Documentos Mercantiles

DOCUMENTACION MERCANTIL Y FINANCIERA

El trabajo comercial requiere de la utilización de documentos y registros que son necesarios para verificar el correcto traspaso de la información a los libros de contabilidad, los documentos mas utilizados son:

BOLETA DE COMPRAVENTAS Y SERVICIOS:

Es el más común de los documentos de tipo contable y deben entregarlo los comerciantes a todos los consumidores finales que compren un determinado artículo.

Entregar una boleta es obligatorio para el comerciante, solo se exime de entregar boletas cuando el valor de la venta es menor a $180.−

La boleta de compraventa no lleva el detalle de PRECIO NETO y de IVA, solo se registra el PRECIO, VENTA, en VALOR BRUTO ya sea en forma detallada o por el total.

La boleta de compraventa para tener valor legal debe tener lo siguiente:

• Razón social o nombre del contribuyente que emite las boletas.

• Rol único tributario (R.U.T) del contribuyente que emite la boleta.

• Domicilio del lugar donde se encuentra el negocio.

• Ciudad donde se encuentra ubicado el negocio.

• Numero de la boleta, la numeración de las boletas debe ser en orden correlativo, es decir de menor a mayor sin saltarse ningún número.

• Un espacio para indicar el valor de la transacción.

• Un espacio para indicar el día, mes y año en que se efectúa la operación.

• En todas las boletas deberá colocarse en un lugar visible el nombre del documento (BOLETA DE VENTAS Y SERVICIOS).

• Para tener valor legal las boletas deben ser timbradas por el S.I.I. antes de ser utilizadas.

FACTURA:

Es otro documento que se utiliza en la operación de compraventa. Debe ser emitido a toda persona que la requiera, pero por lo general se utiliza para las operaciones de compra y venta entre comerciantes.

La razón que sea el documento oficial para operaciones entre comerciantes obedece a que lleva un detalle del I.V.A. que es un dato que siempre es necesario en los libros de los comerciantes.

Para tener validez legal la factura debe tener lo siguiente:

• Un recuadro en el extremo superior derecho donde se indica el R.U.T., el nombre del documento y el número de la factura, esto debe estar impreso con tinta roja.

• En el extremo superior izquierdo debe ir el nombre o razón social, domicilio, giro, teléfono, y otros datos del contribuyente que emite la factura.

• Debajo de estos debe ir fecha de la operación, nombre, domicilio, R.U.T., giro, condiciones en que se efectúa la operación y otros datos del comprador.

• Luego debe estar el detalle de la operación con indicación de la cantidad, artículos, precio unitario y precio total.

• En el extremo inferior debe indicarse precio neto, valor del I.V.A. y el precio total. Este último valor debe escribirse con letras para que no queden dudas del monto de la operación efectuada

• La numeración de las facturas debe ser correlativa.

• Para tener valor legal las facturas deben ser timbradas por el S.I.I. antes de ser utilizadas.

• Las facturas deben ser emitidas en 3 ejemplares que son: ORIGINAL (primera copia), S.I.I. (segunda copia), CONTROL TRIBUTARIO (tercera copia). El original y segunda copia se entregan al comprador, 1 quedando en el talonario la tercera copia, en poder del vendedor.

• Un comerciante puede emitir todas las copias que desea pero las exigidas por el S.I.I. son las anteriormente señaladas, las copias que aya emitido por su cuenta le servirán para su control interno.

• Las facturas se imprimen sobre un fondo que indica el nombre del lugar donde se imprimió el documento.

• Se deben emitir todas las facturas que exija el comprador, pero para evitar el estar haciendo facturas continuamente muchas empresas hacen guías de despacho diarias y a fin de mes hacen una sola factura por todas las guías de despacho emitidas en el mes.

GUIA DE DESPACHO:

Es el documento que acompaña las mercaderías en el trayecto que existe entre su lugar de venta y el domicilio de quien la adquiere. La guía de despacho no tiene indicación de impuesto por lo tanto no se registra en el libro de ventas o compras y sirve solo para verificar la existencia de mercaderías en una empresa cuando se efectúa el inventario, por lo general la guía de despacho la recepciona el bodeguero de la empresa. La guía de despacho es un documento muy importante para certificar la propiedad de las mercaderías, es por ello que Carabineros de Chile exige a los transportistas la exhibición de estos documentos para evitar el transporte de mercaderías robadas o de dudoso origen. La guía de despacho solo contiene indicación de cantidad, artículos y precio unitario, solo en algunos casos lleva columna total y por lo general no se suma.

NOTA DE CREDITO:

Para que exista emisión de una nota de crédito debe haberse emitido previamente una factura, la nota de crédito es un documento que verifica los valores que indica la factura. La modificación es disminuir los valores facturados. La nota de crédito rebajara los valores de la factura por las siguientes razones:

• Por no tener la empresa en sus bodegas todas las mercaderías que indica la factura.

• Por devoluciones de mercaderías por parte de la empresa que compra y que es aceptado por la empresa que vende.

• Por disminución en los valores facturados.

• Por

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