EFECTIVO E INSTRUMENTOS

3.1 Efectivo

3.1.1 Concepto

El renglón de efectivo debe estar constituido por moneda de curso legal o sus equivalentes, propiedad de una entidad y disponibles para la operación tales como: caja, billetes y monedas, depósitos bancarios en cuentas de cheques, giros bancarios, telegráficos o postales, remesas en tránsito, monedas extranjeras y metales preciosos amonedados. (NIF C-1).

La cuenta de efectivo registra aumentos y disminuciones que sufre como consecuencia de las operaciones realizadas por una entidad económica.

DEBE HABER

SE CARGA: SE ABONA:

a) Del importe de su saldo deudor, que representa el valor nominal de la existencia en efectivo propiedad de la entidad.

a)Del importe del valor nominal del efectivo entregado por la entidad (salidas de efectivo).

b) Del importe del valor nominal del efectivo recibido por las entidad (entradas)

b) Del importe del valor nominal de los sobrantes de efectivo (según libros faltantes, según arqueo de caja).

c) Del importe del valor nominal de los faltantes en efectivo (según libros faltantes, según arqueo de caja). c) Del importe de su saldo para saldarla (cierre de libros).

El saldo de la cuenta siempre será deudor y representará el valor nominal del efectivo propiedad de la entidad.

Se presenta en el balance general como primera cuenta de activo circulante, cuando no tenga restricciones en cuento a su disponibilidad. En caso de tener restricción, se mostrará en renglón por separado, o bien, si está destinado a la adquisición de activos o a la amortización de pasivos a largo plazo, se mostrará como un activo no circulante.

3.2 Fondo de caja

3.2.1 Concepto

El fondo fijo de caja se refiere al importe de dinero en efectivo que una empresa dispone para un uso específico como es el pago de gastos menores o de urgencias. En las empresas se asigna, por lo general, el fondo fijo a una persona, la cual se responsabiliza del manejo y custodia del mismo. En resumen, se puede decir que el fondo fijo se inicia cuando a una persona se le asigna esa actividad y le entregan una cantidad específica en dinero que al transcurrir el tiempo y por las necesidades de la empresa posiblemente debe ser ampliado, reducido o cancelado. En una empresa se puede crear un fondo fijo, que es lo más común, o varios según las necesidades. Supongamos que una empresa por su dimensión y sus operaciones necesita crear varios fondos fijos de caja y asigna una cantidad a una persona en cada uno de los departamentos de Administración, Ventas y Producción. El fondo fijo de caja siempre debe presentar una cantidad fija, es decir, físicamente debe sumar en dinero o en comprobantes el total de lo asignado para dicho fondo.

Eric L. Kholer, define fondos de caja como: “Partida o grupo de partidas de activo dentro de cualquier organización, separadas físicamente, en cuentas o en ambas formas de otras partidas de activo ilimitadas a usos concretos.”

3.2.2 Tipos de fondos fijo, variable y en moneda extranjera

Fondo fijo.- Es un fondo disponible en efectivo que se emplea para compras de poco valor que se pagan con mayor eficacia y comodidad al contado mediante cheque. Normalmente el fondo de caja chica es fijo, manteniendo una cantidad mínima, que se reembolsa periódicamente.

Este fondo se crea de acuerdo con los requerimientos de la empresa. El establecimiento de dicho fondo se hace mediante retiro en cheque de la cantidad convenida.

Este fondo está destinado a efectuar pago menores en efectivo, por lo que deben establecerse normas básicas para su uso:

a. Derivado de un estudio se fija una cantidad razonable para dicho fondo.

b. Se designa a la persona autorizada como responsable de su manejo.

c. Se establece el procedimiento, formatos y personas designadas para autorizar los retiros al fondo.

d. Se establece la cantidad máxima para efectuar los pagos vía fondo.

e. Se establece el momento en que se deberá hacer los reembolsos al fondo.

f. Se establece los conceptos del gasto que podrá hacerse mediante dicho fondo.

Fondo variable.- Es el importe que determina la administración para la realización de gastos y compras, los cuales, es necesario pagarlos de manera inmediata, el importe de este fondo varia periódicamente, dependiendo de las necesidades que se tengan en la entidad. Esta cuenta se carga por su saldo al iniciar el ejercicio y por los aumentos que tengan en el ejercicio, se abona por el importe de los pagos menores efectuados. Pos sus disminuciones y por asiento de cierre del ejercicio, su saldo es deudor, representa el importe en efectivo del fondo variable de caja.

Fondo en moneda extranjera.- Cuando se presenta disponibilidad de monedas extranjeras o de oro en el balance, debe efectuarse la conversión al tipo de cambio que rige en el día, debiéndose reconocer una utilidad o pérdida cambiaria, si hubiese variación entre los tipos de cambio del día de la recepción y el día de la formulación del estado financiero.

3.2.3 Registro contable

DEBE HABER

SE CARGA: SE ABONA:

a)Del importe determinado al crear el fondo.

a)Del importe de las disminuciones a dicho fondo.

b)De los aumentos al fondo.

b) De la cancelación del fondo.

Saldo: Deudor y representa el valor nominal del fondo, en documentos o en ambos.

Presentación: Se presenta en el balance general como una de las primeras partidas del activo circulante.

3.2.4 Control interno

3.3 Bancos

3.3.1 Concepto

Registra los aumentos y disminuciones que

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