de sus trabajos y de sus resultados.

DESVENTAJAS

Falta de uniformidad en las decisiones; esto quiere decir, que las decisiones tomadas pueden tomar otro rumbo o pueden ser mal interpretadas.

Insuficiencia en el aprovechamiento de los especialistas, ya que estos pasarían a segundo plano por que los especialistas casi siempre están ubicados en las oficinas principales.

Falta de equipo apropiado o de funcionarios en el campo de actividades, esto quiere decir que aunque las decisiones sean tomadas por el Staff, la casa matriz debe conocer los resultados deseados por la organización.

AUTORIDAD Y PODER

CONCEPTO

El poder; lo podríamos definir como la capacidad que tienen algunas personas o grupos de personas para influir en las decisiones que puedan o deban tomar dentro de una organización.

La autoridad; la definimos como el derecho que se gana una persona o un grupo de personas que ocupa un puesto en una determinada empresa, donde dicho puesto será ejercido con imparcialidad en la toma de decisiones cuidando que estas no afecten a sus subordinados.

DIFERENCIAS ENTRE AUTORIDAD Y PODER

Estos dos términos tienen semejanzas pero también una gran diferencia:

La autoridad es complemento del poder, ya que sino se tiene la capacidad de influir o liderar las decisiones de las personas o en este caso de los subordinados no se puede impartir autoridad.

El poder se deriva de la experiencia, es a esto a lo que se le llama poder de conocimiento y este significa respeto, es decir que una persona o un grupo de personas experimentadas tienen más influencia sobre otras solo por el respeto que ellos infunden, en cambio la autoridad solo se da mediante el poder.

ORGANIZACIÓN LINEA - STAFF

CONCEPTO

Como resultado de la combinación de la organización lineal y funcional surge la organización Línea - Staff, que tiene como función incrementar las ventajas de cada una y disminuir las desventajas de las mismas y así obtener un tipo de organización más completo y complejo.

Este tipo de organización es hoy por hoy el más empleado por las empresas y organizaciones, ya que la organización Línea - Staff con el fin de alcanzar los objetivos básicos de la organización está compuesta por órganos de línea que son los órganos responsables de la consecución de dichos objetivos y órganos de Staff que son de apoyo, ayuda y asesoría para la organización lineal.

CARACTERÍSTICAS DE LA ORGANIZACIÓN LINEA - STAFF

La organización Línea - Staff posee una serie de características como son:

Fusión de la estructura lineal con la estructura funciona; busca poseer características lineales y características funcionales y acoplarlas simultáneamente, es decir que siempre va a existir autoridad lineal de un órgano sobre sus subordinados y también existirá autoridad funcional de un órgano de Staff en relación con otros órganos de la empresa y complementar unos con otros.

Coexistencias entre las líneas formales de comunicación con las líneas directas de comunicación, este tipo de organización está conformado por líneas formales de autoridad y responsabilidad lineal y líneas directas de asesorías y prestación de servicios de Staff.

Separación entre órganos operacionales (ejecutivos) y órganos de apoyo (asesores), busca separar los órganos operacionales (línea) y órganos de apoyo (Staff), que son los órganos asesores y consultores, es decir diferenciar entre sus funciones específicas.

Jerarquía versus especialización; esta característica nos muestra que a pesar de la convivencia de estas dos clases de organización siempre va a prevalecer el principio de jerarquía, es decir la jerarquía (lineal) asegura el mando y disciplina, mientras la especialización (staff) provee los servicios de consultoría y asesoría.

VENTAJAS DE LA ORGANIZACIÓN LÍNEA - STAFF

Asegura asesoría especializada e innovadora, y mantiene el principio de autoridad única, es decir ofrece un área de asesoría y prestación de servicios especializados, conservando el principio de autoridad única.

Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de Staff, permite que los órganos de línea se responsabilicen de la ejecución de actividades (producir, vender), mientras que los órganos de Staff le corresponde la ejecución de servicios (financiar y comprar).

DESVENTAJAS DE LA ORGANIZACIÓN LÍNEA - STAFF

Posibilidad de conflictos entre la asesoría y los demás órganos y viceversa; existe una alta posibilidad de conflictos entre los órganos de línea y Staff, ya que el asesor de Staff es generalmente un técnico con estudios, por lo contrario el hombre de línea es un hombre hecho en la práctica, promovido por la experiencia.

Dificultad en la abstención y el mantenimiento del equilibrio dinámico entre línea y staff. Este tipo de organización puede presentar desequilibrio ya que una de las dos partes ya sea la lineal o la staff siempre alguna de los dos va a defender sus posiciones.

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